ISO 22000: 2018 yêu cầu khi tổ chức xác định sự cần thiết phải thay đổi HTQL ATTP, bao gồm cả những thay đổi về nhân sự, những thay đổi phải được thực hiện và thông báo theo kế hoạch.
XÁC ĐỊNH NHU CẦU THAY ĐỔI FSMS
Yêu cầu tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn yêu cầu Khi tổ chức xác định sự cần thiết phải thay đổi HTQL ATTP, bao gồm cả những thay đổi về nhân sự, những thay đổi phải được thực hiện và thông báo theo kế hoạch.
Điều này có nghĩa là gì?
Điều này nói lên rằng, khi bạn dự định thay đổi một vấn đề gì đó ảnh hưởng đến FSMS phải lập kế hoạch rõ ràng để đảm bảo rằng sự thay đổi của bạn vẫn đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống ATTP.
Trong tiêu chuẩn có nhiều yêu cầu liên quan đến sự thay đổi như:
-
Điều khoản 6.3 kiểm soát sự thay đổi.
-
Điều khoản 7.5 thay đổi về thông tin dạng văn bản;
-
Điều khoản 8.1 thay đổi về 8.1 Hoạch định và kiểm soát vận hành (đây là điều khoản kiểm soát chung cho toàn điều khoản 8);
-
Điều khoản 9.3 là thay đổi do quá trình xem xét lãnh đạo, lãnh đạo thấy những khuất mắc yêu cầu phải thay đổi cho phù hợp.
-
Điều khoản 10.1 thay đổi do hành động khắc phục phòng ngừa;
Trong các điều khoản này của tiêu chuẩn thì điều khoản 6.3 là rộng nhất bao gồm cả 7.5, 8.1, 9.3 và 10.1, chúng là những thay đổi chung và lớn của hệ thống quản lý ATTP, điều khoản 7.5 là kiểm soát thay đổi chỉ áp dụng cho thông tin dạng văn bản, điều khoản 8.1 là những thay đổi trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, và điều khoản 10.1 chỉ áp dụng riêng cho việc thực hiện thay đổi do hành động.
Đối với nhân sự tiêu chuẩn yêu cầu khi thay đổi phải thông báo và thực hiện theo kế hoạch, điều này hàm ý là những nhân sự có ảnh hưởng đến FSMS như người kiểm soát các mối nguy, người thực hiện thông qua các công đoạn và các nhân sự quản lý chứ không nhắm đến người thao tác, vì nếu 1 công ty lớn người thao tác thay đổi liên tục hàng ngày và đột xuất làm sau lên kế hoạch được. Mục đích của quá trình này có nhiều ý nghĩa như:
-
Việc thay đổi nhân sự không làm ảnh hưởng hoạt động kiểm soát mối nguy và rủi ro của FSMS;
-
Giúp đánh giá chính xác các rủi ro khi thay đổi nhân sự;
-
Có tiến trình rõ ràng để người tiếp nhận nắm hết các yêu cầu quan trọng của công việc;
-
Thông báo cho tất cả người có liên quan biết để họ trao đổi thông tin đúng đối tượng.
Làm thế nào để chứng minh?
Trước khi bạn có ý định thay đổi bạn phải xác định cụ thể vấn đề cần thay đổi, sau đó là bốn yếu tố của sự thay đổi:
-
Mục đích và hậu quả của sự thay đổi;
-
Tính đồng bộ của FSMS;
-
Sẵn có các nguồn lực;
-
Phân công trách nhiệm và quyền hạn.
Đối với các thay đổi liên quan đến nhân sự quan trọng của FSMS, tổ chức phải lên kế hoạch kiểm soát sự thay đổi này. Một số gợi ý sau giúp tổ chức kiểm soát sự thay đổi như:
-
Xác định năng lực người thay thế có phù hợp hay chăng?
-
Xác định thời gian đào tạo người kế nhiệm để nắm bắt hết công việc cần thiết;
-
Xác định lại vai trò và trách nhiệm của người kế nhiệm;
-
Xác định khung thời gian và tiến trình bàn giao;
-
Xác định các rủi ro mắc phải và phương án giải quyết rủi ro khi thay đổi;
-
Xác định những người cần biết thông tin thay đổi này và cách thức phổ biến thông tin cho người liên quan đó được biết.
XEM XÉT MỤC ĐÍCH CỦA SỰ THAY ĐỔI VÀ HẬU QUẢ TIỀM ẨN
Yêu cầu tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xem xét mục đích của sự thay đổi và hậu quả tiềm ẩn của sự thay đổi (6.3.a).
Điều này có nghĩa là gì?
Yêu cầu này có hai mệnh đề nhỏ, một là mục đích và hai là hậu quả của sự thay đổi. Đây là nguyên tắc tư duy dựa trên rủi ro.
Mục đích là cái mong muốn đạt được sau khi thay đổi;
Hậu quả là những cái nhận được sau khi thay đổi, bao gồm những cái tích cực và cái tiêu cực. Chúng ta phải xác định và xem xét cân nhắc trước khi thay đổi.
Làm thế nào để chứng minh?
Trước khi tiến hành một thay đổi có ảnh hưởng FSMS, tổ chức cần phải ghi rõ mục đích của việc thay đổi là gì, sau đó tiến hành phân tích các rủi ro tích cực và rủi ro tiêu cực của việc thay đổi này. Dựa trên các dữ liệu này tổ chức phải xem xét liệu việc thay đổi có nên thực hiện hay không.
Trong điều khoản 6.3 này tiêu chuẩn không yêu cầu thông tin dạng văn bản, tuy nhiên nếu duy trì thông tin dạng văn bản sẽ dễ hơn cho việc chứng minh đáp ứng yêu cầu và phân tích dữ liệu sau này.
XEM XÉT TÍNH ĐỒNG BỘ CỦA FSMS
Yêu cầu tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xem xét tính toàn vẹn FSMS (6.3.b).
Điều này có nghĩa là gì?
Tính toàn vẹn của hệ thống quản lý sẽ được duy trì chỉ khi quá trình thay đổi được lập kế hoạch, xem xét và đánh giá ảnh hưởng của sự thay đổi này đến các quá trình khác trong FSMS.
Khi chúng ta quyết định thay đổi một quá trình hay một tài liệu nào đó thường quên xem xét tác động lên các quá trình khác có liên quan làm cho FSMS là một nhóm các quá trình rời rạc, không liên kết. Điều chúng ta dễ thấy nhất là đối với tài liệu, một quy trình chung thường có liên quan đến các quy trình hoặc hướng dẫn công việc khác, khi ta thay đổi quy trình này phải xem xét luôn các quy trình và các hướng dẫn có liên quan đến quy trình đó, trường hợp cần thiết thì phải thay đổi chúng luôn cho đồng bộ.
Hay nói theo cách khác, một quá trình này là đầu vào của quá trình sau đó và là đâu ra của quá trình trước đó và có những quá trình hỗ trợ quá trình này để chúng hoạt động tạo ra đầu ra, nếu chúng ta thay đổi qúa trình này chúng ta phải xem xét quá trình này đổi này có ảnh hưởng đến quá trình trước đó, quá trình sau đó và những quá trình hỗ trợ của chúng để xác định xem liệu thay đổi có phá vỡ những gì đã hoạch định cho các quá trình kia không.
Ví dụ: quá trình trình nấu thịt như sau: Thịt cắt miếng –> Nấu –> đóng hợp, quá trình hỗ trợ là vận hành thiết bị nấu.
Nếu chúng ta muốn nâng cao nhiệt độ nấu để thịt nhanh chính hơn, thì trước khi thay đổi chúng ta phải đánh giá nếu nhiệt độ nâng cao hơn thì quá trình cắt thịt có phải điều chỉnh kích thước miếng thịt không, quá trình đống hợp có bị ảnh hưởng do thịt nấu nhừ hơn khó đóng gói hay gây nát thịt không, quá trình hỗ trợ vận hành thiết bị nấu thì máy có đủ nhiệt độ cần thiết không, cài đặt tham số nấu dễ không, thiết bị có chịu được nhiệt không, …
Làm thế nào để chứng minh?
Để duy trì tính toàn vẹn của hệ thống quản lý bạn cần phải làm một vài điều:
-
Xây dựng một quy trình cho việc lập kế hoạch và thực hiện các thay đổi.
-
Xác định ảnh hưởng của sự thay đổi lên hệ thống hiện có và xác định những gì khác cần phải thay đổi theo để duy trì tính hiệu lực của hệ thống.
-
Lập kế hoạch và thực hiện các thay đổi đồng thời với những thay đổi liên quan đến tài liệu.
-
Không nên loại bỏ các quá trình cũ cho đến khi quá trình mới đã được chứng minh là có hiệu quả? Đo lường hiệu suất hoạt động trước, trong và sau khi thay đổi.
Sau khi đánh giá việc thay đổi có hiệu quả, bạn nên đào tạo những người có liên quan về việc thay đổi này và chính thức áp dụng trong FSMS.
XEM XÉT TÍNH SẴN CÓ CÁC NGUỒN LỰC
Yêu cầu tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xem xét các nguồn lực sẵn có để thực hiện có hiệu quả các thay đổi (6.3.c).
Điều này có nghĩa là gì?
Nguồn lực là một phần không thể thiếu trong quá trình thay đổi, bất cứ sự thay đổi nào cũng cần không ít thì nhiều các nguồn lực hỗ trợ. Do đó, tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải xem xét có đủ các nguồn lực để đảm bảo việc thay đổi được thành công.
Làm thế nào để chứng minh?
Những thay đổi có thể đòi hỏi thời gian, tiền bạc, công cụ, thiết bị, con người, không gian, và sự mong muốn. Nếu bạn muốn thay đổi của bạn sẽ được thực hiện thành công, bạn phải chủ động xác định những nguồn lực mà bạn sẽ cần. Nguồn lực thực sự cần phải có hai yếu tố cho việc lập kế hoạch hiệu quả:
-
Các nguồn lực cần thiết, với một mô tả rõ ràng và chi tiết nguồn lực mong muốn;
-
Bằng cách nào nguồn lực này được cung cấp.
Khi đã xem xét hai yếu tố trên thì hoạt động đó được coi như chúng đã đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.
XEM XÉT PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Yêu cầu tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xem xét phân định rõ hoặc phân công lại trách nhiệm và quyền hạn (6.3.d).
Điều này có nghĩa là gì?
Quản lý thay đổi phải được sở hữu bởi một người nào đó. Tổ chức phải xác định ai có trách nhiệm cho mỗi thay đổi và những người có thẩm quyền. Nói cách khác, những người phải làm điều đó, và ai có thể làm điều đó. Trách nhiệm giải trình rõ ràng thông qua trách nhiệm và quyền sẽ giúp đảm bảo sự thay đổi được thực hiện như dự định.
Làm thế nào để chứng minh?
Một bảng quy trình quản lý thay đổi có quy định trách nhiệm và quyền hạn có thể là phù hợp để chứng minh yêu cầu này của tiêu chuẩn.
Quantri24h
