Đáp ứng ISO 22000:2018 – 8.4 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó các tình huống khẩn cấp

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo sẵn sàng các thủ tục để ứng phó các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm liên quan đến vai trò của tổ chức trong chuỗi thực phẩm. (8.4.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Các ví dụ về tình huống khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm và/hoặc sản xuất là thiên tai, sự cố môi trường, khủng bố sinh học, tai nạn lao động, các trường hợp khẩn cấp về sức khoẻ cộng đồng và các sự cố khác như mất nước, mất điện hoặc máy làm lạnh.

Trong tiêu chuẩn ISO 14001, ISO 45000 điều nhắc đến tình huống khẩn cấp, tuy nhiên mỗi tiêu chuẩn hướng đến các mục đích khác nhau. Ví dụ trường hợp nổ máy nén dàn lạnh. Về khía cạnh an toàn ISO 45000 sẽ đề cập việc nổ này sẽ ảnh hưởng đến sức khoẻ con người như thế nào, có chấn thương gì không, còn ISO 14001 quan tâm đến việc nổ này có gây ra các khía cạnh môi trường nào đáng kể hay không như thất thoát khí gas gây ô nhiễm không phí, xì dầu nhớt, … còn ISO 22000 quan tâm đến việc nổ này có phát sinh các mối nguy an toàn thực phẩm hay không chẳng hạn thực phẩm bị nhiễm kim loại do mảnh vỡ, khi gas gây ô nhiễm thực phẩm và khía cạnh nữa làm việc nổ này sẽ làm nguồn cung cấp nhiệt cho quá trình bảo quản và chế biến thực phẩm có khả năng làm mất an toàn thực phẩm. Dưới đây là một vài ví dụ.

• Thiên tai: bao gồm mưa bão, lụt lội, động đất, sóng thần, … các thiên tai này sẽ làm ảnh hưởng đến sự an toàn của sản phẩm chúng ta, ví dụ như: ngập nước nhà xưởng thì rủi ro xâm nhiễm các yếu tố vật lý (rác, nước ô nhiểm, …), các yêu tố như (vi sinh vật, động vật, …), làm ngập kho bảo quản vật tư, nguyên liệu và thành phẩm.
• Sự cố môi trường như: tràn nước thải, xì, tràn đổ hoá chất, cháy vào khu vực sản phẩm, nguyên liệu, hậu quả làm ô nhiễm thực phẩm;
• Tai nạn lao động như: nổ bình khí nén, nổ hệ thống lạnh, đỗ vỡ hệ thống đường ống nước nóng –> chúng làm đình trệ quá trình sản xuất. khi gặp sự cố dẫn đến 2 vấn đề, một là nguy cơ nhiễm chéo và 2 là nguy cơ thiếu hơi hoặc hệ thống lạnh cho việc vận hành bảo quản thực phẩm.
• Các trường hợp sức khoẻ cộng đồng như: bệnh cúm theo mùa mà mọi người vẫn mắc phải hàng năm, dịch cúm lan rộng do người ốm ho hoặc hắt hơi và tiếp xúc với các bề mặt như núm mở cửa, nút bấm thang máy, v.v… Không giống với bệnh cúm theo mùa, mọi người sẽ ít hoặc không được bảo vệ chống lại vi-rút cúm mới, điều này hình thành nên dịch cúm và sẽ có ngày càng nhiều người bị mắc bệnh. Bệnh cúm H5N1, dịch heo tai xanh …
• Các sự cố mất điện: việc mất điện làm hệ thống sản xuất tê liệt, điều này sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và an toàn trong quá trình sản xuất thực phẩm của bạn, chẳng hạn như mất điện làm bán thành phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng và bạn cần thủ tục kiểm tra xác nhận trước khi cho tiếp tục sản xuất. ví dụ: thời gian tiệt trùng là 15 phút, nhiệt độ 121 ^oC, áp suất 1 atm, tuy nhiên khi bạn vừa thực hiện được 5 phút thì cúp điện, thì lô hàng này khi có điện lại phải được cách ly và kiểm tra xác nhận lại trước khi thực hiện công đoạn tiếp theo.
• Mất nước: mất nước làm quá trình cung cấp nước cho các công đoạn rửa, đun nước, … không thực hiện được, trong trường hợp này thì các vật tư nguyên liệu chờ nước rửa phải được xử lý hoặc bảo quản như thế nào để khi có nước để thực hiện và phương án dự phòng nước nếu cần thiết.
• Hư máy lạnh: mất nguồn cung cấp lạnh làm thực phẩm nhanh hư, do đó dẫn đến ô nhiễm thực phẩm, trong trường hợp này bạn phải làm gì để bảo quản thực phẩm khi hư lạnh.

Các sự cố  thời tiết nghiêm trọng có thể làm, lũ lụt và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của thực phẩm. Biết phải làm gì trước và sau một sự kiện thời tiết có thể giúp bạn giảm nguy cơ mắc bệnh. Bằng cách xây dựng các phương án ứng phó tình huống khẩn cấp có thể giúp bạn giảm thiểu lượng thực phẩm có thể bị mất do hư hỏng. Đặc biệt là ở những vùng dễ bị bão, mất điện có thể là một vấn đề phổ biến. Mất điện có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong năm và có thể mất từ ​​vài giờ đến vài ngày để điện được phục hồi cho các khu dân cư. Không có điện hoặc nguồn lạnh, thực phẩm được lưu trữ trong tủ lạnh và tủ đông có thể trở nên không an toàn. Vi khuẩn trong thực phẩm phát triển nhanh chóng ở nhiệt độ từ 40 đến 140 ° F, và nếu những thực phẩm này được tiêu thụ, mọi người có thể bị bệnh nặng.

Tổ chức cần nhận biết được các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở các vấn đề như thảm họa thiên nhiên, tai nạn môi trường, khủng bố sinh học hoặc các sự cố khác làm ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm và/hoặc việc sản xuất.

Việc giải quyết tùy thuộc vào mong muốn của cơ quan quản lý địa phương hoặc quốc gia và có thể bao gồm việc trao đổi thông tin về khủng hoảng cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Việc này có thể bao gồm trao đổi thông tin với các bên liên quan như đơn vị truyền thông, khách hàng, nhân viên, các cơ quan thực thi pháp luật và cơ quan chính phủ.

Các hành động ứng phó bao gồm tất cả các hoạt động xảy ra từ báo cáo ban đầu về sự cố thông qua các giai đoạn khử trùng và làm sạch thiết bị bị ảnh hưởng bởi sự cố. Trọng tâm của các hành động phản ứng là ổn định tình hình, hạn chế tác nhân, chứa đựng và kiểm soát việc giải phóng các vật liệu nguy hiểm, vận chuyển và thu hồi vật liệu nguy hiểm, ngăn ngừa thiệt hại không cần thiết và ổn định tình hình cho các hoạt động làm sạch cuối cùng.

Làm thế nào để chứng minh?

Các bước xây dựng thủ tục đáp ứng tình huống khẩn cấp bạn có thể tham khảo:

• Điều đầu tiên bạn phải xác định các tình huống khẩn cấp mà tổ chức bạn có thể mắc phải: ví dụ như cháy nổ, mất điện, hư hệ thống lạnh, tràn nước thải vào khu vực sản xuất, bảo, lụt, dịch bệnh nguy hiểm, …
• Xác định mức độ quan trọng và khả năng xảy ra của các tình huống này;
• Xây dựng các kịch bản có thể xảy ra nếu cách tình huống khẩn cấp này xuất hiện, ví dụ như

+ Số điện thoại liên lạc cơ quan chức năng;

+ Xác định ngưỡng an toàn cho các nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm khi sự cố xảy ra, ví dụ như hư hệ thống lạnh thì nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm bảo quản nhiệt độ môi trường trong bao lâu sẽ an toàn, qua ngưỡng đó sẽ mất an toàn. Ví dụ không thể thực phẩm tươi sống ở nhiệt độ môi trường quá 2 giờ là an toàn, sau 2 giờ mất an toàn;

+ Xác định các phương án đáp ứng tình huống này (ví dụ như hệ thống điện dự phòng, …) và các cách thức để hạn chế tối đa ảnh hưởng sự cố (ví dụ như: bảo quản nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm như thế nào để giảm thiểu các mối nguy từ sự cố. Ví dụ như bị nước tràn vào xưởng sản xuất, phương án vệ sinh, phương án thẩm tra, … để đảm bảo khu vực sản xuất an toàn).

• Thử nghiệm phương án khẩn cấp;
• Đánh giá kết quả thử nghiệm, cải tiến phương án.

Đa dạng về nhóm chức năng trong ứng phó khẩn cấp đảm bảo nhiều khu vực được chăm sóc đồng thời trong sự cố, như hậu cần, trao đổi thông tin, chuỗi cung ứng, cơ sở, hàng tồn kho, bảo trì, truy xuất nguồn gốc và quan hệ người lao động / khách hàng. 

THIẾT LẬP CÁC THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VÀ DUY TRÌ ĐỂ QUẢN LÝ CÁC TÌNH HUỐNG VÀ SỰ CỐ NÀY

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Phải thiết lập các thông tin dạng văn bản và duy trì để quản lý các tình huống và sự cố này. (8.4.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải thiết lập thông tin dạng văn bản cho việc thiết lập thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp và duy trì thủ tục này.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thiết lập thủ tục đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn. 

ỨNG PHÓ CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP BẰNG CÁCH ĐẢM BẢO XÁC ĐỊNH ĐƯỢC CÁC YÊU CẦU PHÁP ĐỊNH VÀ LUẬT ĐỊNH CÓ THỂ ÁP DỤNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: a) ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế bằng cách: 1) đảm bảo xác định được các yêu cầu pháp định và luật định có thể áp dụng; (8.4.2.a.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xác định các tình huống khẩn cấp mà công ty có khả năng gặp phải, bạn tiến hành xác định các yêu cầu pháp luật liên quan đến tình huống khẩn cấp đó. Ví dụ sau khi chúng ta xác định tình huống khẩn cấp là cháy nổ, thì chúng ta xem xét các luật, nghị định, thông tư, tiêu chuẩn ngành liên quan đến cháy nổ đế chúng ta thực hiện theo các quy định này.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bạn phải có danh sách các tình huống khẩn cấp, sau đó bạn liệt kê những yêu cầu luật pháp phải tuân thủ hoặc có thể tham khảo.

Sau đó bạn liệt kê các hạng mục mà bạn phải làm để thực hiện theo tình hình đó. 

ỨNG PHÓ CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP BẰNG CÁCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: a) ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế bằng cách: 2) truyền thông nội bộ  (8.4.2.a.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xác định xong các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn, bạn phải thực hiện trao đổi thông tin này với tất cả nhân viên trong tổ chức nhằm đảm bảo họ có một cái nhận thức về tình huống khẩn cấp và cách ứng phó thích hợp.

Ví dụ: đào tạo nhân viên nhận thức về tính huống khẩn cấp và cách xử lý, treo bảng hiệu cảnh báo, …

Đối với các sự cố đang và đã xảy ra, bạn cần có một kế hoạch truyền thông như thế nào để đảm bảo rằng các thông tin kịp thời, chính xác và minh bạch.

 Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có một kế hoạch truyền thông cho tất cả các nhân viên về các tình huống này, và lưu hồ sơ lại. Khi chuyên gia phỏng vấn, thì tất cả nhân viên phải trả lời được các yêu cầu này. 

ỨNG PHÓ CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP BẰNG CÁCH TRUYỀN THÔNG BÊN NGOÀI 

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: a) ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế bằng cách: 3) truyền thông với bên ngoài (ví dụ: nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan chức năng, cơ quan truyền thông) (8.4.2.a.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi sự cố xảy ra, việc trao đổi thông tin bên ngoài là rất cần thiết, để trao đổi thông tin này thì bạn thực hiện theo điều khoản 7.4. theo đó bạn phải hoạch định như sau:

• Những sự cố nào phải trao đổi bên ngoài, ví dụ phát hiện lô sản phẩm không phù hợp khi đưa hàng ra ngoài thị trường.
• Trao đổi cho ai? Bạn cần xác định với từng tình huống cụ thể và cách trao đổi, ví dụ như cháy nổ thì trao đổi PCCC, Công an khu vực, đối với phát hiện sản phẩm KPH thì trao đổi đội quản lý thị trường, sở y tế, sở nông nghiệp, Ban quản lý an toàn thực phẩm, … bạn phải thiết lập số điện thoại của các chuyên gia này.
• Trao đổi bằng cách nào: có thể trao đổi bằng điện thoại, email, công văn, …

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có danh sách các cơ quan liên quan, số điện thoại, email của cách bên liên quan và quy định cách thức trao đổi thông tin này (xem điều khoản 7.4) 

HÀNH ĐỘNG ĐỂ GIẢM HẬU QUẢ CỦA TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP, PHÙ HỢP VỚI MỨC ĐỘ KHẨN CẤP HOẶC SỰ CỐ VÀ TÁC ĐỘNG TIỀM ẨN ĐẾN AN TOÀN THỰC PHẨM 

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: b) hành động để giảm hậu quả của tình huống khẩn cấp, phù hợp với mức độ khẩn cấp hoặc sự cố và tác động tiềm ẩn đến an toàn thực phẩm; (8.4.2.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Hành động để giảm hậu quả của tình huống khẩn cấp có 2 vế chúng ta phải xác định, một là hành động để ngăn chặn sự cố và hành động để xử lý sự cố.

• Hành động để ngăn chặn sự cố như là trang bị máy phát điện đủ công suất cho hoạt động nhà máy, xây dựng hệ thống nước dự phòng, ký hợp đồng nguyên tắc các công ty cho thuê các container lạnh khi có sự cố máy lạnh thì bảo quản sản phẩm trong các container lạnh này, …
• Hành động để xử lý sự cố là những hành động để xử lý các sản phẩm không phù hợp xuất hiện từ sự cố và các hành động để ngăn chặn ảnh hưởng sự cố lên sự an toàn sản phẩm. Để làm được điều này bạn nên:

+ Xác định ngưỡng an toàn của nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm. Ví dụ như thịt cá tươi bảo quản ở nhiệt độ phòng không quá 2 giờ, nếu thời thời gian vượt quá 2 giờ sản phẩm bị hư.

+ Xác định cách thức đo đếm giám sát sự cố: bạn thiết lập các điều kiện giám sát để tính đếm được thời gian sự cố để đảm bảo rằng bạn có dữ liệu chứng minh sản phẩm bạn an toàn;

+ Xác định cách thức để xử lý các sản phẩm này cũng như là phương pháp thay thế khác phương pháp xay ra sự cố.

• Đối với trường hợp tình huống khẩn cấp phát hiện sản phẩm không phù hợp ra ngoài thị trường thì bạn phải lên kế hoạch thực hiện việc thu hồi sản phẩm chưa lưu thông và/hoặc đã đưa ra thị trường nhưng có tác động mất an toàn do tình trạng/sự cố giả định xảy ra để sẵn sàng xử lý khi có sự cố thực tế xảy ra. Trường hợp này bạn phải thành lập ban ứng phó sự cố, phân công trách nhiệm, thực hiện truy vất sản phẩm, thực hiện thu hồi/triệu hồi sản phẩm.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn nên xây dựng một tài liệu về các sự cố khẩn cấp như miêu tả ở trên và cách thức ứng phó tình huống đó là phù hợp.

Bạn có thể theo dõi bảng dưới đây về điều kiện bảo quản an toàn khi có sự cố theo bảng dưới đây

 Thực phẩm tủ lạnh 

THỨC ĂN ĐÔNG LẠNH

KIỂM TRA ĐỊNH KỲ THEO THỰC TẾ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: c) kiểm tra định kỳ theo thực tế (8.4.2.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi bạn đã có phương án và tình huống giả định, trong điều khoản này, tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thực hiện diễn tập chúng định kỳ để đảm bảo rằng chúng ta luôn sẵn sàng cho các tình huống khẩn cấp.

Trong thực tế, các tổ chức thường dùng kết quả diễn tập PCCC cho điều khoản này, tuy nhiên kết quả diễn tập PCCC là chưa đủ và chưa đúng tinh thần tiêu chuẩn. Theo phương án diễn tập PCCC thì chủ yếu cứu hộ cứu nạn tức là cứa con người, còn tiêu chuẩn ISO 22000 để cập đến an toàn sản phẩm. Ví dụ như trong trường hợp cháy nổ thì toàn hệ thống cúp điện, hệ thống máy lạnh bị tắt hoàn toàn, nước chữa cháy và khí CO2, bột chữa cháy xuất hiện, nhiệm vụ của tổ chức là làm sao các nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm của bạn không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố này chứ không phải lo cứu người, tài sản không. Ví dụ: bạn có hệ thống điện kho tách rời hệ thống điện nhà xưởng, bạn phải xây dựng phương án di dời và bảo quản sản phẩm đúng cách, cách thức xử lý nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm như thế nào,..

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thực hiện diễn tập các phương án đã xác định, sau khi diễn tập phải đánh giá và tìm cơ hội cải tiến. 

XEM XÉT CẬP NHẬT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VỀ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: d) xem xét và khi cần, cập nhật các thông tin dạng văn bản, đặc biệt là sau khi xảy ra sự cố, tình huống khẩn cấp hoặc sau khi kiểm tra. (8.4.2.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này có 2 mệnh đề, một là xem xét và cập nhật lại phương án sau khi diễn tập và hai là xem xét và cập nhật lại phương án sau khi tình huống thực tế đã xảy ra.

Trong yêu cầu thứ nhất, tức là cập nhật lại phương án sau khi diễn tập tình huống, trong yêu cầu này tiêu chuẩn muốn nhắc doanh nghiệp rằng, sau khi thực hiện diễn tập tình huống giả định phải đánh giá lại xem phương án đã hợp lý chưa, công đoạn nào cần cải thiện và bước nào cần nhanh hơn. Ví dụ: sau khi diễn tập tình huống khẩn cấp, chúng ta phát hiện rằng lối thoát hiểm quá nhỏ phải đi từng người nên thời gian vận chuyển sản phẩm trong kho chậm, sau khi chúng ta cải tiến là mở rộng cửa này ra. Một số gợi ý bạn nên xem xét sau khi thực hiện diễn tập tình huống khẩn cấp:

+ Xem xét từng công đoạn xem việc thực hiện có như phương án không;

+ Xem xét thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp, ví dụ như thời gian trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài về sự cố, thời gian vận chuyển nguyên liệu, thời gian hoạt động của hệ thống dự phòng hoặc đáp ứng tình huống khẩn cấp, thời gian hoàn thành tất cả công đoạn, …

+ So sánh kết quả thực hiện giữa các năm để rút kinh nghiệm, xem xét cải tiến phương án và đặt ra mục tiêu cho lần diễn tập tiếp theo.

Trong trường hợp thứ 2, công ty đối mặt với sự cố thực sự, điều đầu tiên là chúng ta xem xét xem liệu trong tình huống thực tế thì việc thực hiện ứng phó sự cố có giống như phương án đã diễn tập hay không, sau đó tìm kiếm những điểm hạn chế của phương án khi ứng phó sự cố xảy ra thực tế, từ đó cải tiến lại phương án diễn tập và ứng sự cố phù hợp nhất.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn để lại bằng chứng đã xem xét phương án và biên bản hợp rút kinh nghiệm sau khi diễn tập.

 Quantri24h