ISO 14001:2015 – 5.3 Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo trong tổ chức

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn các vị trí liên quan đến EMS.

Điều này có nghĩa là gì?

Công việc của một người có thể được chia thành hai thành phần: hành động và quyết định, hành động thuộc về trách nhiệm và quyết định thuộc về quyền hạn. Do đó mỗi công việc cần phải có trách nhiệm cốt lõi để cung cấp cho khả năng dự báo và trách nhiệm sáng tạo của nhân viên được phân công.

Phân công trách nhiệm có nghĩa là giao công việc cho một người nào đó phụ trách, người đó phải bảo đảm làm tròn công việc được giao, nếu kết quả không tốt thì phải gánh chịu phần hậu quả. Quyền hạn là Quyền theo cương vị, chức vụ cho phép. Tức là với mỗi trách nhiệm được giao thì phải kèm theo những quyền hạn nhất định cho phép đưa ra những quyết định liên quan đến trách nhiệm đó.

Quá trình phân công trách nhiệm hiệu quả phải trải qua 3 bước: đầu tiên là xác định trách nhiệm, phân công trách nhiệm và cuối cùng là thông báo trách nhiệm.

“Vị trí liên quan” có nghĩa là chúng ta chỉ xác định trách nhiệm và quyền hạn của những người mà hoạt động của họ có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả dự định của tổ chức về môi trường. Do đó, chúng ta không cần thiết phải mô tả công việc nhân viên không liên quan…

Đây là một yêu cầu dành cho lãnh đạo, bởi vì chỉ có lãnh đạo mới có quyền phân công trách nhiệm một cách hợp pháp.

Mục đích yêu cầu này là làm rõ trách nhiệm của từng công việc để tránh việc nhầm lẫn, đùn đẩy trách nhiệm và giúp việc quản lý được tốt hơn.

Quyền hạn và trách nhiệm có mối liên quan chặt chẽ với nhau và hai vấn đề này sẽ đi với nhau như hình với bóng. Điều này có nghĩa là việc phân công trách nhiệm phải đi cùng với quyền hạn thích hợp. Có 2 lý do phải phân chia quyền hạn và trách nhiệm:

• Thứ nhất, nếu một người được phân công một số trách nhiệm mà không có đủ quyền hạn nhất định thì người ấy sẽ không thể thực hiện tốt công việc được giao và cũng không thể đạt được kết quả mong muốn.
• Thứ hai, nếu trao quyền cho một cá nhân mà quyền này không phù hợp với trách nhiệm thì việc sử dụng quyền sẽ bị sai trong cách này hay cách khác (lạm dụng quyền lực).

Việc thực hiện thành công hệ thống quản lý môi trường đòi hỏi sự cam kết từ tất cả nhân viên trong tổ chức. Mục đích của điều khoản phụ này là để đảm bảo rằng nhân sự được giao trách nhiệm cho một phần của hệ thống quản lý môi trường và có cấu trúc báo cáo rõ ràng và tất cả nhân viên thấu hiểu và cùng cam kết thực hiện thành công EMS.

Làm thế nào để chứng minh?

Những người tham gia trong hệ thống quản lý môi trường của tổ chức phải có sự hiểu biết rõ ràng về vai trò, (các) trách nhiệm và (các) quyền hạn của họ để phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và đạt được các kết quả dự kiến.

Các vai trò và trách nhiệm cụ thể được nhận biết tại 5.3 có thể được giao cho một cá nhân, đôi khi gọi là “người đại diện của lãnh đạo”, được chia sẻ cho một số cá nhân, hoặc giao cho một thành viên thuộc cấp lãnh đạo cao nhất.

Không nhất thiết lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm của từng vị trí liên quan đến EMS, việc này có thể do các trưởng phòng ban hoặc người đại diện chất lượng xác định, tổng hợp và trình lên lãnh đạo cao nhất để xem xét và ban hành.

Một bảng mô tả công việc, trách nhiệm và quyền hạn mà tổ chức thường xây dựng cũng thích hợp nhất cho yêu cầu này. Hay quyết định bổ nhiệm một chức danh liên quan đến EMS, một quyết định thành lập ban môi trường cũng là một ví dụ.

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN PHẢI ĐƯỢC THÔNG BÁO (5.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo trách nhiệm và quyền hạn được trao đổi trong tổ chức

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng giống như chính sách môi trường trách nhiệm và quyền hạn cũng phải được thông báo trong toàn bộ tổ chức, việc thông báo nhằm giúp mọi người biết rằng ai là người chịu trách nhiệm cho công việc đó, và giúp họ nhận thức đúng về trách nhiệm và quyền hạn được phân công và có thể bắt họ gánh chịu hậu quả khi công việc được giao không làm tròn. Đồng thời biết ai là người chịu trách nhiệm để liên lạc khi liên lạc hoặc có sự cố.

Làm thế nào để chứng minh?

Tiêu chuẩn không quy định sử dụng phương pháp nào nên tổ chức tự chọn phương pháp áp dụng phù hợp cho từng tổ chức miễn sau phương pháp sử dụng có hiệu lực. Có nhiều cách để truyền đạt trách nhiệm và quyền hạn như:

• Trong một sơ đồ cơ cấu tổ chức (organigrams) xem hình 11.1;
• Trong mô tả chức năng phòng ban (bảng quy định trách nhiệm phòng ban),
• Trong mô tả công việc (mô tả vị trí công việc),
• Trong thủ tục, quy trình (trong mỗi quy trình thêm phần trách nhiệm).
• Trong mô tả quá trình và biểu đồ dòng chảy.

ĐẢM BẢO HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHÙ HỢP VỚI YÊU CẦU NÀY (5.3.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn để đảm bảo hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này gần như yêu cầu cho đại diện lãnh đạo trong tiêu chuẩn ISO 14001:2004, tuy nhiên yêu cầu không cụ thể hóa phải là đại diện cho lãnh đạo nhằm tránh sự ủy thác một cách không quan tâm của lãnh đạo cao nhất đến hệ thống. Bất kỳ ai có sự hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 và ứng dụng của nó điều có thể được bổ nhiệm. Trách nhiệm người này có thể bao gồm một số công việc sau:

• Xây dựng mô hình cho việc thiết lập hệ thống EMS theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001: 2015.
• Tiến hành đánh nội bộ để đảm bảo rằng quá trình đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn.
• Đào tạo về việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 vào thực tế;
• Đảm bảo tính toàn vẹn của EMS trong tổ chức và làm thế nào EMS này phù hợp với yêu cầu của ISO 14001:2015.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng phân công trách nhiệm và quyền hạn cho một hoặc một nhóm người mà họ chịu trách nhiệm về việc giám sát và đảm bảo EMS hoạt động phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này là một bằng chứng phù hợp cho yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Chúng ta cũng có thể duy trì đại diện lãnh đạo như tiêu chuẩn ISO 14001:2004 để đáp ứng yêu cầu này.

Việc phân công trách nhiệm không chỉ cho đại diện lãnh đạo mà cho tất cả những người có trách nhiệm phải đảo bảo EMS hoạt động có hiệu lực, điều này có nghĩa là phân công trách nhiệm đến tất cả phòng ban và các quá trình liên quan đến EMS.

BÁO CÁO VIỆC THỰC HIỆN EMS (5.3.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải bổ nhiệm trách nhiệm và quyền hạn để  báo cáo cụ thể việc thực hiện của hệ thống quản lý môi trường tới lãnh đạo cao nhất.

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này liên quan đến điều khoản 9.3 xem xét của lãnh đạo. Trước đây vai trò này thuộc về đại diện lãnh đạo, nhưng tiêu chuẩn này không yêu cầu phải có đại diện lãnh đạo nên việc bổ nhiệm một người hay một nhóm người thay thế là phù hợp.

Cần một người tổng hợp và phân tích các dữ liệu để báo cáo cho lãnh đạo biết về tình hình hoạt động hiện tại của EMS và các đề xuất cải tiến có thể.

Làm thế nào để chứng minh?

Bằng cách thiết lập quá trình thu thập dữ liệu và đặt các điểm thu thập trong mỗi quá trình, dữ liệu có liên quan có thể được chuyển cho người phụ trách để phân tích, giải thích, tổng hợp và đánh giá. Sau đó nó có thể được chuyển đổi thành một ngôn ngữ thích hợp (biểu đồ, chỉ số, …) cho các hoạt động quản lý và trình bày trong xem xét của lãnh đạo. Tuy nhiên, yêu cầu này không áp đặt thời gian báo cáo, do đó hoạt động báo cáo cũng cần được thực hiện khi xét thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo cao nhất.

Chúng ta có thể để một hay một nhóm người ở điều khoản 5.3.a kiêm nhiệm việc này, họ hiểu về hệ thống nên báo cáo từ họ sẽ chính xác hơn.

Ví dụ: xác định nhiệm vụ một số chức vụ và quá trình liên quan trong tổ chức.

Ví dụ phân công trách nhiệm theo hướng dẫn TCVN ISO 14004:2017

Quantri24h