Quá trình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Yên Bái, do một số cơ quan, đơn vị còn chưa quen với cách tiếp cận và giải quyết công việc theo quy trình nên việc xây dựng và áp dụng HTQLCL chưa thực sự gắn kết với hoạt động cải cách hành chính, hiệu quả chưa cao.
Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 (nay là ISO 9001:2015) vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (gọi tắt Quyết định số 19); Kế hoạch số 90/KH-SKHCN ngày 01/10/2021 của Sở Khoa học và Công nghệ về kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 đối với các cơ quan HCNN tỉnh Yên Bái năm 2021, Sở Khoa học và Công nghệ đã thành lập đoàn kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 của các cơ quan HCNN tỉnh Yên Bái năm 2021.
Theo đó, Đoàn đã tiến hành kiểm tra trực tiếp tại 52 cơ quan, đơn vị (Trong đó: 05 sở ban, ngành và 05 Chi cục; 04 huyện và 38 xã thuộc các huyện Mù Cang Chải, Lục Yên, Yên Bình và Văn Chấn). Kiểm tra gián tiếp trên trang thông tin điện tử iso.yenbai.gov.vn đối với 161 cơ quan HCNN (Trong đó: 26 cơ quan HCNN cấp tỉnh, cấp huyện và 135 xã, phường và thị trấn).
Qua kiểm tra trực tiếp 52 đơn vị cho thấy nhìn chung các cơ quan đã triển khai tốt hoạt động xây dựng áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.
Đã kịp thời kiện toàn lại Ban chỉ đạo ISO, trong đó lãnh đạo cao nhất làm Trưởng ban, thường xuyên chỉ đạo, điều hành, đôn đốc các phòng, ban và toàn thể cán bộ công chức trong đơn vị áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đảm bảo tiến độ theo kế hoạch đã được phê duyệt.
Có 50/52 cơ quan HCNN (chiếm 96,1%) đã xây dựng, đưa vào áp dụng thực tế đầy đủ các quy trình HTQLCL theo Quyết định 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ và 100% thủ tục hành chính được UBND tỉnh công bố thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị.
Tuy nhiên có 39/52 cơ quan HCNN (chiếm 75,0%) đã thực hiện xây dựng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015, đưa vào áp dụng thực tế quy trình đã xây dựng nhưng vẫn còn một số quy trình chưa thực hiện rà soát, sửa đổi các văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ xử lý vẫn còn lưu thừa hoặc lưu thiếu, chưa bổ sung quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính vào quy trình ISO;
Tại thời điểm kiểm tra có 19/52 cơ quan (chiếm 36,5%) đã tiến hành đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo về HTQLCL theo đúng quy định; 32/52 cơ quan (chiếm 61,5%) đã tiến hành đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo về HTQLCL, tuy nhiên việc đánh giá nội bộ còn chưa đầy đủ theo hướng dẫn, nội dung thực hiện còn chung chung, chưa đúng thực tế, quá trình kiểm tra chéo giữa các bộ phận chưa theo hướng dẫn.
Nhìn chung việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị gọn gàng, ngăn nắp, khoa học theo đúng quy định của TCVN ISO 9001:2015. Tuy nhiên, một số cơ quan việc sắp xếp hồ sơ, ghi các thông tin trên nhãn hồ sơ, tài liệu chưa đầy đủ thông tin cần thiết để dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng.
Đoàn kiểm tra đã hướng dẫn khắc phục những điểm chưa phù hợp trên; Có 50/52 cơ quan đã đăng tải tài liệu HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 lên Trang thông tin điện tử iso.yenbai.gov.vn.
Sở Khoa học và Công nghệ đã tiến hành kiểm tra gián tiếp trên Trang thông tin điện tử iso.yenbai.gov.vn đối với 26 cơ quan HCNN cấp tỉnh, cấp huyện và 153 xã, phường và thị trấn.
Nhìn chung, ngay từ đầu năm các đơn vị đã ban hành kế hoạch, mục tiêu chất lượng năm 2021 và quyết định kiện toàn lại Ban chỉ đạo xây dựng, áp dụng, duy trì HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (khi có sự thay đổi thành viên ban chỉ đạo); cập nhật các thay đổi văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL; rà soát, chỉnh sửa lại các quy trình HTQLCL đảm bảo 100% thủ tục hành chính đã được UBND tỉnh phê duyệt và đưa vào áp dụng tại cơ quan; thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục những điểm không phù hợp và tiến hành họp xem xét của Lãnh đạo về HTQLCL đảm bảo phù hợp yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, quy định của pháp luật và tình hình thực tế của cơ quan; thực hiện công bố lại HTQLCL theo quy định khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng theo quy định tại khoản 4, Điều 4 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ.
Tuy nhiên còn một số đơn vị hồ sơ đánh giá nội bộ còn chưa đúng theo hướng dẫn, việc đăng tải tài liệu lên trang ISO còn thiếu. Các cơ quan, đơn vị HCNN đã cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo tập huấn HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 do Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Công ty TNHH dịch vụ tư vấn khoa học và công nghệ Việt tổ chức.
Căn cứ các tài liệu kiểm chứng, Sở Khoa học và Công nghệ đã tiến hành đánh giá, xếp loại chấm điểm việc xây dựng, áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 đối với 40 cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Yên Bái theo quy định tại Quyết định số 1628/QĐ-UBND ngày 26/8/2019 của UBND tỉnh.
Qua kết quả kiểm tra tự đánh giá, chấm điểm cho thấy công tác kiểm tra đã định lượng được việc chỉ đạo điều hành của đơn vị có nhiều chuyển biến tích cực nhất là trong việc ban hành kế hoạch xây dựng, áp dụng, duy trì, mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng ngay từ đầu năm, với kết quả đầu ra rõ ràng, cụ thể.
Tuy nhiên, trong thực tế, do một số cơ quan, đơn vị còn chưa quen với cách tiếp cận và giải quyết công việc theo quy trình nên việc xây dựng và áp dụng HTQLCL chưa thực sự gắn kết với hoạt động cải cách hành chính, hiệu quả chưa cao.
Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chuyên môn thường xuyên thay đổi cũng gây phức tạp trong việc xác định phạm vi, đối tượng xây dựng, áp dụng HTQLCL, việc đánh giá nội bộ trong quá trình kiểm tra chéo giữa các bộ phận còn chưa theo hướng dẫn…
Đây là nguyên nhân chính ảnh hưởng đến chất lượng triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại một số cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó vẫn còn một số đơn vị lãnh đạo chưa chỉ đạo sâu sát và quyết liệt nên quá trình xây dựng áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 còn chưa đáp ứng yêu cầu, dẫn đến kết quả chấm điểm đạt còn thấp.
Việc kiểm tra tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh năm 2021 sẽ đảm bảo thực hiện duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính Nhà nước của tỉnh đúng theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng cán bộ, công chức làm việc theo hướng chuyên nghiệp, tiến tới nền hành chính hiện đại.
Thu Hằng
