ISO 9001:2015: Bàn về sự hiệu quả của điều khoản 4.1

Ngày đăng: 25/12/2019
Nhiều ý kiến cho rằng điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 là thừa, không áp dụng được trong thực tế, hay làm cho có, … Bài viết sẽ phân tích sâu về ý nghĩa thực tiễn cũng như tinh thần tiêu chuẩn trong điều khoản này.

Điều khoản 4.1 là điều khoản đầu tiên trong các yêu cầu của tiêu chuẩn, điều này nói lên rằng chúng ta phải thực hiện nó đầu tiên trước khi xây dựng hệ thống quản lý và cũng thường xuyên phải theo dõi cập nhật chúng.

Trước khi xây dựng chiến lược phát triển công ty hay một sản phẩm hoặc tầm nhìn, điều đầu tiên mà chúng ta làm là nhìn lại chính mình và nhìn nhận môi trường xung quanh của chúng ta như thế nào. Từ đó chúng ta mới đưa ra tầm nhìn và định hướng chiến lược cho tương lai.

Đối với vấn đề bên ngoài mà chúng ta phải nhìn nhận một số vấn đề như:

  • Về thị trường:

- Đối thủ cạnh cạnh mình là ai?

- Họ có những ưu và nhược điểm gì?

- Khách hàng mình là ai? Đặc điểm tiêu dùng của họ là gì?

- Thị phần mình bao nhiêu? Mình có thể đạt được tối đa là bao nhiêu?

- Sản phẩm thay thế mình là gì?

- Xu hướng tiêu dùng như thế nào? …

  • Về yếu tố chính trị và tình hình quốc tế

- Tình hình chính trị có biến động gì không?

- Các ràng buộc pháp lý nào có thể hình thành trong tương lai?

- Các hàng rào kinh tế kỹ thuật nào có thể xuất hiện?

- Các xung động nào có thể ảnh hướng đến chúng ta?…

  • Về tình hình nguồn nguyên liệu

- Tình hình cung cấp nguồn nguyên liệu?

- Các yếu tố ảnh ảnh hưởng đến nguồn nguyên liệu?

- Các nguồn nguyên liệu thay thế nào có thể hình thành? …

  • Tình hình nguồn nguyên nhiên liệu:

- Tình hình giá dầu thế giới và trong nước ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp?

- Tình hình giá điện, và tương lai nguồn năng lượng giá thành tăng hay giảm, đủ hay thiếu?

- Các nguồn nhiện liệu khác;…

  •  Xu hướng công nghệ

- Tình hình phát triển công nghệ trên thế giới;

- Xu hướng công nghệ mới; …

  • Thị trường tài chính:

- Lãi xuất cho vay và thị trường cho vay như thế nào;

- Tỷ giá đô là và các ngoại tệ khác;

- Xu hướng tài chính tương lai;

- Nguồn cung tài chính như thế nào;

- Các yếu tố lạm phát như thế nào?

  • Các yếu tố cơ sở hạ tầng địa phương:

- Giao thông và tình hình giao thông như thế nào;

- Phương tiện giao thông thay thế như thế nào;

- Cảng và dịch vụ cảng như thế nào;

  • Các yếu tố lao động

- Tỷ lệ thất nghiệp địa phương;

- Trình độ nhân lực địa phương;

- Các đặc điểm địa phương

  • Điều kiện tư nhiên:

- Thời tiết;

- Các biến cố thời tiết, tự nhiên (động đất, sóng thần, khô hạn, mưa lũ …)

Các yếu tố nội bộ

  • Công nghệ – thiết bị

- Công nghệ mình hiện đại hay lỗi thời;

- Năng suất sản xuất đủ, thiếu, thừa;

- Các sự cố công nghệ

  • Cơ sở vật chất – nhà xưởng

- Nhà xưởng còn rộng hay thiếu;

- Nhà xưởng cũ hay mới;

  •  Sản phẩm;

- Sản phẩm phân khúc nào?

- Thị phần sản phẩm

- Khả năng phát triển sản phẩm mới, …

- Tỷ lệ hàng phế phẩm, …

  • Tài chính

- Tiền thiếu hay đủ;

- Năng lực đầu tư tài chính như thế nào?

- Dòng tiền hợp lý chưa?

  • Con người

- Con người đủ hay thiếu;

- Dễ tuyển hay khó tuyển;

- Năng lực đủ chưa?

- Lòng trung thành người lao động như thế nào?

- Đặc điểm văn hoá của họ như thế nào?

  • Các vấn đề nội bộ khác nữa tôn giáo, bất đồng ngôn ngữ,…

Đây là một loạt các vấn đề nội bộ và bên ngoài mà chúng ta phải xem xét khi hoạch định QMS cũng như để duy trì QMS của bạn. Không một tổ chức nào sản xuất kinh doanh mà không luôn theo sát các vấn đề này. Trước khi muốn sản xuất sản phẩm thì phòng thị trường tiến hàng khảo sát khách hàng, hay đối với các tổ chức nhập khẩu thép họ luôn theo dõi giá thép thế giới và tỷ giá ngoại tệ.

Thực tế việc theo dõi bối cảnh của doanh nghiệp luôn thực hiện thường xuyên, chẳng hạn phòng kinh doanh liên tục cập nhật tình hình thị trường, phòng kế toán luôn cập nhật về tài chính và dòng tiền, phòng kỹ thuật sản xuất luôn cập nhật tình hình thiết bị và sản phẩm, phòng nhân sự luôn cập nhật tình hình lao động và nguồn cung lao động. Từ các yếu tố này, lãnh đạo sẽ đưa ra chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng phù hợp. Với thiết bị cũ kỹ, hầu hết công đoạn thủ công, chẳng một công ty điện tử nào như vậy tuyên bố là chất lượng sản phẩm đứng đầu thế giới cả. Tuỳ theo yếu tố bên ngoài và nội lực bên trong tổ chức, lãnh đạo đưa ra chính sách chất lượng phù hợp với điều kiện hiện tại và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Vậy ai là người thực hiện việc phân tích bổi cảnh tổ chức? Hầu hết tất cả tổ chức cảm thấy điều khoản này vô ích bởi vì người thực hiện quá trình phân tích bối cảnh là nhân viên phụ trách ISO, họ chỉ đoán mò một số vấn đề hay được gợi ý của bên tư vấn. Bối cảnh tổ chức thay đổi từng ngày tuy nhiên phiếu phân tích bối cảnh tổ chức chỉ là 1 và sử dụng cho 3 – 4 năm không đổi. Theo logic tiêu chuẩn thì điều này nằm trước điều khoản 5.3 Phân công trách nhiệm và quyền hạn, nghĩa là cái gì trước khi phân công nhiệm vụ thì trách nhiệm thuộc về lãnh đạo cao nhất, tức là lãnh đạo phải thực hiện điều này, chỉ có lãnh đạo mới hiểu tường tận bối cảnh tổ chức. Chính sự hiểu tường tận này mà lãnh đạo mới đưa ra những quyết sách kịp thời. Giả sử bộ phận mua hàng báo cáo với lãnh đạo cao nhất rằng, năm nay vùng nguyên liệu hạn hán nên thất thu, lãnh đạo cao nhất liền đưa ra chiến lược tồn trữ nguyên liệu hoặc nhập khẩu nguyên liệu. Chính vì điều này, mà bối cảnh tổ chức đoàn đánh giá thường phỏng vấn lãnh đạo chứ không hỏi chuyên viên ISO. và đây lá lý do mà tiêu chuẩn yêu cầu “Tích hợp các quá trình quản lý tổ chức vào hệ thống quản lý chất lượng”. Nghĩa là các việc lãnh đạo cao nhất phải làm phải tích hợp vào hệ thống QMS. Và tổ chức luôn nhớ rằng đây là yêu cầu cho lãnh đạo cao nhất.

Tại sao điều khoản này không yêu cầu thông tin dạng văn bản? đây là một điều rất hay trong tiêu chuẩn, bối cảnh tổ chức thay đổi từng ngày thậm chí từng giây đối với các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu vì giá dầu lên xuống bất thường. do đó, không thể bất cứ thay đổi nào cũng phải ghi ra giấy hết được. Vì vậy tiêu chuẩn không yêu cầu văn bản là vậy.

Tóm lại, điều khoản này nói rằng, lãnh đạo phải thường xuyên xem xét bối cảnh tổ chức (như các vấn đề ở trên) để đưa các quyết định hợp lý và kịp thời cho QMS luôn hiệu lực.

Nguồn: Quantri24h


Link rss

tin tức cùng chuyên mục:
ISO 9001:2015 - Rủi ro và cơ hội (3504 Lượt xem)
ISO 9001:2015 mức độ kiểm soát nhà cung cấp (864 Lượt xem)
Một số công cụ hỗ trợ và tiêu chuẩn áp dụng cho các điều khoản ISO 9001 (892 Lượt xem)
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu (10294 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 7.2, 7.3, 7.4 Năng lực, Nhận thức, Trao đổi thông tin (1712 Lượt xem)
Một số nguyên tắc trong quản lý chất lượng (2396 Lượt xem)
Khoản 4.3 Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng (1378 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 9.1.3 Phân tích và đánh giá kết quả đã đo lường (1409 Lượt xem)
Khoản 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống Phần 1 (1172 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 9.2 Đánh giá nội bộ (5620 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình phần 2 (1449 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình Phần 3 (1615 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 5.1: Sự lãnh đạo và cam kết (1475 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 5.2 Chính sách chất lượng (2249 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức (1595 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 6.1 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội (3851 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu (3552 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 6.3 Hoạch định sự thay đổi (1057 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 7.1: Nguồn lực (1392 Lượt xem)
ISO 9001:2015 - Khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản (2154 Lượt xem)
HƠN 1.000 DOANH NGHIỆP ĐƯỢC CHUYÊN GIA CỦA ICERT TƯ VẤN, ÁP DỤNG HIỆU QUẢ VÀ ĐẠT CHỨNG NHẬN THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VÀ QUỐC TẾ
Trụ sở chính Địa chỉ:  Số 07, ngách 21, ngõ 168 Nguyễn Xiển, Hạ Đình, Thanh Xuân, Tp. Hà Nội
Hotline: 0963 889 585

Tel: 024 6650 6199
Email: hn@icert.vn
 
Chi nhánh Miền Trung Địa chỉ: K171/63 Trần Thái Tông, Phường An Khê, Quận Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng
Hotline: 0919 651 159
Email: dn@icert.vn

 
Chi nhánh Miền Nam Địa chỉ: 39 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
Hotline: 0966 995 916

Tel: 028 6271 7639
Email: hcm@icert.vn
 
Hotline 24/7: 0963 889 585/ 0966 995 916