Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết đối với việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường.
Điều này có nghĩa là gì?
Xác định có nghĩa là đưa ra kết quả cụ thể, rõ ràng và chính xác sau khi nghiên cứu, tìm tòi, tính toán kỹ lưỡng. Xác định các nguồn lực cần thiết là nghiên cứu và tính toán kỹ lượng các nguồn lực nào cần để vận hành hệ thống EMS và đưa ra các kết quả cụ thể là các nguồn lực này cần thiết cho EMS của bạn.
Cung cấp có nghĩa là bằng cách nào đó làm cho có thứ cần để sử dụng, cung cấp nguồn lực nghĩa là bằng cách nào đó tổ chức phải là cho có các nguồn lực cần thiết để sử dụng. Tổ chức có thể cung cấp các nguồn lực này thông qua mua, thuê, tuyển dụng, điều động, mượn …
Mục đích của điều khoản hỗ trợ này là để đảm bảo rằng tài chính có sẵn và nhân sự có năng lực được giao trách nhiệm cho một phần của hệ thống quản lý môi trường và có các cơ sở hạ tầng để thực hiện các quá trình của EMS.
Theo ISO 14004:2017, các nguồn lực cần thiết có thể bao gồm:
-
cơ sở hạ tầng: nhà xưởng, thiết bị, các nhà máy xử lý nước thải, khí thải, bình chữa cháy, hệ thống chữa cháy, các tòa nhà, thiết bị, bể ngầm và hệ thống thoát nước
-
các nguồn lực được cung cấp từ bên ngoài:
-
các hệ thống thông tin;
-
năng lực;
-
công nghệ;
-
nguồn lực thiên nhiên
-
tài chính, nhân lực và các nguồn lực cụ thể khác cho các hoạt động, các sản phẩm và các dịch vụ của tổ chức.
Làm thế nào để chứng minh?
Một EMS hiệu quả sẽ mang theo các lợi ích như chi phí; việc chứng minh giá trị lợi nhuận từ đầu tư vào EMS sẽ lần lượt giúp đảm bảo và duy trì các nguồn lực cần thiết. Đảm bảo đủ nguồn lực cho EMS của bạn bao gồm ba bước chung:
-
xác định nhu cầu nguồn lực;
-
chuẩn bị ngân sách đáp ứng nhu cầu;
-
và theo dõi chi phí EMS trên cơ sở liên tục để đảm bảo rằng các nguồn lực tiếp tục phản ánh nhu cầu hiện tại.
Bước đầu tiên để đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp có sẵn cho EMS, quản lý cấp cao phải được biết và hiểu rõ về nhu cầu nguồn lực của tổ chức. Bạn phải xác định những nguồn lực nào mà EMS sẽ yêu cầu để hoạt động đúng vì bạn sẽ quen thuộc nhất với các yêu cầu của EMS. Để xác định các yêu cầu nguồn lực của EMS. bạn sẽ cần đánh giá mức độ cần thiết mà các nhiệm vụ môi trường hiện tại của cơ sở bạn yêu cầu, cũng như hiệu quả của các kế hoạch của công ty, dự báo, kế hoạch phát triển sản phẩm mới, kế hoạch sản xuất và kế hoạch chi tiêu vốn. Điều quan trọng là phải xem xét dự báo kinh doanh và kế hoạch phát triển mới khi đánh giá các nguồn lực cần thiết bởi vì chúng có thể có tác động đáng kể đến các vấn đề môi trường. Ví dụ, khi kế hoạch kinh doanh bạn năm sau tăng gấp đôi thì bạn phải xem xét các nguồn lực đáp ứng cho EMS của bạn, vì việc tăng này có thể liên quan đến nhiều giấy phép hoạt động môi trường (ví dụ, giấy phép không khí, giấy phép nước thải, v.v.) và tăng cường sử dụng vật liệu nguy hiểm và phát sinh chất thải nguy hại, có thể gây ra các yêu cầu pháp lý bổ sung. Để quản lý sự gia tăng này trong các yêu cầu quy định, nguồn lực bổ sung, nhân sự. và các kỹ năng có thể được yêu cầu. Nó cũng có thể yêu cầu chi tiêu vốn mới. chẳng hạn như máy lọc không khí mới và máy theo dõi khí thải liên tục.
Để xác định nguồn lực, đầu tiên bạn phải xác định các khía cạnh môi trường có nghĩa và các yêu cầu của các bên liên quan (như pháp luật khách hàng), sau đó bạn tiến hành hoạch định các biện pháp để kiểm soát các khía cạnh có nghĩa và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan. Từ các biện pháp này bạn xác định được các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạch định đã được thiết lập. Các nguồn lực chẳng hạn như: cần bao nhiêu người để vận hành và năng lực họ như thế nào, cần nhà xưởng và không gian có diện tích bao nhiêu, cần thi công công trình gì thêm không, cần có thiết bị máy móc gì không, cần công nghệ nào, cần các nguồn cung cấp bên ngoài nào (chẳng hạn thuê thiết bị kiểm tra, thuê nhà thầu kiểm soát, …), … từ các thông tin đó bạn xác định mình cần bao nhiêu tiền để đầu tư cho các nguồn lực này. Nguồn lực đó lấy từ đâu và nó có phù hợp với chiến lược không, … Từ các câu hỏi đó chúng ta dễ dàng xác định được các nguồn lực cần thiết cho việc vận hành hệ thống.
Sau khi các nguồn lực cần thiết đã được xác định, bạn nên hoạch định ngân sách dựa trên mức nguồn lực bắt buộc phải trang bị cho EMS của bạn. chúng nên bao gồm tất cả chi phí lao động, chi phí vốn và các mục khác (như chuyên gia tư vấn chuyên ngành), cơ sở vật chất và công nghệ cần thiết để vận hành EMS của bạn. Ngoài việc chuẩn bị ngân sách cho EMS, bạn nên phát triển một hệ thống để theo dõi chi phí EMS trên cơ sở liên tục để ghi nhận dữ liệu cho việc đánh giá hiệu quả của EMS cũng như hiệu lực của quá trình cung cấp nguồn lực.
Sau khi theo dõi chi phí EMS trong vài năm cũng sẽ cho phép bạn xác định xem hệ thống có hoạt động hiệu quả hay không và cung cấp thông tin chuẩn để xác định xem hệ thống của bạn có được cải tiến liên tục hay không. Khoản 7.1 không yêu cầu bất kỳ loại hồ sơ hoặc tài liệu nào. Điều khoản chỉ đơn giản yêu cầu các nguồn lực được cung cấp và bạn có thể tự do giải quyết vấn đề này theo bất kỳ cách nào phù hợp nhất với tình huống cụ thể của bạn.
Quantri24h
