ISO 14001:2015 – Khoản 9.2 và 9.3 Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo

9.2  ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Yêu cầu trong điều khoản đánh giá nội bộ tương tự như yêu cầu trong đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Phần này các bạn có thể tham khảo tại đường bài viết sau:  ISO 9001:2015 - Khoản 9.2 Đánh giá nội bộ

9.3 XEM XÉT LÃNH ĐẠO

LÃNH ĐẠO PHẢI XEM XÉT EMS (9.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Lãnh đạo cao nhất phải xem xét hệ thống quản lý môi trường của tổ chức theo tần suất được hoạch định, để đảm bảo nó luôn phù hợp, thỏa đáng và có hiệu lực.

Điều này có nghĩa là gì?

“Phù hợp” dùng để chỉ cách hệ thống quản lý môi trường phù hợp với tổ chức, các hệ thống hoạt động, văn hóa và hoạt động chủ chốt của tổ chức.

“Thỏa đáng” dùng để chỉ việc đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này và được thực hiện một cách thích hợp.

“Tính hiệu lực” dùng để chỉ các kết quả đã hoạch định có đạt được hay không.

Tại những khoảng thời gian do mình xác định, lãnh đạo cao nhất của tổ chức cần tiến hành xem xét HTQLMT của mình để đánh giá tính phù hợp, thỏa đáng và hiệu lực liên tục của hệ thống. Việc xem xét này phải bao trùm các khía cạnh môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ thuộc phạm vi của HTQLMT.

Thông thường, lãnh đạo sẽ xem xét các vần đề riêng lẽ của hệ thống quản lý chất lượng, trong xem xét lãnh đạo là sự xem xét mang tính hệ thống, chúng gắn kết các vấn đề nền tản của EMS tạo thành một chuỗi, chuỗi này cho thấy các mối quan hệ và tương tác với nhau một cách chặt chẽ để lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh cách thức hoạt động của EMS của tổ chức và cách thức mà chúng tạo ra kết quả như dự định.

Việc xem xét của lãnh đạo có thể tiến hành trùng hợp với các hoạt động quản lý khác (ví dụ, các cuộc họp của ban lãnh đạo, tác nghiệp) hoặc có thể thực hiện như một hoạt động riêng lẻ. Xem xét của lãnh đạo có thể phối hợp với chu kỳ lập kế hoạch và ngân sách của tổ chức, và kết quả hoạt động môi trường có thể được đánh giá trong quá trình xem xét của lãnh đạo về kết quả kinh doanh chung của mình, như vậy các quyết định về các ưu tiên và các nguồn lực đối với HTQLMT sẽ được cân bằng với các ưu tiên và các nhu cầu về nguồn lực khác dành cho kinh doanh.

Một điều lưu ý là không một yêu cầu nào trong tiêu chuẩn nói đến việc xem xét phải thực hiện qua cuộc họp với các phòng ban, do đó bạn có thể xem xét qua các báo cáo tổng hợp, qua các họp giao ban, hoặc bất cứ hình thức nào mà điều đó chứng tỏ rằng lãnh đạo đã nắm được các vấn đề theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

Việc xem xét của lãnh đạo nhằm kiểm tra xem những gì đã được lên kế hoạch có thực hiện đúng hay không, và cần phải điều chỉnh, bổ sung hay thay đổi những gì đã hoạch định cho EMS hay không.

 Làm thế nào để chứng minh?

 Xem xét của lãnh đạo phải ở cấp cao tức là lãnh đạo cao nhất; tổ chức không cần phải là thực hiện xem xét đầy đủ các yêu cầu trong một xem xét. Các vấn đề được xem xét của lãnh đạo trong mỗi lần cần phải được giải quyết tất cả cùng lúc.

Việc xem xét có thể diễn ra trong một khoảng thời gian và có thể là một phần của các hoạt động quản lý định kỳ, như là các cuộc họp cấp ban lãnh đạo hoặc nhân viên; và không cần phải là một hoạt động riêng biệt.

Một điều lưu ý là không một yêu cầu nào trong tiêu chuẩn nói đến việc xem xét phải thực hiện qua cuộc họp với các phòng ban, do đó bạn có thể xem xét qua các báo cáo tổng hợp, qua các họp giao ban, hoặc bất cứ hình thức nào mà điều đó chứng tỏ rằng lãnh đạo đã nắm được các vấn đề theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

Trong nhiều trường hợp việc xem xét lãnh đạo được thực hiện 1 năm 1 lần, điều này về mặt nguyên tắc thì có thể chấp nhận được, nhưng về mặt tiếp cận rủi ro thì chưa phù hợp. Việc chưa phù hợp thể hiện rõ nhất ở việc tuân thủ các bên liên quan. Chẳng hạn khi bạn thực hiện quan trắc môi trường, kết quả quan trắc trước khi nộp chi cục bảo vệ môi trường thì lãnh đạo đã xem xét và đưa ra chỉ đạo trước khi nộp báo cáo rồi, việc này cũng như là xem xét lãnh đạo.

Thời gian xem xét EMS phụ thuộc vào các vấn đề sau:

• Các yêu cầu phải tuân thủ (ví dụ yêu cầu thời gian báo cáo của luật môi trường, luật vệ sinh an toàn lao động, …);
• Mức độ quan trọng của các khía cạnh môi trường;
• Các vấn đề thay đổi lớn;
• Văn hoá doanh nghiệp (ví dụ 6 tháng họp xem xét 6 tháng đầu năm, …)
• Nguồn lực của tổ chức.

XEM XÉT TÌNH TRẠNG CÁC CUỘC XEM XÉT TRƯỚC ĐÓ (9.3.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: a) tình trạng của các hành động từ các cuộc xem xét trước đó của lãnh đạo;

Điều này có nghĩa là gì?

Sau mỗi cuộc hợp xem xet lãnh đạo luôn có các hành động cần được thực hiện để cải tiến hiệu lực EMS. Tiêu chuẩn yêu cầu bạn rằng, mỗi lẫn xem xét lãnh đạo bạn phải xem lại những hành động mà lãnh đạo đã đưa ra trong lần xem xét trước đã thực hiện tới đâu? Và kết quả đạt được như thế nào để lãnh đạo biết để làm cơ sở cho các quyết định cho lần xem xét sau hiệu quả hơn.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải lập một báo cáo bao gồm những nội dung cần thực hiện của lần xem xét trước, kế hoạch thực hiện, tình trạng hoặc kết quả đạt được trình cho lãnh đạo cao nhất để tiến hành xem xét lãnh đạo.

XEM XÉT CÁC THAY ĐỔI (9.3.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: b) các thay đổi trong:

1) các vấn đề nội bộ và bên ngoài mà liên quan đến hệ thống quản lý môi trường;

2) các nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm, bao gồm cả các nghĩa vụ tuân thủ;

3) các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình;

4) các rủi ro và cơ hội;

 Điều này có nghĩa là gì?

Tổ chức yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải xem xét các yếu tố tác động lên sự phù hợp, thỏa đáng và có hiệu lực của EMS, các yếu tố đó chính là các vấn đề nội bộ và các vấn đề bên ngoài tổ chức được nêu ở điều khoản 4.1 Bối cảnh tổ chức. Thông tin về bối cảnh tổ chức phải nên chỉ rõ có những gì thay đổi không? Chúng có thể bao gồm các thay đổi liên quan đến kinh tế, nhân khẩu học, cạnh tranh, nhà cung cấp, sản phẩm, quy trình, luật hoặc bất kỳ điều gì khác ảnh hưởng đến tổ chức. Điểm mạnh hay điểm yếu của chúng ta có thay đổi không? Có cơ hội hoặc mối đe dọa mới được phát hiện? Đây là những thông tin quan trọng cho việc hoạch định lại chiến lược tổ chức cũng như là cho EMS mà lãnh đạo cao nhất phải nắm được. Tóm lại, sau một thời gian thực hiện các hoạch định cho EMS của bạn, tại một thời điểm nào đó lãnh đạo phải nhìn nhận lại bối cạnh tổ chức hiện tại so với bối cảnh tổ chức tại thời điểm hoạch định có gì thay đổi không? Chúng còn phù hợp với những gì đã hoạch định trước đó không để tìm cơ hội cải tiến nâng cao hiệu lực của EMS. Ví dụ tại thời điểm hoạch định việc xử lý bụi khí thải dùng công nghệ lọc vải, nhưng tại thời xem xét lãnh đạo công nghệ ngưng tụ bằng cyclone phát triển, tổ chức xem xét lại vấn đề thay thế hay không?

Sau khi xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài, việc tiếp theo tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo phải xem xét lại yêu cầu của các bên liên quan. Yêu cầu các bên liên quan được tổ chức xác định khi thiết lập hệ thống EMS, bây giờ tổ chức phải xem lại yêu cầu của các bên liên quan mà tổ chức phải tuân thủ. Yêu cầu này nói lên 2 vấn đề:

• Một là xem xét các nghĩa vụ tuân thủ đã được đáp ứng chưa? Chúng ta cần phải làm gì để đáp ứng các yêu cầu này;
• Hai là các yêu cầu của các bên liên quan có gì thay đổi hay có yêu cầu nào mới phát sinh hay không. Việc xem xét này giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời để đáp ứng các sự thay đổi và các yêu cầu tuân thủ mới phát sinh. Đồng thời cung cấp nguồn lực để đáp ứng sự thay đổi và phát sinh mới này.

Các khía cạnh môi trường đã được nhận diện và thực hiện các biện pháp kiểm soát, trong yêu cầu này tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo phải xem xét lại liệu các biện pháp kiểm soát đã được hoạch định và thực hiện một cách hiệu quả chưa? Có vấn đề nào xảy ra liên quan đến khía cạnh môi trường nào phát sinh và có khía cạnh môi trường nào mới phát sinh không? Việc xem xét khía cạnh môi trường có ý nghĩa giúp lãnh đạo có một bức tranh chung về hoạt động bảo vệ môi trường của tổ chức, đồng thời giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định cần thiết như cung cấp thêm cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, tài chính, … để đảm bảo tất cả các khía cạnh môi trường có nghĩa được kiểm soát một cách có hiệu lực.

Ngoài ra, các rủi ro và cơ hội cũng phải được rà soát trong lần xem xét lãnh đạo. Trong quá trình hoạt động của tổ chức, những cơ hội đã được tận dung hay chưa? Hay các rủi ro có được kiểm soát hay không? Có vấn đề nào thay đổi hoặc phát sinh mới liên quan đến rủi ro và cơ hội không? Việc xem xét các vấn đề này là trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất.

Làm thế nào để chứng minh?

Trong hầu hết các tổ chức, việc xem xét lãnh đạo chỉ liệt kê các đầu mục cần xem xét để đối phó tiêu chuẩn chứ chưa có một dữ liệu đầu vào chi tiết cho việc xem xét các yếu tố này. Vì vậy hầu hết đầu ra của cuộc xem xét điều trống rỗng, không mang lại giá trị cho hệ thống EMS cũng như cho tổ chức.

Để đáp ứng việc này, bạn cần có một dữ liệu cụ thể trình bày tóm tắt hoặc các kết quả phân tích dữ liệu trình cho lãnh đạo cao nhất xem xét và đánh giá.

Đối với các vấn đề nội bộ và bên ngoài bạn cần phải liệt kê tất cả vấn đề nội bộ và bên ngoài hiện tại thời điểm thiết lập EMS hoặc trong kỳ xem xét trước và dữ liệu về các vấn đề nội bộ và bên ngoài hiện tại tổ chức đang đối mặt. so sánh những yếu tố này có gì thay đổi, có gì mới phát sinh và tính phù hợp của yếu tố này liên quan đến các hoạch định cho EMS của bạn. khi nhìn dữ liệu này lãnh đạo dễ dàng nhận định được vấn đề.

Đối với yêu cầu các bên liên quan, các khía cạnh môi trường có nghĩa và các rủi ro và cơ hội cũng cần một bản phân tích tương tự như vậy. Nhìn vào bảng phân tích này lãnh đạo dễ dàng nhận ra vấn đề cần cải tiến cho EMS của bạn.

Một số vấn đề thay đổi trong tổ chức như:

• luật pháp và các quy định;
• hướng dẫn pháp lý liên quan;
• các yêu cầu khác khác (chính sách của công ty, sáng kiến ​​của hiệp hội thương mại, quy tắc thực hành, v.v.);
• quy trình / vật liệu / hoạt động / cơ sở hạ tầng / nhà máy, v.v;
• danh sách nhà cung cấp / nhà thầu, hoặc những thay đổi do họ mang lại;
• cấp độ nhân viên, cơ cấu tổ chức, nhân sự;
• Các khái cạnh và tác động môi trường;

Các thông tin thu thập sự thay đổi từ:

• báo cáo đánh giá nội bộ (đặc biệt là các hành động khắc phục và phòng ngừa và tình trạng hiện tại của chúng);
• báo cáo về các sự cố cá nhân;
• các nguồn thông tin khác (hội nghị thương mại, báo cáo báo chí, tạp chí chuyên môn, v.v.);
• báo cáo thị trường;
• tạp chí môi trường về các vấn đề mới nổi;
• ủy ban môi trường (cục môi trường, sở môi trường, bộ môi trường, …);
• các bên quan tâm bên ngoài;
• hồ sơ khiếu nại và sự cố;
• các cuộc họp về hoạch định/cập nhật các đánh giá rủi ro;
• hồ sơ đào tạo và phân tích nhu cầu;
• Xem xét lãnh đạo về EMS trước đây (nếu có);
• đánh giá liên quan về chất lượng hoặc hệ thống an toàn và sức khỏe.

MỨC ĐỘ ĐẠT CÁC MỤC TIÊU (9.3.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: c) mức độ đạt được của các mục tiêu môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Mục tiêu môi trường của tổ chức là những thước đo chính xác của sự thành công hoặc thất bại của tổ chức hay là thước đo tính hiệu lực của hệ thống EMS của tổ chức. Điều đó làm cho chúng trở thành số liệu rất quan trọng. Trong quá trình xem xét lãnh đạo, lãnh đạo cao nhất sẽ phân tích và đánh giá tiến độ đối với các mục tiêu, những điểm còn hạn chế trong việc đặt và quản lý mục tiêu của tổ chức. Một vấn đề khác có liên quan là lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu cũng nên xem xét.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng báo cáo về tình trạng thực hiện các mục tiêu và kết quả đạt được có thể là cần thiết cho việc đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn. Ngoài ra, bảng báo cáo này cũng nên bao quát các yêu cầu của điều khoản 6.2 và những thay đổi liên quan đến việc thực hiện mục tiêu môi trường nếu có. Trong trường hợp không đạt cũng chỉ rõ nguyên nhân của sự không đạt và cơ hội cải tiến cho lần sau.

 XEM XÉT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC – PHÒNG NGỪA (9.3.d.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: d) thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng về:

1) các sự không phù hợp và các hành động khắc phục;

Điều này có nghĩa là gì?

Mục đích yêu cầu này tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo phải xem lại cách hành động khắc phục trong thời gian qua để biết cái nào mình thực hiện có hiệu quả hay chưa, cái nào chưa có hiệu quả, cái nào bị tái diễn để tìm cơ hội cải tiến. Có rất nhiều trường hợp hành động khắc phục không hiệu quả do thiếu các nguồn lực hỗ trợ mà thẩm quyền cung cấp các nguồn lực này nằm ở lãnh đạo cao nhất.

Hành động khắc phục phòng ngừa nói lên hiệu quả của các hoạch định cho các quá trình gây ra sự không phù hợp, việc xem xét các hành động khắc phục phòng ngừa cũng để xem xét lại liệu các hoạch định kiểm soát và vận hành có phù hợp hay chưa, những quá trình nào xảy ra việc không phù hợp nhiều nhất chứng tỏ việc hoạch định cho quá trình đó chưa phù hợp cần phải xem xét và điều chỉnh lại.

Việc xem xét hành động khắc phục có thể tìm được các cải tiến như:

• Bổ sung đầy đủ các kỹ thuật phân tích và giải quyết vấn đề;
• Cơ hội cho các chương trình đào tạo mới;
• Cơ hội để xem xét các nguồn lực và phân bổ các nguồn lực hợp lý;
• Năng cao khả năng của hệ thống để duy trì kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu.

Làm thế nào để chứng minh?

Có hai điều phải làm ở đây. Một là bạn phải tổng hợp một báo cáo tổng quan các các sự không phù hợp bao gồm:

• Mô tả sự không phù hợp;
• Các hành động thực hiện;
• Kết quả thực hiện và hiệu lực của hành động.

Thứ 2 là phải xem xét những yêu cầu trong điều khoản 10.2 chúng ta có đáp ứng hay không?

XEM XÉT KẾT QUẢ HOẠT THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG (9.3.d.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: d) thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng về:

2) các kết quả theo dõi và đo lường;

Điều này có nghĩa là gì?

Trong điều khoản 9.1.1 chúng ta đã thực hiện giám sát đo lường, điều khoản này yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải xem xét các kết quả giám sát đo lường đó.

Kết quả theo dõi và đo lường thể hiện một phần hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường, các tiêu chí cần đo thường liên quan đến khía cạnh môi trường và các nghĩa vụ tuân thủ. Do đó, việc xem xét này giúp lãnh đạo xem lại những gì mà chúng ta đã hoạch định cho quá trình có đạt được không? và những gì cần phải cải tiến cho hoạt động này.

Làm thế nào để chứng minh?

Một điều lưu ý là tiêu chuẩn không yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải xem xét tất cả các chỉ số giám sát đo lường. Sau một chu kỳ hoạt động thì có hàng ngàn dữ liệu giám sát và đo lường được thu thập, do đó không tài nào lãnh đạo cao nhất đủ thời gian để xem tất cả các dữ liệu này. Vì vậy, bạn chỉ cần chuẩn bị những gì liệu đo lường nào mang tính hệ thống, ví dụ như:

• Kết quả đo lường các khía cạnh môi trường;
• Kết quả đo lường các yêu cầu phải tuân thủ;
• Kết quả đo lường các quá trình then chốt;
• Kết quả đo lường các nguồn lực chủ yếu, …

XEM XÉT KẾT QUẢ ĐÁP ỨNG TUÂN THỦ (9.3.d.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: d) thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng về:

3) đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đão phải xem xét lại các nghĩa vụ tuân thủ mà mình xác định ở điều khoản 6.1 liệu chúng ta có đáp ứng hay không? Trường hợp không đáp ứng, thì thông qua việc xem xét lãnh đạo phải đưa ra các cải tiến phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải có một danh sách các nghĩa vụ tuân thủ của mình, sau đó liệt kê các kết quả đạt được cho việc kiểm soát các nghĩa vụ tuân thủ này. Đối với các nghĩa vụ tuân thủ không đáp ứng được bạn cũng phải chỉ ra nguyên nhân sự không đáp ứng đó để trình lên lãnh đạo xem xét.

 XEM XÉT KẾT QUẢ CÁC CUỘC ĐÁNH GIÁ (9.3.d.4)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: d) thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng về:

4) các kết quả đánh giá;

Điều này có nghĩa là gì?

Các dạng đánh giá thường gặp đối với một tổ chức:

• Đánh giá bên thứ nhất: đánh giá nội bộ (9.2),
• Đánh giá bên thứ hai: các cuộc đánh giá của khách hàng, cơ quan pháp luật, các tổ chức ngành;
• Đánh giá bên thứ 3: đánh giá của cơ quan chứng nhận.

Kết quả đánh giá thường được sử dụng để xác định liệu hệ thống có hoạt động như kế hoạch hay không và liệu các cam kết được công bố trong chính sách môi trường có được tôn trọng hay không. Bạn có thể xác định điều này bằng cách xem xét các kết quả của các đánh giá EMS, các quy trình và khía cạnh môi trường. Kết quả đánh giá cũng được sử dụng để xác định xem chương trình đánh giá có hiệu quả không và bạn có thể xác định điều này bằng cách cung cấp bằng chứng về kết quả đánh giá trước đó và các vấn đề được báo cáo bằng các phương tiện khác. Việc xem xét kết quả các cuộc đánh giá sẽ cung cấp các cơ hội cải tiến như:

• Cải tiến phạm vi và chiều sâu của chương trình đánh giá;
• sự phù hợp của phương pháp đánh giá để phát hiện các vấn đề đáng chú ý trong quản lý;
• Cơ hội đào tạo để năng lực của các đánh giá viên và khám phá các cơ hội nâng cao năng lực của tổ chức;
• Cải tiến mục tiêu của tổ chức;
• Nhận định lại các vấn đề đang tồn tại hay các phát hiện, kiến nghị trong đánh giá và biện pháp giải quyết. Đồng thời có cái nhìn nhận đầy đủ nhất về hiệu lực của EMS của bạn.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Thông tin kết quả các cuộc đánh giá có thể bao gồm thông tin tích cực, không phù hợp và cơ hội cải tiến. Như với tất cả các thông tin được trình bày cho lãnh đạo cao nhất. Sử dụng biểu đồ và đồ họa để trình bày nội dung logic súc tích để tiện cho lãnh đạo xem xét.

Ngoài ra, lãnh đạo cần nên xem xét việc tiến hành cuộc đánh giá có đảm bảo các yêu cầu như điều khoản 9.2 và các cuộc đánh giá này có hiệu lực như mong muốn hay không?

Bạn nên lập một danh sách các các đánh giá đã được thực hiện và kết quả các cuộc đánh giá này, đồng thời nên phân tích rõ những mặt tích cực và những vấn đề cần giải quyết thông qua kết quả của các cuộc đánh giá.

 XEM XÉT SỰ THOẢ ĐÁNG CÁC NGUỒN LỰC (9.3.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: e) sự thỏa đáng của các nguồn lực;

Điều này có nghĩa là gì?

Nguồn lực là thành phần quan trọng để EMS hoạt động và đạt được kết quả như dự kiến. Vì vậy, việc xem xét liệu EMS đã được cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho chúng hoạt động là rất quan trọng, điều này chỉ có duy nhất lãnh đạo cao nhất mới làm được. Ở các tổ chức, ngoài Lãnh đạo cao nhất, ít có người nào có đủ quyền lực để cung cấp đầy đủ nguồn lực cho EMS hoạt động.

Các nguồn lực này được nêu chi tiết ở điều khoản 7.1 của tiêu chuẩn này.

Làm thế nào để chứng minh?

Các nguồn lực cho việc vận hành EMS được yêu cầu chi tiết ở điều khoản 7.1. Điều khoản này yêu cầu chúng ta xem lại những yêu cầu về nguồn lực ở điều khoản 7.1 có được đáp ứng hay chưa?

Làm thế nào để biết các nguồn lực có được đầy đủ? Một số gợi ý sau có thể giúp bạn:

Xem xét các phản hồi của các bên liên quan liên quan đến hoạt động môi trường;

• Hiệu lực của các quy trình: các quá trình vận hành có đạt được kết quả như dự kiến hay không? Nếu không thì liệu nguồn lực cung cấp cho nó có được đáp ứng.
• Kết quả các cuộc đánh giá: các cuộc đánh giá có chỉ ra rằng ở quá trình hay công đoạn nào đang thiếu nguồn lực cần thiết không? hay có các khuyến nghị nào bổ sung thêm nguồn lực hay không?
• Kết quả theo dõi và đo lường: các kết quả theo dõi và đo lường sẽ cho ra các kết quả các chỉ số này chưa đạt được, liệu các chỉ số chưa đạt này là do thiếu các nguồn lực hay không?

Các nguồn lực cần thiết có thể bao gồm:

• Các công cụ;
• Thiết bị;
• Cơ sở hạ tầng, phương tiện vận chuyển;
• Thông tin liên lạc;
• Tài chính;
• Con người;
• Nguồn lực theo dõi và đo lường.

XEM XÉT THÔNG TIN TỪ CÁC BÊN LIÊN QUAN (9.3.f)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: f) (các) trao đổi thông tin có liên quan từ các bên quan tâm, kể cả các phàn nàn;

Điều này có nghĩa là gì?

Trao đổi thông tin từ các bên liên quan có thể liên quan đến nhiều vấn đề như:

• Các yêu cầu mới từ các bên liên quan;
• Các thông báo của các bên liên quan (báo cáo môi trường, báo cáo an toàn lao động, báo cáo tình hình sử dụng năng lượng, … có đúng thời hạn và tầng suất quy định không? Có vấn đề gì không? …);
• Các văn bản xử phạt từ các bên chức năng;
• Các khuyến nghị từ khách hàng và các bên liên quan;
• Các phàn nàn hay khiếu này từ các bên liên quan;
• Các cuộc hội nghị phổ biến các yêu cầu hay lấy ý kiến về các văn bản sắp ban hành.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải liệt kê các nội dung trao đổi thông tin như phần trên trình lãnh đạo xem xét.

Khi xem xét trao đổi thông tin với các bên ngoài, bạn đang cố gắng xác định mức độ hài lòng của các bên này với bạn. Xác định nếu khiếu nại đang giảm và phản hồi tích cực tăng, thì hệ thống của tổ chức có xu hướng tích cực. Những phản hồi nhỏ có thể được giải quyết trước khi chúng trở thành những lời phàn nàn lớn (chẳng hạn như một người hàng xóm đề cập đến mùi từ nhà máy)? Quan trọng nhất là bất kỳ ý kiến ​​bạn đã nhận được từ các bên hành pháp như chính quyền địa phương, cơ quan bảo vệ môi trường của chính phủ đều phải được xem xét bởi lãnh đạo cao nhất.

 XEM XÉT CÁC CƠ HỘI CẢI TIẾN (9.3.g)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: g) các cơ hội cải tiến liên tục.

Điều này có nghĩa là gì?

Cải tiến là một phần rất quan trọng để năng cao hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường. Vậy các cơ hội cải tiến có được từ đâu? Sau đây là một số gợi ý về cải tiến:

• Các vấn để rút ra từ việc phân tích dữ liệu ở điều khoản 9.1.3;
• Các đề xuất cải tiến từ các phòng ban;
• Các điểm không phù hợp xuất hiện;
• Các sự thay đổi trong E

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn nên chuẩn bị các tài liệu liệt kê ở trên, phân tích và báo cáo cho lãnh đạo cao nhất để lãnh đạo cao nhất xem xét và đưa ra các vấn đề cần cải tiến. Xem xét lãnh đạo có thể được mở rộng nội dung cho các yêu cầu khác trong ISO 14001 như theo dõi và xem xét thông tin (chẳng hạn như điều khoản 4.1 và 4.2).

Bạn có bất kỳ khuyến nghị từ các bên liên quan bên ngoài hoặc nhân viên của tổ chức? Nếu vậy, các khuyến nghị này nên được xem xét để xem liệu họ có thể được thực hiện để làm cho các quá trình hoạt động tốt hơn và có thể tiết kiệm tiền hay không. Nếu quyết định là không thực hiện một đề nghị, nên đưa ra phản hồi cho người đề xuất nó một cách trân trọng.

 ĐẦU RA CỦA XEM XÉT LÃNH ĐẠO (9.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Các kết quả xem xét của lãnh đạo phải bao gồm:

– các kết luận về sự phù hợp liên tục, thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường;

– các quyết định liên quan đến các cơ hội cải tiến liên tục;

– các quyết định liên quan đến bất cứ nhu cầu thay đổi nào đối với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm cả các nguồn lực;

– các hành động, nếu cần thiết, khi đã không đạt được các mục tiêu môi trường;

– các cơ hội để cải tiến sự tích hợp của hệ thống quản lý môi trường với các quá trình hoạt động chủ chốt khác, nếu cần thiết;

– bất kỳ các điều gợi ý liên quan đối với các định hướng chiến lược của tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Hiệu lực của hệ thống EMS có được do kết quả của đánh giá của các vấn đề sau:

• Chính sách: chúng tôi vẫn đáp ứng các cam kết chính sách của mình và chính sách của chúng tôi có đáp ứng nhu cầu của chúng tôi không?
• Pháp lý và các yêu cầu khác: chúng tôi có duy trì tuân thủ không và nếu được yêu cầu, chúng tôi có thể sử dụng các kết quả đầu ra từ kết quả giám sát và đo lường để chứng minh điều này với các cơ quan quản lý không?
• Đánh giá sự tuân thủ: điều này nói gì về khả năng tổ chức để duy trì kết quả đạt được của EMS trong các thông số dự định đạt được không?
• Mục tiêu và chỉ tiêu: mục tiêu và chỉ tiêu của chúng ta có đạt được hay không? Và những mục tiêu nào cần được sửa đổi và những mục tiêu nào cần được thêm mới?
• Nhận dạng / đánh giá tác động: những dữ liệu này cho chúng tôi biết về hiệu quả của của việc kiểm soát các tác động môi trường, liệu chúng ta có kiểm soát tốt chúng như hoạch định hay không?
• Sự cố / lỗi hệ thống: những dữ liệu này cho chúng ta biết về hiệu lực của EMS, liệu chúng ta có những sự cố nghiêm trọng ngoài kiểm soát không?
• Hệ thống giám sát và đo lường: hệ thống giám sát và đo lường có đủ khả năng để phát hiện tất cả các sai hỏng của hệ thống không? Nếu chúng đủ khả năng cho thấy EMS bạn có hiệu lực

Từ các vấn đề này cho thấy rằng hệ thống EMS của chúng ta có hiệu lực hay không?

Đối với các vấn đề cải tiến, sau khi chúng ta xem xét tất cả các yêu cầu đầu vào ở trên và tìm thấy những lổ hỏng và những điểm cần cải tiến của EMS, lãnh đạo sẽ quyết định tổ chức cần phải cải tiến những nào mục nào trước, những hạn mục nào sau, việc quyết định các cơ nội nào cần phải thực hiện trước hay sau chúng phụ thuộc vào tính khẩn cấp của vấn đề và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Chúng ta nên phân biệt giữa cải tiến và thay đổi để tránh hiểu nhầm. Cải tiến là hoạt động để nâng cao kết quả thực hiện, còn Thay đổi là sự đổi mới phương pháp, thủ tục, thông tin hoặc nguồn lực nhằm đổi mới quá trình năng cao hiệu quả. Cải tiến là sự tiếp cận dựa trên cái cũ để làm nó tốt hơn, còn thay đổi là đưa cái mới vào để nó tốt hơn. Khi quá trình xem xét dữ liệu đầu vào, Lãnh đạo cao nhất phải xem xét xem những cái nào đã phù hợp, nhưng cái nào chưa phù hợp cần thay đổi cái mới. Chẳng hạn các thay đổi về nguồn lực như: công nghệ mới, thiết bị mới và con người mới.

Các hành động liên quan đến các mục tiêu môi trường thường có 2 dạng, một là hành động để năng cao khả năng đạt được mục tiêu môi trường và thứ 2 là năng cao tính thử thách của mục tiêu. Trong trường hợp mục tiêu bạn không có khả năng đạt được thì quyết định điều chỉnh mục tiêu là một quyết định được đưa ra bởi lãnh đạo hay có thể là cung cấp thêm các nguồn lực để đạt được mục tiêu. Trong trường hợp mục tiêu bạn đã đạt được một cách dễ dàng thì việc nâng mức độ khó của mục tiêu là một yêu cầu gần như bất buộc, điều này giúp tổ chức năng cao hiệu lực của EMS của tổ chức.

Các vấn đề tồn tại của EMS sau khi phát hiện thông qua xem xét lãnh đạo là một cơ hội cải tiến tuyệt vời cho EMS của bạn, chính vì vậy lãnh đạo phải thực hiện các hành động phù hợp để tận dụng các vấn đề này nhằm đạt được sự cải tiến liên tục của EMS.

Việc xem xét lãnh đạo cũng cần cân nhắc đến định hướng chiến lược của tổ chức. Khi có sự thay đổi của định hướng chiến lược như một sản phẩm mới hình thành hoặc một sản phẩm đang sản xuất bị ngưng sản xuất thì lãnh đạo cũng đưa ra các quyết định phù hợp để đảm bảo rằng EMS của bạn luôn bao quát phạm vi và kiểm soát được tất cả vấn đề mới phát sinh trong EMS của bạn.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu ra của xem xét lãnh đạo của bạn cần phải đảm bảo các yêu cầu đã mô tả ở trên.

 LƯU LẠI THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN CHO VIỆC XEM XET (9.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng về các kết quả xem xét của lãnh đạo.

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng như các yếu tố đầu vào để xem xét quản lý phải được ghi lại và kết quả đầu ra cũng phải lập thành văn bản.

Hồ sơ từ việc xem xét của lãnh đạo là cần thiết lưu lại vì nhiều lý do:

• truyền đạt các hành động từ việc xem xét đến những người đang thực hiện chúng;
• truyền đạt các quyết định và kết luận như một phương tiện tạo động lực cho nhân viên;
• cho phép so sánh được thực hiện tại các đánh giá sau này khi xác định tiến độ;
• xác định cơ sở mà các quyết định đã được đưa ra;
• chứng minh hiệu lực của EMS cho các bên liên quan;
• Và làm đầu vào xem xét lãnh đạo tiếp theo.

Làm thế nào điều này được chứng minh?

Các hồ sơ từ các xem xét của lãnh đạo cần phải có:

Ngày xem xét (vị trí có thể cần thiết nếu việc xem xét được tiến hành tại một cuộc họp);

• Những người đóng góp ý kiến vào việc xem (chủ sở hữu quá trình, người quản lý chức năng, quản lý đại diện, đánh giá viên …);
• Các tiêu chí mà hệ thống quản lý đang được đánh giá hiệu quả (mục tiêu, biện pháp và mục tiêu của tổ chức);
• Các tiêu chuẩn mà hệ thống quản lý sẽ được đánh giá để phù hợp liên tục (những thay đổi trong tương lai trong tổ chức, pháp luật, tiêu chuẩn, yêu cầu của khách hàng, thị trường);
• Bằng chứng được gửi, kiểm tra kết quả thực hiện hiện tại của ban quản lý hệ thống (biểu đồ, bảng và các dữ liệu khác chống lại các mục tiêu);
• Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa (SWOT – phân tích: Chúng ta giỏi gì? Cái gì chúng ta không giỏi? Chúng ta có thể thay đổi cái gì? chúng ta không thể thay đổi? Chúng ta phải thay đổi điều gì?);
• Kết luận (là hệ thống quản lý có hiệu quả hay không và nếu không theo cách nào?);
• Hành động và quyết định (những gì sẽ giữ nguyên và những gì sẽ thay đổi?);
• Trách nhiệm và thời gian cho các hành động (ai sẽ làm điều đó và khi nào nó sẽ được hoàn thành?).