ISO 14001:2015 – Khoản 7.4 Trao đổi thông tin

XÁC ĐỊNH NHỮNG THÔNG TIN CẦN TRAO ĐỔI (7.4.1.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm: a) trao đổi thông tin gì;

Điều này có nghĩa là gì?

Cụm từ trao đổi nói lên tính 2 chiều của thông tin, nghĩa là thông báo và nhận lại phản hồi. Trao đổi thông tin nghĩa là thông báo cho họ biết thông tin cần trao đổi và nhận lại các thông tin phản hồi từ người được thông báo. Hầu hết trong các doanh nghiệp thông tin trao đổi chỉ dừng lại ở thông báo mà chưa có cơ chế rõ ràng trong việc nhận lại các thông phản hồi này.

Cụm từ thích hợp nói lên 3 vấn đề, một là thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, thứ hai là những thông tin mà các bên liên quan bắt buột phải trao đổi (các báo cáo môi trường cho cơ quan chức năng, các báo cáo năng lượng, lao động, cho các sở ban ngành, …), và ba là những thông tin mà tổ chức cho rằng cần thiết cho EMS hoạt động có hiệu lực (báo cáo không phù hợp, thông báo về luật mới, thông báo kết quả hoạt động EMS, ….).

Tiêu chuẩn nói rằng, tổ chức phải xác định những thông tin nào cần thiết phải trao đổi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức để đảm bảo rằng EMS của rổ chức có hiệu lực và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức phải thiết lập một quá trình trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm để thông báo/báo cáo hệ thống EMS và nhận lại các phản hồi về hệ thống quản lý EMS này.

Các nội dung yêu cầu trao theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015:

• Lãnh đạo cao nhất phải truyền đạt về ý nghĩa và tầm quan trọng của việc quản lý môi trường hiệu quả và sự phù hợp với các yêu cầu của HTQLMT (xem 5.1).

• Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các vấn đề sau đây phải được thông báo trong nội bộ tổ chức:

• chính sách môi trường của tổ chức (xem 5.2);

• trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan (xem 5.3).

• Tổ chức phải thông báo về:

• các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình đến tất cả các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau của tổ chức, nếu thích hợp (xem 6.1.2.5);

• các mục tiêu môi trường của mình (xem 6.2.2);

• Các thông tin dạng văn bản (xem 5.2.b)

• (các) yêu cầu về môi trường có liên quan đến các nhà cung cấp bên ngoài, kể cả các nhà thầu phụ (xem 8.1);

• các kết quả hoạt động môi trường liên quan cả nội bộ và bên ngoài, được xác định theo các quá trình trao đổi thông tin và theo yêu cầu của các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức (xem 9.1.1).

• Tổ chức phải đảm bảo rằng các kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ được báo cáo cho cấp quản lý tương ứng (xem 9.2).

• Cuộc xem xét của lãnh đạo cao nhất về HTQLMT của tổ chức phải bao gồm việc cân nhắc về (các) trao đổi thông tin từ các bên quan tâm (xem 9.3).

Các vấn đề nội bộ như:

Để trao đổi thông tin hiệu quả người ta thường thực hiện theo mô hình trao đổi 4’C’s (Clear – rõ ràng, Concise – ngắn gọn, Continuous – liên tục, Connected – Gắn kết).

• Rõ ràng: thông tin trao đổi phải rõ ràng, người nghe dễ hiểu vấn đề và không thể giải thích sai.

• Ngắn gọn (súc tích): để dễ nhớ và tránh nhàm chán.

• Liên tục: việc trao đổi thông tin EMS là quá trình liên tục và có hệ thống. Việc trao đổi không phải là khi mới thiết lập xong rồi thôi, mà nó phải liên tục để duy trì EMS.

• Gắn kết: các thông tin cần trao đổi phải biên soạn sao cho hợp lý với người nhận và các thông tin này phải kết nối với công việc của họ và có thể liên hệ với thực tế bên ngoài (chẳng hạn như ảnh hưởng trực tiếp biến đổi khí hậu).

Việc trao đổi thông tin phải:

1. a) minh bạch, nghĩa là tổ chức phải công khai theo cách lấy ra những gì phải báo cáo;

2. b) thích hợp, sao cho thông tin đáp ứng nhu cầu của các bên quan tâm có liên quan, tạo điều kiện cho họ tham gia;

3. c) trung thực và không gây hiểu lầm cho những người chỉ dựa trên các thông tin báo cáo;

4. d) thực tế, chính xác và có thể tin cậy;

5. e) không loại trừ các thông tin có liên quan;

6. f) hiểu được các bên quan tâm.

Các bước của quá trình trao đổi thông tin trong tổ chức:

• Thu thập các thông tin, yêu cầu kể cả từ phía các bên quan tâm (xem 4.2);

• Xác định (các) đối tượng tiếp nhận chính và các nhu cầu của tổ chức về thông tin hoặc đối thoại;

• Lựa chọn thông tin liên quan tới lợi ích của đối tượng tiếp nhận thông tin chính;

• Quyết định loại thông tin được truyền đạt tới (các) đối tượng tiếp nhận thông tin;

• Quyết định các phương pháp và hình thức trao đổi thông tin phù hợp,

• Định kỳ đánh giá và quyết định tính hiệu lực của quá trình trao đổi thông tin.

XÁC ĐỊNH THỜI GIAN TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm: b) trao đổi thông tin khi nào (7.4.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này có hai yêu cầu nhỏ, một là thời gian trao đổi thông tin và hai là tần suất trao đổi thông tin.

Tổ chức phải xác định thời gian thực hiện việc trao đổi thông tin, điều này là quan trọng bởi vì một số thông tin có thời gian hạn định (luật có ngày hiệu lực) và có một số thông tin sau khi trao đổi một thời gian thì ký ức về nội dung trao đổi của người được trao đổi sẽ mất đi.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc gian định thời gian và tần suất trao đổi thông tin là tuỳ thuộc tổ chức, tuy nhiên khi xác định thời gian này bạn cần phải xác định rằng tầm quan trọng của thông tin cần trao đổi.

Bạn chỉ một tài liệu xác định thời gian và tần suất trao đổi cho các thông tin đã xác định ở mục 7.4.1.a là được (xem bảng 7.4.1.a)

TRAO ĐỔI THÔNG TIN CHO AI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

  Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm: c) trao đổi thông tin với ai (7.4.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là một yêu cầu về xác định người nhận thông tin, không phải bất cứ thông tin nào phải được truyền đạt cho tất cả. Do đó, sau khi xác định thông tin cần trao đổi thì tổ chức cần phải xác định thêm thông tin này cần trao đổi cho ai hay nói cách khác ai là người nhận thông tin này.

Một số đối tượng cần trao đổi thông tin như:

• Toàn thể người lao động;

• Cấp quản lý;

• Khách hàng;

• Nhà cung cấp;

• Chính quyền địa phương;

• Các nhà thầu;

• Các hiệp hội, …

Làm thế nào để chứng minh?

Cũng giống như điều khoản 7.4.1.c, tổ chứng cần có một tài liệu bao gồm các nội dung cần trao đổi và trao đổi cho ai là phù hợp (xem bảng 7.4.1.a).

CÁCH THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

   Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm: d) trao đổi thông tin như thế nào (7.4.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là yêu cầu liên quan đến hình thức trao đổi thông tin, tổ chức phải xác định mỗi loại thông tin có một cách thức trao đổi phù hợp. Cách thức này có thể bao gồm:

• Hiển thị bản thông báo;

• Phát file giấy;

• Gửi email, đăng internet;

• Họp, hội nghị;

• Sử dụng loa, gọi điện;

• Hiển thị màng hình cảm ứng;

• Huấn luyện, đào tạo;

• Báo cáo định kỳ;

• Phát tờ rơi, sử dụng video…

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần có một tài liệu xác định các nội dung cần trao đổi, sau đó xác đình hình thức trao đổi thông tin cho từng học viên. Vì dụ như: chính sách môi trường trao đổi bằng hình thức dán thông tin và họp giải thích ý nghĩa.

CÂN NHẮC CÁC NGHĨA VỤ TUÂN THỦ VÀ THÔNG TIN NHẤT QUÁN TRONG VIỆC THIẾT LẬP QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

   Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi thiết lập (các) quá trình trao đổi thông tin, tổ chức phải:

– tính đến các nghĩa vụ tuân thủ của mình;

– đảm bảo thông tin môi trường được trao đổi nhất quán với thông tin phát sinh trong hệ thống quản lý môi trường và thông tin phải đáng tin cậy.

Điều này có nghĩa là gì?

Trao đổi thông tin cho phép tổ chức cung cấp và nhận được các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý môi trường của mình, bao gồm các thông tin liên quan đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, kết quả hoạt động môi trường, các nghĩa vụ tuân thủ và các khuyến nghị để cải tiến liên tục. Trao đổi thông tin là một quá trình hai chiều, trong và ngoài tổ chức.

Khi thiết lập (các) quá trình trao đổi thông tin, phải tiến hành cân nhắc cơ cấu tổ chức trong nội bộ để đảm bảo việc trao đổi thông tin được tiến hành với các cấp độ và các bộ phận chức năng thích hợp nhất. Một cách tiếp cận duy nhất có thể đủ để đáp ứng các nhu cầu của nhiều bên quan tâm khác nhau, hoặc có thể cần nhiều phương pháp tiếp cận để giải quyết các nhu cầu cụ thể của từng bên quan tâm riêng lẻ.

Thông tin tổ chức nhận được có thể gồm các yêu cầu từ các bên quan tâm về các thông tin cụ thể liên quan đến việc quản lý các khía cạnh môi trường của tổ chức, hoặc có thể gồm các cảm nghĩ hoặc quan điểm về cách thức quản lý của tổ chức. Những cảm nghĩ hoặc quan điểm có thể tích cực hoặc tiêu cực. Trong trường hợp tiêu cực (ví dụ, các khiếu nại), điều quan trọng là tổ chức cần trả lời nhanh chóng và rõ ràng. Sự phân tích tiếp theo các khiếu nại có thể cung cấp các thông tin có giá trị để phát hiện các cơ hội cải tiến đối với hệ thống quản lý môi trường.

Trong yêu cầu này, tiêu chuẩn nói chúng ta rằng, yêu cầu từ các bên liên quan rất quan trọng cho sự vận hành có hiệu lực của EMS, vì vậy tổ chức phải xem xét những nghĩa vị tuân thủ từ các bên liên quan này xem chúng có liên quan đến các phòng ban hoặc nhân sự cụ thể nào để phổ biến cho họ biết và thực hiện công việc của họ trong sự kiểm soát để đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ đó.

Ngoài ra, tiêu chuẩn cũng nhắc chúng ta rằng, các thông tin trao đổi phải nhất quán và trung thực. Trong nhiều tổ chức, họ thường yêu cầu bên quan trắc môi trường thực hiện vào ngày sản xuất ít nhất hay không sản xuất và lấy kết quả quan trắc này báo cáo cơ quan chức năng, điều này không phù hợp với yêu cầu này của tiêu chuần.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên, bạn phải xác định những yêu cầu nào cần phải tuân thủ, sau đó xác định những cơ quan bên ngoài nào cần phải trao đổi và những phòng ban nội bộ nào cần được biết các thông tin này, sau đó xây dựng quá trình trao đổi cho thông tin này.

Để đảm bảo thông tin nhất quán, thì thông tin phải được xem xét trước khi trao đổi và đảm bảo đây là dữ liệu thực của EMS của bạn.

ĐẢM BẢO QUÁ TRÌNH TRẢO ĐỔI THÔNG TIN VÀ LƯU GIỮ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

   Tiêu chuẩn yêu cầu:

• Tổ chức phải đáp ứng các trao đổi thông tin liên quan về hệ thống quản lý môi trường của mình.

• Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về trao đổi thông tin của mình, khi thích hợp.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thực hiện quá trình trao đổi thông tin theo những gì đã được hoạch định và đáp ứng chúng có hiệu quả. Điều này nói lên rằng bạn chỉ có quy trình trao đổi thông tin là chưa được, bạn phải thực hiện nó một cách hiệu lực và mang lại hiệu quả cho EMS của bạn.

Tiêu chuẩn cũng yêu càu lưu giữ thông tin dạng văn bản khi thích hợp, cụm từ khi thích hợp nói lên rằng bạn phải để lại bằng chứng cho những thông tin bắt buộc phải trao đổi theo yêu cầu tiêu chuẩn này và yêu cầu các bên liên quan, đối với các yêu cầu mà tổ chức tự xác nhận thì có thể không lưu lại bằng chứng cũng được.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức phải thực hiện những gì đã được hoạch định cho quá trình trao đổi thông tin của tổ chức.

Một số dạng trao đổi thông tin không cần lập thành văn bản nếu không mang lại lợi ích cho HTQLMT, ví dụ, các thông tin không chính thức. Tổ chức phải tính đến bản chất, quy mô, các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình, bản chất và nhu cầu và các mong đợi của các bên quan tâm khi thiết lập (các) quá trình trao đổi thông tin của mình.Đối với thông tin từ yêu cầu các bên liên quan, các khía cạnh môi trường có nghĩa và các yêu cầu từ EMS phải thiết lập thông tin dạng văn bản.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ CHO CÁC PHÒNG BAN LIÊN QUAN (7.4.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: trao đổi thông tin nội bộ liên quan đến hệ thống quản lý môi trường giữa các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau, bao gồm cả những thay đổi của hệ thống quản lý môi trường, khi thích hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Trong điều khoản 7.4.1 chúng ta đã hoạch định các thông tin nội bộ cần trao đổi và xác định cách thức trao đổi cũng như là tần suất trao đổi, điều khoản này yêu cầu tổ chức phải thực hiện trao đổi các thông tin nội bộ này đến các phòng ban và các bộ phận có liên quan trong nội bộ tổ chức.

Việc trao đổi thông tin giữa và trong các cấp và bộ phận chức năng trong tổ chức đóng vai trò quan trọng đối với hiệu lực của HTQLMT. Ví dụ, trao đổi thông tin rất quan trọng để giải quyết vấn đề, để phối hợp các hoạt động, để theo dõi các kế hoạch hành động và để phát triển hơn nữa HTQLMT. Việc cung cấp các thông tin phù hợp tới những người lao động dưới sự kiểm soát của tổ chức sẽ thúc đẩy họ chấp nhận những nỗ lực của tổ chức để nâng cao kết quả hoạt động môi trường của tổ chức. Việc trao đổi thông tin có thể giúp người lao động và các nhà cung cấp bên ngoài làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của mình và giúp tổ chức để đạt được các mục tiêu môi trường. Tổ chức phải có quá trình cho phép sự trao đổi thông tin từ tất cả các cấp của tổ chức. Điều này cho phép các nhận xét và các đề xuất được đưa ra nhằm cải tiến HTQLMT và nâng cao các kết quả hoạt động môi trường của tổ chức. Các kết quả quan trắc, đánh giá và xem xét của lãnh đạo về HTQLMT phải được thông báo cho những người thích hợp trong tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thực hiện những gì đã hoạch định và lưu lại bằng chứng cho việc thực hiện. Lưu ý việc này bao gồm việc trao đổi thông tin cho người mới vào công ty.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ CHO CÁC PHÒNG BAN LIÊN QUAN (7.4.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: b) đảm bảo (các) quá trình trao đổi thông tin cho phép (những) người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có khả năng đóng góp nhằm cải tiến liên tục.

 Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này nói bạn rằng, không những bạn thông báo, truyền đạt thông tin cần trao đổi cho người nhận thông tin mà bạn cần phải có cơ chế nhận lại sự phải hồi của họ để làm cơ sở cho việc cải tiến liên tục hiệu lực của EMS. Thông trường thông tin trao đổi bạn có tính 1 chiều, tiêu chuẩn muốn nhấn mạnh rằng chúng là quá trình 2 chiều, cho đi và nhận lại.

Làm thế nào để chứng minh?

Ở các doanh nghiệp nước ngoài, các ý tưởng cải tiến được thực hiện qua các hộp thư góp ý, các buổi gặp gỡ/ hợp hàng tuần và hợp thư điện tử. Việc này nhằm giúp tổ chức nắm rõ thực trạng EMS và các cơ hội cải tiến để đưa ra các quyết định chiến lược nhằm cải tiến hiệu lực EMS của bạn.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ CHO CÁC PHÒNG BAN LIÊN QUAN (7.4.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải trao đổi với bên ngoài các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý môi trường, theo (các) quy trình trao đổi thông tin đã thiết lập của tổ chức và theo yêu cầu nghĩa vụ tuân thủ của mình..

 Điều này có nghĩa là gì?

Trao đổi thông tin với các bên quan tâm là công cụ quan trọng và hiệu quả đối với hoạt động quản lý môi trường. Tổ chức phải tính đến các yêu cầu về trao đổi thông tin liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ và các quá trình trao đổi thông tin của mình (xem 7.4.1), và trao đổi thông tin liên quan đến HTQLMT ra bên ngoài khi có yêu cầu. Đồng thời tổ chức cũng cần cân nhắc liệu có trao đổi thông tin tới các bên quan tâm của mình về những khía cạnh môi trường, kể cả những thông tin có liên quan tới việc phân phối, sử dụng và thải bỏ các sản phẩm.

Tổ chức nên thực hiện quá trình trao đổi thông tin với các bên quan tâm bên ngoài khi có tình huống khẩn cấp hoặc gặp sự cố mà chúng có thể ảnh hưởng hoặc gây lo ngại cho họ. Ví dụ như gọi cảnh sát PCCC khi có sự cố cháy nổ, Báo cáo Sở lao động khi có tai nạn lao động, …

Các phương pháp trao đổi thông tin với các bên quan tâm bên ngoài liên quan đến kết quả hoạt động môi trường của tổ chức phải đảm bảo chính xác, tin cậy và kiểm chứng được. Các tuyên bố liên quan đến kết quả hoạt động môi trường có thể, ví dụ, dưới hình thức các báo cáo về sự bền vững của tổ chức, tài liệu hoặc các chiến dịch quảng cáo. Tổ chức có thể cân nhắc các cách tiếp cận khác nhau để xác minh các tuyên bố về kết quả hoạt động môi trường của mình.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức thực hiện những gì được trao đổi như đã hoạch định và lưu lại bằng chứng;

Một số vấn đề trao đổi thông tin bên ngoài như:

• Các báo cáo quan trắc môi trường;

• Các báo cáo tình hình an toàn vệ sinh lao động;

• Các báo cáo về quan trắc môi trường lao động;

• Các báo cáo về tình hình tiêu thụ năng lượng;

• Các báo cáo về tình hình phát sinh rác thải;

• Báo cáo Sự cố môi trường;

• Báo cáo sự cố an toàn lao động;

• Thông tin trao đổi cảnh sát PCCC về sự cố chảy nổ, …