Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tổ chức phải xác định rủi ro và cơ hội từ bối cảnh của tổ chức, các bên quan tâm và các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng.
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tổ chức phải xác định rủi ro và cơ hội cho ba vấn đề lớn như:
Rủi ro và cơ hội từ bối cảnh tổ chức (4.1);
Rủi ro và cơ hội từ các bên quan tâm (4.2);
Rủi ro và cơ hội từ các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng (4.4).
Không phải các rủi ro nào tổ chức phải kiểm soát, chỉ những rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đạt được các kết quả như dự định của QMS thì chúng ta mới kiểm soát. Để xác định các rủi ro ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả như dự định của QMS chúng ta phải xây dựng quy trình và tiêu chí đánh giá rủi ro.
Xây dựng quy trình và tiêu chí đánh giá rủi ro:
Việc đầu tiên khi thực hiện đánh giá rủi ro là phải xây dựng kỹ thuật đánh giá, sau đó mới xác định rủi ro.
Việc đánh giá rủi ro được thực hiện theo TCVN ISO 31010:2013 Kỹ thuật đánh giá rủi ro. Để tiện chúng tôi xin giới thiệu đánh giá rủi ro theo ma trận giữa khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng.
a. Phương pháp đánh giá rủi ro:
– Phương pháp đánh giá rủi ro dựa vào Mức độ ảnh hưởng (M) và Khả năng xảy ra (K)
|
Rủi ro R = M x K
|
Đánh giá cho điểm ảnh hưởng
|
|
Độ ảnh hưởng (M)
Khả năng xảy ra (K)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
5
|
5
|
10
|
15
|
20
|
25
|
|
4
|
4
|
8
|
12
|
16
|
20
|
|
3
|
3
|
6
|
9
|
12
|
15
|
|
2
|
2
|
4
|
6
|
8
|
10
|
|
1
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
– Tiêu chí đánh giá định lượng cho mức độ ảnh hưởng (M): quy định cụ thể từng hệ thống, ví dụ như:
|
Mức độ ảnh hưởng (M)
|
Điểm
|
Ví dụ minh hoạ
|
|
Không đáng kể
|
1
|
Hầu như không ảnh hưởng chất lượng
|
|
Nhẹ
|
2
|
Ảnh hưởng ít đến chất lượng hoặc chí phí tổn thất do rủi ro dưới 100 USD
|
|
Trung bình
|
3
|
Ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hoặc chí phí tổn thất do rủi ro dưới 1000 USD
|
|
Nghiêm trọng
|
4
|
Ảnh hưởng lớn đến chất lượng, hoặc dừng chuyền (gián đoạn) sản xuất hoặc chí phí tổn thất do rủi ro dưới 10.000USD
|
|
Rất nghiêm trọng
|
5
|
Ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng, chi phí lớn hơn 10.000 USD, hay gây tê liệt sản xuất hoặc làm mất khách hàng.
|
– Tiêu chí đánh giá định lượng cho khả năng xảy ra (K): quy định cụ thể từng hệ thống (, nhưng tuân thủ nguyên tắc sau:
|
Khả năng xảy ra (K)
|
Điểm
|
Ví dụ minh hoạ
|
|
Liên tục
|
5
|
Xảy ra hàng ngày
|
|
Thường xuyên
|
4
|
Xảy ra hàng tháng
|
|
Thỉnh thoảng
|
3
|
Xảy ra hàng quý
|
|
Khó xảy ra
|
2
|
Xảy ra hàng năm
|
|
Rất hiếm khi xảy ra
|
1
|
Chưa từng xảy ra
|
b. Xác định cấp độ rủi ro:
Cấp độ rủi ro được phân thành 3 cấp độ như sau:
Cấp độ rủi ro cao (cấp A): Đối với số điểm rủi ro từ 15 đến 25
Cấp độ rủi ro trung bình (cấp B): Đối với số điểm rủi ro từ 6 đến 12
Cấp độ rủi ro thấp (cấp C): Đối với số điểm rủi ro từ 1 đến 5
Khi kết quả rủi ro thuộc cấp độ A và cấp độ B, Phải xây dựng biện pháp hành động giải quyết rủi ro và cơ hội. Đối với cấp độ C thì khuyến khích các bộ phận đưa ra biện pháp đối ứng.
Biện pháp giải quyết rủi ro có nhiều cách, tuy nhiên có thể chia làm 4 loại chính:
Loại bỏ rủi ro: đối với những rủi ro có khả năng loại bỏ được thì chúng ta loại bỏ hoàn toàn theo như hành động khắc phục.
Giảm thiếu rủi ro: đối với những rủi ro chúng ta không thể loại bỏ hoàn toàn do bản chất rủi ro hay do năng lực tổ chức thì chúng ta thực hiện các biện pháp để giảm thiểu chúng ở mức chấp nhận được. Ví dụ: tỷ lệ hàng hư trong quá trình sản xuất không bao giờ bằng 0, chúng ta chỉ thực hiện các biện pháp để tỷ lệ hàng hư ở mức chấp nhận được.
Chuyển rủi ro: chuyển rui ro cho bên ngoài, cụ thể như mua bảo hiểm, hoặc yêu cầu nhà cung cấp cam kết bồi thường khi có vấn đề chất lượng nguyên liệu, …
Chấp nhận rủi ro: đối những rủi ro khả năng xảy ra rất thấp hoặc rủi ro mà khả năng ảnh hưởng nó thấp chúng ta chấp nhận chúng không cần đưa ra biện pháp xử lý.
Đánh giá rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu chúng ta xác định các rủi ro và cơ hội cho hệ thống chất lượng gồm 2 lĩnh vực chính:
Một là rủi ro từ bối cảnh tổ chức (a);
Hai là rủi ro từ các quá trình (b);
Rủi ro từ các bên liên quan (c):
Rủi ro nhóm a và b là rủi ro thuộc về hệ thống quản lý và rủi ro nhóm c là rủi ro về tác nghiệp (quá trình hoạt động).
a. Rủi ro từ bối cảnh tổ chức
Việc đầu tiên chúng ta phải xác định bối cảnh tổ chức. Tương ứng với mỗi vấn đề chúng ta xác định rủi ro của chúng. Sau đó, tiến hành đánh giá mức độ rủi ro như mục c.
Ví dụ: xác định rủi ro công ty sản xuất phân vi sinh:
|
Phân tích rủi ro bối cảnh tổ chức 4.1
|
|
Vấn đề
|
Nội dung
|
Rủi ro
|
Cơ hội
|
|
Bên ngoài
|
Môi trường cạnh tranh gây gắt
|
Mất khách hàng
|
Cải tiến sản phẩm và phát triển sản phẩm mới
|
|
Nhiều đối thủ mới hình thành
|
Thị trường bị chia nhỏ
|
|
Yêu cầu luật định ngày càng cao
|
Không đáp ứng được yêu cầu
|
|
|
Bên trong
|
Năng lực nhân viên chưa đáp ứng
|
Thực hiện công việc không đảm bảo yêu cầu
|
Đào tạo nhân viên
|
|
Thiết bị Lạc hậu
|
Tạo nhiều sản phẩm lỗi và không đạt yêu cầu về tiến độ
|
Mua thiết bị mới
|
b. Rủi ro các bên liên quan:
Việc đầu tiên chúng ta phải xác định các bên liên quan ảnh hưởng đến tổ chức, tương ứng với mỗi bên quan tâm chúng ta xác định rủi ro của chúng. Sau đó, tiến hành đánh giá mức độ rủi ro như mục c.
|
Phân tích rủi ro bên quan tâm 4.2
|
|
Bên quan tâm
|
Nhu cầu và mong đợi của họ
|
Rủi ro
|
Cơ hội
|
|
Khách hàng
|
Giao hàng đúng hạn
|
Giao hàng không đúng hạn/ Khách hàng không hài lòng
|
Cải tiến chuyền sản xuất, cân bằng line, rút ngắn thời gian sản xuất
|
|
Hàng hoá đảm bảo chất lượng
|
Hàng hoá không đảm bảo chất lượng ổn định/ Mất khách hàng
|
Cải tiến hoạt động kiểm soát chất lượng
|
|
Giá cả hợp lý
|
Giá cao/mất khách hàng
|
Cải tiến giá thành
|
|
Nhà cung cấp
|
Đặt hàng ổn định
|
Đặt hàng không ổn định/mất nhà cung cấp có năng lực
|
|
|
Thanh toán đầy đủ và đúng hạn
|
Thanh toán không đúng hạn/Mất nhà cung cấp có năng lực
|
|
c. Rủi ro từ quá trình sản xuất:
Phần phân tích rủi ro này là tiếp cận theo quá trình, tức là phân tích theo dòng chảy quá trình PDCA. Phần này tôi đã trình bày
|
Quá trình/ hoạt động
|
Flow chart
|
Mối nguy
|
Rủi ro
|
Khả năng xảy ra
|
Mức độ ảnh hưởng
|
Mức độ rủi ro
|
Chiến lược giải quyết
|
Biện pháp
|
Theo dõi sự xuất hiện mối nguy
(số lần/tháng)
|
|
Mua hàng
|
Yêu cầu mua hàng
|
Sai thông tin
|
Mua hàng sai chủng loại/thiếu nguyên liệu
|
2
|
4
|
8
|
Giảm thiểu
|
– Xây dựng quy trình mua hàng và yêu cầu xác nhận trước khi mua.
|
|
|
Phê duyệt
|
Chậm trễ
|
Thiếu nguyên vật liệu sản xuất
|
3
|
3
|
9
|
Giảm thiểu
|
– Phân quyền phê duyệt mua hàng.
|
|
|
Chọn nhà cung cấp
|
Đánh giá sai / không khách quan
|
Nhà cung cấp không đủ năng lực
|
2
|
4
|
8
|
Loại bỏ
|
– Xây dựng quy trình và tiêu chí đánh giá NCC
– Thực hiện đánh giá trước khi mua và đánh giá định kỳ
|
|
|
Tiến hành đặt hàng
|
Đặt nhằm hàng
|
Mua hàng sai chủng loại/thiếu nguyên liệu
|
2
|
3
|
6
|
Giảm thiểu
|
– Yêu cầu TP. Kiểm tra trước khi gửi NCC;
– Khi gửi CC đơn hàng cho các phòng ban liên quan.
|
|
|
Nhận hàng
|
Hàng về trể/hàng bị giảm chất lượng
|
Thiếu nguyên liệu
|
3
|
4
|
12
|
Chuyển rủi ro
|
– Lập hợp đồng yêu cầu NCC bồi thường khi giao hàng trễ hạn.
|
|
|
Kiểm tra
|
Không phát hiện hàng kém chất lượng
|
Phát sinh hàng nhiều hàng NG
|
1
|
4
|
4
|
Chấp nhận
|
|
|
|
Nhập kho
|
Hư hỏng do bảo quản không tốt
|
Thiệt hại tài chính
|
2
|
3
|
6
|
Giảm thiểu
|
– Thiết lập điều kiện bảo quản;
– Thực hiện kiểm tra điều kiện bảo quản hàng tuần.
|
|
Sau khi phân tích và đưa ra biện pháp giải quyết rủi ro, tổ chức phải theo dõi tần suất xuất hiện của các rủi ro này. Định kỳ hàng quý hay hàng năm rà soát lại rủi ro và đánh giá lại tần suất xuất hiện dựa trên kết quả theo dõi sự xuất hiện mối nguy.
Quantri24h
