Kaizen là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai” – ”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” – “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục”. Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. 

Do đó, Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết, nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài.

Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên, Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Kaizen liên quan đến mỗi thành viên trong việc thay đổi, tập trung vào xác định các vấn đề tại nguồn, giải quyết vấn đề tại nguồn và thay đổi tiêu chuẩn để đảm bảo vấn đề vẫn được giải quyết tận gốc. Ứng dụng Kaizen, các doanh nghiệp có được 25-30 đề nghị trong một năm đối với một thành viên và có trên 70% ý kiến đề nghị này được áp dụng.

Kaizen giúp giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt và giảm lãng phí trong các quá trình. Bên cạnh đó, Kaizen giúp cải thiện mặt bằng sản xuất, chất lượng sản phẩm, sử dụng vốn, thông tin, năng lực sản xuất và giữ chân nhân viên.

Kaizen mang lại kết quả ngay thay vì tập trung vào các cải tiến lớn, cần đầu tư vốn, Kaizen tập trung đầu tư sáng tạo liên tục giải quyết một số lượng lớn các vấn đề nhỏ. Sức mạnh thực sự của Kaizen là liên tục cải tiến nhỏ các quá trình và giảm thiểu lãng phí.

Kaizen đem lại lợi như tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn; Giảm các lãnh phí, tăng năng suất; Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết; Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí; Xây dựng nền văn hoá công ty.

Kaizen là công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục.

Về tiềm năng áp dụng Kaizen tại doanh nghiệp, tất cả thành viên trong doanh nghiệp đều có vai trò trong việc áp dụng Kaizen, từ người quản lý cấp cao đến các thành viên tại xưởng. Lãnh đạo cao nhất phải phân bổ nguồn lực và thiết lập chiến lược, hệ thống, thủ tục và cơ cấu tổ chức cần thiết cho chương trình Kaizen được áp dụng hiệu quả. Bên cạnh đó, Trưởng phòng, Quản đốc có trách nhiệm tổ chức thực hành Kaizen, theo dõi kết quả của chương trình cải tiến liên tục và đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo sử dụng hiệu quả các công cụ cần thiết.

Tổ trưởng có trách nhiệm áp dụng Kaizen phải duy trì tỷ lệ các đề xuất sáng kiến, huấn luyện và cải thiện thông tin tại nơi làm việc, ngoài ra, nhân viên tại xưởng phải đưa ra đề nghị, tìm hiểu công việc mới, sử dụng công cụ và thường tham gia vào hoạt động cải tiến liên tục ở mức cá nhân và theo nhóm.

Theo: An Hạ - Tạp chí Chất lượng Việt Nam