ISO 9001:2015 - Khoản 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình Phần 3

Ngày đăng: 02/07/2019

CẢI TIẾN CÁC QUÁ TRÌNH VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ (4.4.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức cải tiến các quá trình và hệ thống quản lý chất lượng.

 Điều đó có nghĩa là gì?

ISO 9000:2015 định nghĩa cải tiến là hoạt động để nâng cao hiệu quả. Mục đích của việc đánh giá quá trình là tìm các cơ hội cho việc cải tiến quá trình và hệ thống quản lý để nâng cao hiệu lực của quá trình, giảm chí phí, giảm sự không phù hợp phát sinh, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng hoặc bất kỳ mục đích nào mà tổ chức mong muốn.

Mục đích của việc đo lường hoạt động quá trình là sự thiết lập có phải hoặc không phải các mục tiêu đã đạt được và nếu không đạt phải có hành động trên sự khác biệt đó. Nếu các chỉ tiêu thực hiện đều đã đạt được, cũng có thể có cơ hội đang tồn tại để nâng cao tiêu chuẩn và nâng cao hiệu quả và hiệu lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Nếu hiệu quả của một số quá trình đang đáp ứng các tiêu chuẩn được thiết lập, có một số hành động cải tiến bạn có thể làm như:

  • Nâng cao tiêu chuẩn.
  • Tăng hiệu quả.
  • Tăng hiệu lực.

Bạn có thể gọi tất cả những hành động này là hành động cải tiến vì chúng cải thiện rõ ràng hiệu suất. Tuy nhiên, chúng ta cần phải phân biệt giữa việc tốt hơn ở những gì chúng ta làm bây giờ và làm những việc mới. Có một vài bước để thực hiện để cải tiến:

  1. Xác định hoạt động hiện tại.
  2. Thiết lập các nhu cầu cho sự thay đổi.
  3. Có được cam kết và xác định các mục tiêu cải tiến.
  4. Dự đoán các nguồn lực dùng cho cải tiến,
  5. Thực hiện các nghiên cứu và phân tích để phát hiện ra nguyên nhân của hoạt động hiện tại.
  6. Xác định và kiểm tra giải pháp được thực hiện cho mục tiêu cải tiến.
  7. Kế hoạch cải tiến sản phẩm trong đó quy định bằng cách nào và ai là người thực hiện việc thay đổi này.
  8. Xác định và vượt qua sự cản trở để thay đổi.
  9. Thực hiện các thay đổi.
  10. Đặt các vị trí kiểm soát để giữ cấp độ mới của hoạt động và lặp lại bước một.

THỰC HIỆN MỘT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (4.4)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Điều đó có nghĩa là gì?

Sau khi xác định, thiết lập bước tiếp theo là tổ chức phải thực hiện những gì đã thiết lập và đảm bảo rằng việc thực hiện nhằm giúp tổ chức đạt được kết quả dự định hay nói cách khác là hệ thống có hiệu lực. Hiệu lực thực hiện có nghĩa là tôn trọng các chính sách và thực tiễn, làm những gì bạn nói bạn sẽ làm và đạt được những gì đã hoạch định.

Làm thế nào để chứng minh?

Để đáp ứng yêu cầu này bạn chỉ cần làm những gì bạn nói bạn sẽ làm, bạn phải giữ lời hứa của mình, tôn trọng các cam kết của mình, tuân thủ các chính sách, đáp ứng các mục tiêu, cải thiện các quy trình, … nói cách khác quản lí các quá trình của bạn một cách có hiệu lực, nói thì đơn giản nhưng khi tổ chức làm thì cực kỳ khó. Thậm chí nếu bạn có văn bản hóa những gì bạn làm, bạn thực hành các thay đổi thường xuyên một thời gian rất ngắn thì các văn bản đã hết hiệu lực. Một thất bại thường gặp với việc thực hiện các các tài liệu thực hành vì chúng là bắt buộc nên dễ gây chán nản cho lực lượng lao động.

DUY TRÌ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (4.4.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức duy trì một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Điều đó có nghĩa là gì?

Duy trì có liên quan tới cả hai việc, một là giữ lại một cái gì đó đã có và hai là đảm bảo cho chúng luôn ở trạng thái có thể thực hiện các chức năng cần thiết của chúng. Trong bối cảnh của một hệ thống quản lý này đòi hỏi phải duy trì các quá trình, năng lực của quá trình và tổ chức phải duy trì việc cung cấp cho khả năng đó.

Nếu không duy trì bất cứ hệ thống nào sẽ xấu đi và các hệ thống quản lý không có ngoại lệ. Một sự thiếu quan tâm đến mỗi yếu tố nêu trên chắc chắn sẽ dẫn đến mất khả năng và do đó hoạt động chất lượng và hoạt động tài chính nghèo nàn và khách hàng bị mất. Thậm chí, duy trì hoạt động cải tiến ở một mức độ nhất định là cần thiết – trong thực tế, ngay cả tiêu chuẩn nâng cao có thể được coi là một phương tiện để duy trì hoạt động trong một môi trường năng động mà bạn thích nghi hay chết.

Làm thế nào để Chứng minh?

Trong việc duy trì quá trình bạn cần phải giữ:

  • Giảm biến đổi,
  • Nguồn lực vật chất cho hoạt động,
  • Nguồn nhân lực có đủ năng lực,
  • Nguồn lực tài chính để bổ sung hàng hóa bị tiêu hao, thay thế, hao mòn hoặc thiết bị lạc hậu,
  • Các tài liệu quá trình được cập nhật như những thay đổi trong tổ chức, công nghệ, nguồn lực khi những thay đổi này xảy ra,
  • Không gian có sẵn để chứa đầu vào và đầu ra,
  • Tòa nhà, đất, văn phòng sạch sẽ và gọn gàng – loại bỏ các chất thải,
  • Các quá trình làm điểm chuẩn dựa vào tốt nhất trong lĩnh vực này.

Trong việc duy trì khả năng bạn cần phải giữ:

  • Bổ sung nguồn nhân lực cho những nhân viên nghỉ hưu, rời khỏi doanh nghiệp hoặc là thăng chức;
  • Đổi mới công nghệ để giữ được vị trí trên thị trường và hiệu quả;
  • Nguồn dự trữ có sẵn cho tình huống bất trắc;
  • Cập nhật các thực hành ngành công nghiệp mới nhất;
  • Làm mới mẻ nhận thức về tầm nhìn, các giá trị và sứ mệnh.

DUY TRÌ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN (4.4.2 a)

 Yêu cầu tiêu chuẩn

Với mức độ cần thiết, tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản để hỗ trợ việc hoạt động của các quá trình;

 Điều đó có nghĩa là gì?

Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, trong yêu cầu liên tài liệu dạng văn bản nếu tiêu chuẩn sử dụng từ “Duy trì” có nghĩa là yêu cầu tài liệu, còn sử dụng từ “Lưu giữ” có nghĩa là yêu cầu về hồ sơ.

Tiêu chuẩn yêu cầu rõ ràng là tùy theo tính cần thiết mà tổ chức phải thiết lập thông tin dạng văn bản để đảm bảo sự hoạt động của quá trình này, không phải yêu cầu phải thiết lập dạng văn bản cho tất cả quá trình. Chữ “cần thiết” là từ ngữ chung chung do tự tổ chức xác định, miễn sau quá trình tổ chức hoạt động có hiệu lực.

Làm thế nào để Chứng minh?

Thiết lập một số quy trình hoặc hướng dẫn công việc cho việc thực hiện quá trình có lẽ là phù hợp để đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.

LƯU GIỮ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN (4.4.2 b)

Yêu cầu tiêu chuẩn

Với mức độ cần thiết, lưu giữ thông tin dạng văn bản để tin chắc rằng các quá trình được thực hiện theo hoạch định.

Điều đó có nghĩa là gì?

Điều này nói rằng, tùy theo tính cần thiết của hồ sơ, tổ chức xem xét lưu những hồ sơ cần thiết để chứng minh rằng quá trình của tổ chức đã xác định đang hoạt động theo như hoạch định. Đây là một yêu cầu không rõ ràng những gì phải giữ lại, việc giữ lại là do tổ chức quyết định nhưng tổ chức phải có bằng chứng chứng minh được các quá trình hoạt động theo dự định.

Làm thế nào để Chứng minh?

Việc duy trì hồ sơ cho đầu vào, đầu ra, hồ sơ đo lường, phần tích, cải tiến … liên quan đến quá trình cũng có thể là bằng chứng tốt chứng minh yêu cầu này được đáp ứng.

Tuy nhiên để tiện lợi cho việc đánh giá nội bộ, phân tích dữ liệu thì tổ chức nên giữ các hồ sơ về hoạt động quá trình.

Nguồn: Quantri24h

Link rss

tin tức cùng chuyên mục:
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu (36 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 7.2, 7.3, 7.4 Năng lực, Nhận thức, Trao đổi thông tin (53 Lượt xem)
Một số nguyên tắc trong quản lý chất lượng (83 Lượt xem)
Khoản 4.3 Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng (51 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 9.1.3 Phân tích và đánh giá kết quả đã đo lường (92 Lượt xem)
Khoản 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống Phần 1 (54 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 9.2 Đánh giá nội bộ (58 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình phần 2 (57 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 5.1: Sự lãnh đạo và cam kết (52 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 5.2 Chính sách chất lượng (44 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức (52 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 6.1 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội (49 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu (41 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 6.3 Hoạch định sự thay đổi (41 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 7.1: Nguồn lực (52 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản (40 Lượt xem)
ISO 9001:2015 – Khoản 8.1 Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện (45 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 8.2 Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ (54 Lượt xem)
ISO 9001:2015 – Khoản 8.3.1 & 8.3.2 Thiết kế và phát triển sản phẩm, dịch vụ (56 Lượt xem)
ISO 9001:2015 – 8.3.3 – Đầu vào của thiết kế và phát triển (35 Lượt xem)
HƠN 1.000 DOANH NGHIỆP ĐƯỢC CHUYÊN GIA CỦA ICERT TƯ VẤN, ÁP DỤNG HIỆU QUẢ VÀ ĐẠT CHỨNG NHẬN THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VÀ QUỐC TẾ
Trụ sở chính Địa chỉ:  Số 04, ngách 21, ngõ 168 Nguyễn Xiển, Hạ Đình, Thanh Xuân, Tp. Hà Nội
Hotline: 0963 889 585

Tel: 024 6650 6199
Email: hn@icert.vn
 
Chi nhánh Miền Trung Địa chỉ: K171/63 Trần Thái Tông, Phường An Khê, Quận Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng
Hotline: 0919 651 159
Email: dn@icert.vn

 
Chi nhánh Miền Nam Địa chỉ: 39 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
Hotline: 0966 995 916

Tel: 028 6271 7639
Email: hcm@icert.vn
 
Hotline: 0963 889 585/ 0966 995 916