Đáp ứng điều khoản 4.2 - ISO 22000:2018 Nhu cầu mong đợi của các bên quan tâm

XÁC ĐỊNH CÁC BÊN QUAN TÂM LIÊN QUAN ĐẾN FSMS (4.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Để đảm bảo rằng tổ chức có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán đáp ứng yêu cầu luật định, chế định và yêu cầu của khách hàng liên quan đến an toàn thực phẩm, tổ chức phải xác định: a) các bên quan tâm có liên quan đến HTQL ATTP;

Điều này có nghĩa là gì?

Luật định: là những văn bản do cơ quan ban hành luật ban hành (quốc hội, nghị viện), chúng là các văn bản luật, hiến pháp. Ví dụ luật an toàn thực phẩm, luật chất lượng, luật đo lường, …

Chế định: là những văn bản pháp quy do những cơ quan công quyền dưới luật ban hành, ví dụ như nghị định chính phủ, thông tư, quyết định, quy chuẩn của các Bộ ngành, các Cục quản lý, các quyết định của tỉnh hay Thành phố ban hành.

Nhu cầu (need): Nhu cầu là thứ cần thiết cho cuộc sống, để duy trì các chuẩn mực nhất định, hoặc cần thiết cho các sản phẩm và dịch vụ, để thực hiện được mục đích của nó và đã đạt được mục đích. Ví dụ, nhu cầu về thức ăn là phải ăn được và an toàn. Nhu cầu nói lên đặc tính vốn có mà sản phẩm chủng loại đó phải có, chẳng hạn như bún thì phải dạng sơi. Nhu cầu của mọi người là khác nhau và do đó thay vì thiết kế cho mỗi người mỗi sản phẩm và dịch vụ riêng biệt, điều này rất tốn kém dẫn đến giá thành sản phẩm rất cao khó có thể chấp nhận được. Chúng ta phải chấp nhận dung hòa và sống với các sản phẩm và dịch vụ mang tính chung nhất, trong đó sản phẩm đó có chứa những mục đích chúng ta cần và những thứ không hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của chúng ta. Chính vì vậy, chúng ta cần thiết kế những sản phẩm dịch vụ tăng cường các mục đích của mọi người cần và hạn chế các mục đích chỉ một số người cần.

Mong đợi (expectation): Mong đợi được hiểu như nhu cầu hoặc yêu cầu không được nói ra bởi các bên quan tâm. Chúng thường không được yêu cầu và do đó chúng ta phải ngầm hiểu chúng. Mong đợi đôi khi đơn giản có thể là những thứ mà chúng ta đã quen thuộc, dựa trên thời trang, phong cách, xu hướng hoặc kinh nghiệm trước đây. Ví dụ: Chúng ta mua hàng hy vọng nhân viên bán hàng phải lịch sự và nhã nhặn, cà phê và súp được nóng, bao bì sản phẩm phải đẹp, sang trọng, Mì ăn không bị nóng … Mong đợi cũng được sinh ra từ kinh nghiệm.

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xác định “các bên quan tâm” đến FSMS của bạn. Những nhóm này có thể bao gồm khách hàng, người tiêu dùng, nhà cung cấp, chính quyền địa phương, cơ quan chính phủ và thậm chí các tổ chức phi chính phủ. Xác định nhu cầu và mong muốn có liên quan của họ hiện là một phần của việc thiết lập bối cảnh cho FSMS của bạn. Mỗi tổ chức sẽ có một nhóm bên quan tâm riêng của họ và những người này có thể thay đổi theo thời gian.

Làm thế nào để chứng minh?

Để xác định được các bên quan tâm, các câu hỏi dưới đây có thể giúp bạn?

• Những đối tượng bên ngoài nào chịu sự ảnh hưởng nếu sản phẩm có sự cố;
• Những đối tượng bên ngoài nào có thể ảnh hưởng đến tổ chức trong việc cung cấp các sản phẩm an toàn;
• Những đối tượng bên trong nào có thể ánh hưởng đến hệ thống an toàn thực phẩm?

Sau khi xác định tất cả những đối tượng bị ảnh hưởng hoặc các đối tượng ảnh hưởng đến FSMS, phải thiết lập danh sách tất cả các đối tượng đó và gọi họ là các bên quan tâm.

Ví dụ về các bên quan tâm có liên quan có thể được xem xét liên quan đến tổ chức bao gồm, nhưng không giới hạn:

• khách hàng (người dùng cuối hoặc người thụ hưởng): sản phẩm an toàn, ngon, bao bì đẹp và đủ các thông tin cần thiết.
• đối tác liên doanh: sản phẩm chất lượng ổn định, an toàn và tuân thủ các quy định hợp đồng.
• nhượng quyền: Tuân thủ yêu cầu về chất lượng và an toàn theo như hợp đồng;
• công ty mẹ và công ty con;
• chủ sở hữu, cổ đông: thương hiệu an toàn, không có sự cố an toàn làm ảnh hưởng đến giá cổ phiếu;
• ngân hàng: hoạt động tạo sản phẩm an toàn nhằm tạo lợi luận trả cho ngân hàng
• nhà cung cấp bên ngoài: tiêu chí đầu vào rõ ràng và đạt hàng đúng tiến độ.
• nhân viên: được huấn luyện kiến thức và phát triển chuyên môn.
• Cơ quan quản lý về pháp luật tại địa phương, khu vực, quốc gia hoặc quốc tế): tuân thủ yêu cầu luật định về ATVSTP
• hiệp hội thương mại và hiệp hội nghề, ban quản lý khu công nghiệp: tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn hiệp hội đưa ra, tuân thủ pháp luật nước sở tại.
• tổ chức phi chính phủ: tuân thủ luật pháp liên quan ATVSTP
• các tổ chức lân cận: Không phát tán nguồn nhiễm, không gây ô nhiễm môi trường….

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA CÁC BÊN QUAN TÂM ĐẾN FSMS (4.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Để đảm bảo rằng tổ chức có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán đáp ứng yêu cầu luật định, chế định và yêu cầu của khách hàng liên quan đến an toàn thực phẩm, tổ chức phải xác định: b) các yêu cầu liên quan của các bên quan tâm trong HTQL ATTP.

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xác định ai là bên quan tâm đến FSMS, chúng ta phải xác định yêu cầu của họ với tổ chức là gì. Từ đó, vạch ra phạm vi và các quá trình cần thiết cho FSMS.

Yêu cầu bao gồm các yêu cầu được nói ra và các yêu cầu mà tổ chức phải ngầm hiểu để đảm bảo rằng hoạt động FSMS đáp ứng các bên quan tâm. Tuy nhiên, yêu cầu khách hàng là rất nhiều có thể không hiểu hết, do đó chúng ta chỉ cần xác định những yêu cầu mang tính quyết định đến khả năng tổ chức đạt được các mục đích như dự định là đủ.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng xác định yêu cầu các bên quan tâm như ví dụ bảng bên dưới có lẽ là phù hợp nhất cho việc xác định yêu cầu của bên quan tâm.

Phần lớn các quá trình FSMS được thiết kế để giải quyết bên quan tâm đặc biệt là khách hàng. ISO 22000 2018 yêu cầu bạn phải nghĩ xa hơn bên quan tâm rõ ràng này và nghĩ đến người khác mà họ có thể ảnh hưởng đến thành công của hệ thống FSMS tổ chức và bạn nên xem xét những yêu cầu này và xác định làm thế nào họ có thể ảnh hưởng đến hệ thống của bạn. Có thể là sau một số lần xem xét, bạn và nhóm của bạn có thể quyết định bổ sung một hoặc hai quá trình vào FSMS của bạn đơn giản chỉ vì tầm quan trọng của các bên quan tâm là thành công của bạn. Sau khi tạo danh sách của riêng bạn của các bên quan tâm và yêu cầu

XEM XÉT VÀ CẬP NHẬT THÔNG TIN CÁC BÊN QUAN TÂM ĐẾN FSMS (4.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải xác định, xem xét và cập nhật thông tin có liên quan đến các bên quan tâm và yêu cầu của họ.

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xác định các bên quan tâm và nhu cầu của họ, chúng ta phải xem xét mức độ liên quan của nó với tổ chức để xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức (xác định các cơ hội – 4.3 và rủi ro mà tổ chức gặp phải – 6.1).

Trong môi trường thay đổi liên tục, chúng ta cần phải theo dõi các bên quan tâm và yêu cầu của họ nhằm cập nhật kịp thời các bên quan tâm mới xuất hiện hoặc những yêu cầu mới xuất hiện từ họ để đảm bảo rằng hệ thống chúng ta luôn đáp ứng nhu cầu các bên quan tâm. Sau khi cập nhật, tổ chức phải định kỳ xem xét lại tính phù hợp của các bên quan tâm hiện tại và nhu cầu của họ. Đồng thời, xem xét khả năng đáp ứng của tổ chức với các bên quan tâm mới hoặc các yêu cầu mới.

Làm thế nào để chứng minh?

Để chứng minh sự đáp ứng yêu cầu này, chúng ta có thể để lại bằng chứng sau:

• Một danh sách theo dõi cập nhật các bên quan tâm và yêu cầu của họ;
• Một biên bản họp hoặc dạng thông tin tương tự được lưu lại để chứng minh sự xem xét các bên quan tâm và yêu cầu của họ. Thông thường 01 năm nên xem xét lại một lần theo xem xét lãnh đạo là phù hợp.

 Quantri24h