ISO 14001:2015 – Khoản 7.2: Năng lực

XÁC ĐỊNH NĂNG LỰC CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI LÀM VIỆC LIÊN QUAN EMS (7.2.a)

 Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải: a) xác định năng lực cần thiết của (những) người làm việc dưới sự Kiểm soát của tổ chức có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường và khả năng đáp ứng nghĩa vụ tuân thủ của mình;

Điều này có nghĩa là gì?

Theo định nghĩa trong tiêu chuẩn này, năng lực là khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được các kết quả dự kiến. Vậy xác định năng lực là xác định các Kiến thức, hiểu biết, kỹ năng, kinh nghiệm hoặc khả năng cho phép một cá nhân một cá nhân có thể thực hiện một công việc được giao và đạt được kết quả như dự kiến của công việc đó hay nói cách khác là đạt được đầu ra mong muốn của quá trình đó.

Tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức mà gây ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, kể cả khả năng của tổ chức để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ, đều phải xác định năng lực cần thiết của họ. Những người này bao gồm các nhân viên của tổ chức, cũng như các người khác làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ví dụ như các nhà cung cấp từ bên ngoài.

Các yêu cầu về năng lực đối với những người này không chỉ giới hạn đối với những người tiến hành các công việc có liên quan tới các tác động đáng kể lên môi trường, mà còn đối với những người có chức năng hoặc đảm nhiệm một vai trò quan trọng trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLMT. Ví dụ như các đánh giá viên nội bộ, …

Đây cũng là một điều khoản nói lên việc xác định nhu cầu đào tạo cho những người có liên quan đến EMS. Sau khi xác định được yêu cầu năng lực của từng cá nhân liên quan đến EMS, bạn tiến hành kiểm tra/rà soát lại các nhân viên hay vị trí đó có đủ các năng lực như yêu cầu chưa? Nếu chưa đủ thì bạn tiến hành đào tạo theo yêu cầu tại điều khoản 7.2.b.

Làm thế nào để chứng minh?

Để xác định năng lực cần thiết của mỗi nhân viên thì điều đầu tiên là bạn xác định trách nhiệm và quyền hạn của họ liên quan đến EMS, điều này có nghĩa là bạn xác định các công việc mà người đó phải làm có liên quan đến EMS, chẳng hạn như thực hiện quan trắc nước thải thì năng lực anh ta là phải biết lấy mẫu đo, biết sử dụng thiết bị quan trắc và biết xử lý số liệu cũng như nhận định tình hình.

Vấn đề thứ 2 cần xem xét khi xác định năng lực là người đó có liên quan đến các khía cạnh môi trường có nghĩa hay các yêu cầu của các bên liên quan không? Giả sử anh ta làm trong xưởng, khía cạnh môi trường đáng kể là cháy nổ thì anh ta phải biết sử dụng bình chữa cháy, biết lối thoát hiểm gần nhất và biết các quy định về phòng cháy tại khu vực đó.

Bạn có thể tham khảo ví dụ về nhu cầu năng lực theo khung hỗ trợ 17 tiêu chuẩn ISO 14004:2017 bên dưới.

ĐẢM BẢO NĂNG LỰC NGƯỜI LIÊN QUAN EMS (7.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải: b) đảm bảo những người này có đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo, hoặc kinh nghiệm thích hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Đảm bảo có nghĩa là tạo điều kiện để chắc chắn có được những gì cần thiết.

Giáo dục (Education) là hoạt động cung cấp các kiến thức nhằm giúp người học mở mang kiến thức. Nhưng giáo dục không quan tâm bạn sẽ sử dụng kiến thức như thế nào. Do đó, cấp tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông thuộc về giáo dục, nghĩa là cho người đó biết biết những kiến thức cơ bản, không quan tấm đến ứng dụng kiến thức như thế nào. Trong EMS giáo dục là như giáo dục ý thức bảo vệ môi trường, giáo dục về chính sách môi trường, …

Đào tạo (Training) cung cấp các kiến thức và kinh nghiệm giúp người học biết làm một công việc rất cụ thể nào đó. Ví dụ như đào tạo lái xe, đào tạo thợ may, đào tạo thư ký, đào tạo phi công… ví dụ đào tạo kỹ thuật phân tích nước thải, kỹ thuật vận hành máy.

Kinh nghiệm (experience), hay trải nghiệm, là tri thức hay sự thông thạo về một sự kiện hay một chủ đề có được thông qua tham gia sự can dự hay tiếp xúc trực tiếp. Chúng ta cần phân biệt kinh nghiệm với thâm niên. Kinh nghiệm là sự trải nghiệm thực tế và rút ra những tri thức (bí quyết) để thực hiện công việc một cách hiệu quả, còn thâm niên là thời gian làm việc trong lĩnh vực đó. Đôi khi bạn làm trong lĩnh vực đó 1 thời gian dài nhưng chưa rút ra được tri thức hay bí quyết, một số người làm thời gian ngắn nhưng họ rút ra được những bí quyết giúp làm việc cực ký hiệu quả. Thực tế trong tuyển dụng thường nhằm kinh nghiệm và thâm niên.

Tiêu chuẩn nói rằng tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức mà gây ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, kể cả khả năng của tổ chức để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ, đều phải có năng lực dựa trên giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm hoặc tổng hợp các vấn đề trên, do tổ chức xác định. Những người này bao gồm các nhân viên của tổ chức, cũng như các người khác làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ví dụ như các nhà cung cấp từ bên ngoài.

Yêu cầu này nói lên rằng khi người đó thực hiện công việc có ảnh hưởng đến EMS đã phải có năng lực phù hợp rồi, chứ không phải làm rồi mới bổ sung năng lực từ từ. Điều này cũng đồng nghĩa là trước khi cho thực hiện công việc bạn phải xác nhận rằng người này đã có đủ năng lực cần thiết.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi bạn phân công một người nào đó thiện các công việc liên quan đến EMS thì bạn đã xác định rằng người này đã có đủ năng lực thực hiện công việc thông qua việc đánh giá các hoạt động đào tạo của anh ta, các hoạt động giáo dục và kinh nghiệm thực tế. Trường hợp anh ta không đủ năng lực thì bạn phải thực hiện các hành động đào tạo theo như yêu cầu điều khoản 7.2.d.

XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO KHÍA CẠNH MÔI TRƯỜNG VÀ EMS (7.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải: c) xác định các nhu cầu đào tạo tương ứng với các khía cạnh môi trường và hệ thống quản lý môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Theo điều khoản 7.3 tiêu chuẩn ISO 14004:2017 thì người lao động cần hiểu biết được các vấn để sau:

– chính sách môi trường của tổ chức và cam kết của tổ chức về chính sách môi trường;

– tầm quan trọng của việc phù hợp với các yêu cầu của HTQLMT;

– sự đóng góp của tổ chức vào hiệu lực của HTQLMT;

– các lợi ích về kết quả hoạt động môi trường được cải thiện;

– các trách nhiệm hoặc trách nhiệm giải trình của tổ chức trong phạm vi của HTQLMT;

– các khía cạnh môi trường có ý nghĩa thực tế hoặc tiềm ẩn và các tác động môi trường liên quan của các hoạt động trong công việc của tổ chức;

– các rủi ro và cơ hội xác định được mà cần giải quyết liên quan đến các hoạt động trong công việc của tổ chức, nếu có;

– hậu quả của việc không tuân thủ các yêu cầu của HTQLMT hiện hành, kể cả các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức.

Đây là các yêu cầu nhận thức về tiêu chuẩn mà chúng ta cần thực hiện giáo dục người lao động liên quan đến EMS.

Ngoài ra, chúng ta cần nên thực hiện đào tạo thêm các lĩnh vực chuyên môn để người thực hiện công việc liện quan đến EMS hoàn thành nghĩa vụ của họ.

Làm thế nào để chứng minh?

Ở yêu cầu này chúng ta chỉ xác định nhu cầu đào tạo về khía cạnh môi trường và các hoạt động của EMS.

Việc đào tạo khía cạnh môi trường có nghĩa phải dựa trên những người có liên quan đến khía cạnh đó, không nhất thiết đào tạo khía cạnh môi trường có nghĩa cho tất cả mọi người.

Riêng việc đào tạo về hệ thống EMS sẽ nằm trong yêu cầu phần nhận thức như liệt kê ở trên.

Đầu ra của yêu cầu này là bạn có một danh sách các yêu cầu cần phải đào tạo và người được đào tạo. Từ danh sách này chúng ta tiến hành xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo ở yêu cầu sau.

THỰC HIỆN ĐÀO TẠO VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO (7.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải: d) khi có thể áp dụng, thực hiện các hành động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu lực của các hành động đã thực hiện. Chú thích: các hành động áp dụng có thể bao gồm, ví dụ, đào tạo, cố vấn, hoặc phân công lại những người hiện đang làm việc; hoặc thuê hoặc hợp đồng với người có đủ năng lực.

Điều này có nghĩa là gì?

Khi năng lực có được dựa trên đào tạo, thì quá trình đào tạo của tổ chức bao gồm:

– xác định các nhu cầu đào tạo;

– thiết kế và triển khai kế hoạch hoặc chương trình đào tạo nhằm giải quyết các nhu cầu đào tạo đã được xác định;

– thực hiện đào tạo;

– đánh giá kết quả đào tạo;

– Lưu hồ sơ kết quả đào tạo.

Sau khi xác định các năng lực cần thiết, bạn tiến hành xem xét những người nào chưa đạt năng lực tiến hành đào tạo, giáo dục hoặc cho họ làm thực tế để đạt được năng lực cần thiết.

Ngoài việc đào tạo, để đạt được năng lực cần thiết người ta có thể cố vấn (hướng dẫn, tư vấn cho người thực hiện), hoặc phân công lại những người hiện đang làm việc; hoặc thuê hoặc hợp đồng với người có đủ năng lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Năng lực được đánh giá từ việc quan sát sự thực hiện và hành vi tại nơi làm việc không phải từ một kỳ thi của chương trình giáo dục và đào tạo xa khỏi nơi làm việc.

Có thiết lập và thống nhất tiêu chuẩn năng lực cho từng vai trò và công việc trong tổ chức, những người có thể chứng minh đạt được các tiêu chuẩn này là có năng lực. Có ba phần để đánh giá:

• Đánh giá trong thời gian thực hiện hoạt động phát triển;
• Đánh giá hiệu quả sau khi thực hiện hoạt động phát triển;
• Đánh giá lại hiệu quả sau khi thực hiện hoạt động phát triển theo định kỳ.

LƯU GIỮ HỒ SƠ NĂNG LỰC (7.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về năng lực.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng bạn phải lưu giữ hồ sơ chứng minh năng lực của người thực hiện các công việc có ảnh hưởng đến EMS đủ năng lực thực hiện công việc và hiểu được nội dung đào tạo bắt buộc ở trên.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần phải lưu giữ tất cả các hồ sơ liên quan đến việc thực hiện các hành động ở trên, về cơ bản thì chúng ta cần các hồ sơ sau:

Hồ sơ trình độ: bằng cấp, chứng chỉ, các khoá học trước khi thực hiện công việc;

Xác định năng lực cần thiết;

Đánh giá năng lực trước khi đào tạo, huấn luyện, tư vấn …;

Chương trình phát triển năng lực (kế hoạch đào tạo, danh sách đào tạo, nội dung đào tạo, kết quả đánh giá sau đào tạo …);

Đánh giá năng lực sau đào tạo;

Đánh giá năng lực định kỳ;

Các chứng nhận khác: chứng nhận đủ năng lực, chứng nhận học bên ngoài, nhật ký đào tạo ….