Việc hướng dẫn áp dụng Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục theo ISO 22301 cho doanh nghiệp là thật sự cần thiết và phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp hiện nay.
Trong khoảng thời gian từ 2022 – 2024, Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL 2 được giao thực hiện nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001 và Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục ISO 22301 cho các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam” .
Việc hướng dẫn áp dụng Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục theo ISO 22301 cho doanh nghiệp là thật sự cần thiết và phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp hiện nay. Sau thời gian triển khai thực hiện, Nhóm tham gia nhiệm vụ nhận thấy một số thuận lợi như sau:
Thứ nhất, chi phí cho hoạt động hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn ISO 22301 được hỗ trợ kinh phí từ nhiệm vụ, do đó cũng góp phần giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Ảnh minh họa.
Thứ hai, lãnh đạo doanh nghiệp đã thấy rõ tầm quan trọng của tính liên tục trong kinh doanh, đặc biệt là chứng kiến những gián đoạn do dịch bệnh Covid-19 thời gian qua gây ra và đã tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện xây dựng, áp dụng hệ thống.
Thứ ba, một số doanh nghiệp đã có nền tảng hệ thống quản lý thông qua áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001:2015, ISO 14001:2015… và lực lượng chuyên gia tư vấn có kiến thức, kinh nghiệm về hệ thống quản lý kinh doanh liên tục.
Thứ tư, một số doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý như ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000,... thì việc xác định và thực hiện các yêu cầu liên quan đến sự tuân thủ pháp luật trong kinh doanh liên tục sẽ thuận lợi hơn.
Thứ năm, quá trình triển khai áp dụng ISO 22301, doanh nghiệp sẽ nắm rõ hơn về các sự cố gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh với mức độ tác động lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn lao động, hư hỏng thiết bị sản xuất, thiếu hụt nguồn cung cấp, mất các tiện ích như điện, nước,… để từ đó có cơ sở để xây dựng các kế hoạch kinh doanh liên tục phù hợp.
Thứ sáu, việc hiểu biết và thực hiện diễn tập các kịch bản sự cố gián đoạn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nâng cao khả năng ứng phó, phục hồi khi có sự cố gián đoạn xảy ra.
Bên cạnh những thuận lợi như đã nêu trên, quá trình triển khai tại doanh nghiệp cũng gặp một số khó khăn như:
Một là, tình hình giảm sút về kinh tế gần đây ảnh hưởng đến hoạt động, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hạn chế nguồn lực cho các hoạt động xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 22301.
Hai là, nhân sự của doanh nghiệp còn kiêm nhiệm nhiều công việc hoặc thay đổi nhân sự nên thời gian để tập trung cho hoạt động triển khai, áp dụng hệ thống cũng bị ảnh hưởng, làm kéo dài tiến độ triển khai áp dụng ISO 22301.
Ba là, ISO 22301 là tiêu chuẩn mới so với các doanh nghiệp Việt Nam nên việc hiểu và thực hiện yêu cầu còn bỡ ngỡ như việc xác định các nội dung như khoảng thời gian gián đoạn tối đa có thể chấp nhận được (MTPD), Mục tiêu thời gian khôi phục (RTO), xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục, đưa ra kịch bản luyện tập,…
Bốn là, việc xác định nguồn lực dự phòng (nhân sự, tài chính, địa điểm di dời tạm thời,...) của doanh nghiệp để ứng phó, phục hồi đối với các sự cố gián đoạn chưa được rõ ràng, cụ thể.
Năm là, việc kết nối, trao đổi thông tin với các nhà cung cấp và đối tác chưa thể hiện rõ tầm quan trọng của tính liên tục trong kinh doanh.
Với những thuận lợi và khó khăn nêu trên, để triển khai áp dụng hệ thống quản lý kinh doanh liên tục phù hợp ISO 22301, doanh nghiệp cần:
Thể hiện rõ hơn về cam kết của lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong việc triển khai áp dụng ISO 22301;
Phân công trách nhiệm đối với các nhóm nhân sự cụ thể liên quan đến ứng phó, phục hồi sau sự cố;
Tổ chức đào tạo, phổ biến về tiêu chuẩn ISO 22301 cho lãnh đạo và cán bộ nhân viên để hiểu rõ hơn;
Thực hiện phân tích tác động kinh doanh phù hợp với các hoạt động trong phạm vi áp dụng ISO 22301 và thực tế của doanh nghiệp, làm rõ các tác động do sự cố gián đoạn đối với doanh nghiệp, để từ đó đưa ra các kế hoạch kinh doanh liên tục phù hợp thực tế áp dụng;
Trao đổi thông tin liên quan đến kinh doanh liên tục với các nhà cung cấp, đối tác bên ngoài để làm rõ hơn về vai trò, lợi ích của các bên trong chuỗi cung ứng, tối ưu nhất là việc phối hợp chung trong thực hiện các bài luyện tập đối với các kịch bản, tình huống khẩn cấp.
Ngô Thị Như Loan – Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL 2 - VietQ
