Six Sigma - giải pháp hạn chế sai sót, khiếm khuyết trong quy trình kinh doanh

Ngày đăng: 31/05/2022

(VietQ.vn) - Six Sigma không phải hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, hay hệ thống chứng nhận chất lượng. Thay vào đó, đây là hệ phương pháp giúp giảm thiểu khiếm khuyết dựa trên việc cải tiến quy trình.

Giảm thiểu khiếm khuyết dựa trên cải tiến quy trình

Six Sigma (6 Sigma) là hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khiếm khuyết đến mức 3, 4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong quy trình kinh doanh. Trong việc định nghĩa khiếm khuyết, 6 Sigma tập trung vào việc thiết lập sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng và vì thế có tính định hướng khách hàng rất cao.

Hệ phương pháp 6 Sigma dựa trên tiến trình mang tên DMAIC:

Define (xác định),
Measure (đo lường),
Analyze (phân tích),
Improve (cải tiến),
và Control (kiểm soát).

6 Sigma không phải là hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, hay là một hệ thống chứng nhận chất lượng.

Thay vào đó, đây là hệ phương pháp giúp giảm thiểu khiếm khuyết dựa trên cải tiến quy trình. Đối với đa số doanh nghiệp Việt Nam, điều này có nghĩa thay vì tập trung vào đề xướng chất lượng vốn ưu tiên vào việc kiểm tra lỗi trên sản phẩm, hướng tập trung được chuyển sang cải thiện quy trình sản xuất để các lỗi không xảy ra.

6 Sigma dựa trên tiến trình mang tên DMAIC.

6 Sigma bao gồm các phương pháp thực hành kinh doanh tốt nhất và kỹ năng giúp doanh nghiệp thành công và phát triển, đem lại các lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp, 6 Sigma không chỉ là phương pháp phân tích thống kê cơ bản và chi tiết.

Tiềm năng thu được từ 6 Sigma có ý nghĩa quan trọng trong các doanh nghiệp dịch vụ và các hoạt động phi sản xuất như trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học. 6 Sigma có thể áp dụng trong các hoạt động quản lý, tài chính, dịch vụ khách hàng, tiếp thị, hậu cần, công nghệ thông tin. Các hoạt động này ngày càng trở nên quan trọng trong cạnh tranh hiện nay. Tỷ trọng công nghiệp dịch vụ ngày càng tăng trong khi các nhà cung cấp dịch vụ thường mới chỉ đạt hiệu suất hoạt động là 70%.

Việc áp dụng 6 Sigma thực sự đem lại một cuộc cách mạng trong tổ chức. Thực hiện 6 Sigma không phải là không có những rủi ro. Bất kỳ một mức độ thực hiện 6 Sigma nào dù là 2 Sigma, 3 Sigma hay 4 Sigma đều cần có sự đầu tư về thời gian, nguồn lực và tiền bạc.

Lợi ích đem lại từ 6 Sigma

Thứ nhất:

6 Sigma giúp giảm chi phí sản xuất. Với tỷ lệ lỗi giảm đáng kể, doanh nghiệp có thể loại bỏ lãng phí về nguyên vật liệu và việc sử dụng nhân công kém hiệu quả liên quan đến khiếm khuyết. Điều này sẽ giảm bớt chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm, từ đó gia tăng lợi nhuận.

Thứ hai:

6 Sigma giúp giảm chi phí quản lý. Khi tỷ lệ khiếm khuyết giảm và không còn tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.

Thứ ba:

6 Sgima góp phần làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Phần lớn doanh nghiệp tư nhân Việt Nam gặp phải vấn đề tái diễn liên quan đến sản phẩm không đáp ứng yêu cầu khiến khách hàng không hài lòng và có khi hủy bỏ đơn đặt hàng. Vì thế, thông qua việc giảm đáng kể tỷ lệ lỗi từ công cụ 6 Sigma, doanh nghiệp sẽ luôn cung cấp đến khách hàng những sản phẩm tốt nhất họ yêu cầu và làm tăng sự hài lòng nơi họ.

Thứ tư:

6 Sgima làm giảm thời gian chu trình. Càng mất nhiều thời gian để xử lý nguyên vật liệu và thành phẩm trong quy trình sản xuất thì chi phí sản xuất càng cao. Tuy nhiên, với 6 Sigma, có ít vấn đề nảy sinh hơn trong quá trình sản xuất, có nghĩa là quy trình luôn được hoàn tất nhanh hơn, vì vậy, chi phí sản xuất, đặc biệt là chi phí nhân công trên từng đơn vị sản phẩm làm ra sẽ thấp hơn.

Hệ thống 6 Sigma giúp giảm thiểu chi phí và nâng cao năng suất chất lượng

Thứ năm:

6 Sigma giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hẹn. Một vấn đề thường gặp với nhiều doanh nghiệp sản xuất tư nhân Việt Nam là tỷ lệ giao hàng trễ rất cao. Những dao động bất ổn sinh ra vấn đề này có thể được loại trừ trong Sigma. Do vậy, 6 Sigma được vận dụng để giúp đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn và đều đặn.

Thứ sáu:

6 Sgima giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất dễ dàng hơn. Một công ty với sự quan tâm cao về cải tiến quy trình và loại trừ các nguồn gốc gây khiếm khuyết sẽ có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về những tác nhân tiềm tàng cho các vấn đề trong những dự án mở rộng quy mô sản xuất. Vì vậy, các vấn đề ít có khả năng xảy ra khi công ty mở rộng sản xuất và nếu có xảy ra cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết.

Thứ bảy:

6 Sigma góp phần tạo nên những thay đổi tích cực trong văn hóa công ty.

Thứ tám:

6 Sigma cũng vượt trội về yếu tố con người không kém ưu thế của nó về kỹ thuật. Nhân viên thường tự hỏi bằng cách nào để họ giải quyết những vấn đề khó khăn. Nhưng khi họ được trang bị công cụ để đưa ra những câu hỏi đúng, đo lường đúng đối tượng, liên kết một vấn đề với một giải pháp và lên kế hoạch thực hiện thì họ có thể tìm ra những giải pháp cho vấn đề một cách dễ dàng hơn.

Mặc dù Six Sigma thường được áp dụng chủ yếu để giảm thiểu khiếm khuyết trong quy trình sản xuất, phương pháp tương tự cũng được sử dụng để cải tiến các quy trình kinh doanh khác. Cụ thể như: