ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn được quốc tế công nhận cho việc quản lý chất lượng doanh nghiệp, áp dụng cho quá trình tạo ra và kiểm soát sản phẩm, dịch vụ của một tổ chức cung cấp và quy định kiểm soát có hệ thống các hoạt động để đảm bảo nhu cầu và mong đợi của khách hàng được đáp ứng.
Dưới đây là 9 bước doanh nghiệp triển khai áp dụng ISO 9001:2015 cần nắm rõ khi áp dụng:
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001
Doanh nghiệp cần tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001, các yêu cầu của tiêu chuẩn sau đó đối chiếu với thực tế doanh nghiệp mình.
Ở bước này, các đơn vị tư vấn sẽ tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan tới tiêu chuẩn cho doanh nghiệp.
Bước 2: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn
Đối với doanh nghiệp đã có quá trình và thủ tục được thiết lập: Các quy trình đã được viết ra một cách đầy đủ, bước này có thể tiến hành đơn giản. Việc đánh giá quá trình và thủ tục sẽ do người có kiến thức về ISO thực hiện.
Đây thực sự là bài toán khó cho doanh nghiệp. Do đó, nội dung này sẽ được thực hiện tốt nhất nếu có một đơn vị tư vấn ISO thực hiện. Việc đánh giá độc lập và đưa ra các khuyến nghị, kế hoạch để áp dụng thành công ISO.
Sau đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng của bạn phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 3: Thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9001
Việc áp dụng ISO 9001 có thể xem như dự án lớn. Vì vậy các doanh nghiệp cần tổ chức thành dự án sao cho hiệu quả. Nói chung, nên có một ban chỉ đạo ISO 9001 hoặc nhân sự phụ trách có kiến thức về ISO tại doanh nghiệp. Việc có nhân sự như vậy sẽ giúp quá trình xây dựng hệ thống, áp dụng ISO trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Bước 4: Thiết lập quy trình và xây dựng văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Đây là một trong những bước quan trọng và tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình áp dụng ISO. Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống các tài liệu bắt buộc. Việc viết các tài liệu này sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Nhưng nó cũng trả lời được câu hỏi: “Tổ chức sẽ được gì sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001”? Sẽ có các mẫu sẵn có để doanh nghiệp tham khảo và dựa vào đó để viết theo sao cho phù hợp và đúng với điều kiện thực tế của tổ chức. Mỗi một hạng mục lại có nhiều mẫu để bạn tham khảo. Việc lựa chọn các mẫu này sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Nó phải đáp ứng được việc xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.
Từ những nội dung đã đánh giá thực trạng trước đó, doanh nghiệp cần hệ thống hóa lại quy trình, các yếu tố cần quản lý trong doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp xây dựng các văn bản để cụ thể hóa công việc cần quản lý. Ví dụ: Quy trình quản lý sản xuất; Quy trình quản lý máy móc thiết bị; Quy trình kiểm soát nguyên vật liệu…
Bước 5: Triển khai áp dụng trên thực tế hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
+ Phổ biến cho mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000.
+ Hướng dẫn cho cán bộ, công nhân viên thực hiện theo các qui trình, thủ tục đã được viết ra.
+ Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ và thủ tục được mô tả.
+ Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Trong quá trình đó, các quy trình làm việc mới có thể làm phát sinh một số vấn đề. Những vấn đề đó phải được ghi chép lại thành hướng dẫn thực hiện chi tiết công việc. Việc này phải được chính những nhân viên trực tiếp làm công việc đó viết ra.
Bước 6: Đánh giá nội bộ
Ở bước 2, tổ chức đã cử người làm đại diện, có hiểu biết nhất định về ISO. Sau các bước thực hiện, ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải đánh giá nội bộ định kỳ hàng tháng. Đánh giá để biết được chất lượng công việc sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001. Đây là việc làm cần thiết và quan trọng trước khi được đánh giá chứng nhận ISO 9001.
Đánh giá nội bộ nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp tiêu chuẩn chưa? Hệ thống có được thực hiện một cách hiệu quả không? Xác định vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
Bước 7: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
+ Đánh giá trước chứng nhận.
+ Lựa chọn tổ chức chứng nhận.
+ Tổ chức chứng nhận là tổ chức thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
+ Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá.
Bước 8: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty.
Bước 9: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Doanh nghệp cần duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng của công ty.
Trên đây là một số bước công việc cơ bản cần phải tiến hành để đạt chứng nhận ISO 9001. Thời gian và khối lượng công việc phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng doanh nghiệp.
Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể. Trong đó có việc phân công bộ phận hay con người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.
Doãn Trung - VietQ
