Đáp ứng 5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức – ISO 22000:2018

Ngày đăng: 01/12/2020
ISO 22000:2018 yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan được Phân công, truyền thông và thấu hiểu trong tổ chức.

ĐẢM BẢO TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN ĐƯỢC XÁC ĐỊNH, TRUYỀN THÔNG VÀ THẤU HIỂU TRONG TỔ CHỨC (5.3.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan được Phân công, truyền thông và thấu hiểu trong tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Công việc của một người có thể được chia thành hai thành phần: một là hành động (hay nói cách khác là những việc phải làm) và 2 là quyết định liên quan đến những công việc phải làm đó, hành động thuộc về trách nhiệm và quyết định thuộc về quyền hạn. Do đó mỗi công việc cần phải có trách nhiệm để định hướng những việc cần phải làm và quyền hạn để đưa ra những quyết định mang tính chiến lược để đạt được mục đích công việc được giao.

Phân công trách nhiệm có nghĩa là giao công việc cho một người nào đó phụ trách, người đó phải bảo đảm làm tròn công việc được giao, nếu kết quả không tốt thì phải gánh chịu phần hậu quả. Quyền hạn là Quyền theo cương vịchức vụ cho phép, tức là giới hạn được đưa ra các quyết định liên quan đến công việc được giao. Tức là với mỗi trách nhiệm được giao thì phải kèm theo những quyền hạn nhất định cho phép đưa ra những quyết định liên quan đến trách nhiệm đó nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Quá trình phân công trách nhiệm hiệu quả phải trải qua 3 bước: đầu tiên là xác định trách nhiệm, phân công trách nhiệm và cuối cùng là thông báo trách nhiệm.

Đây là một yêu cầu dành cho lãnh đạo, bởi vì chỉ có lãnh đạo mới có quyền phân công trách nhiệm một cách hợp pháp.

Mục đích yêu cầu này là làm rõ trách nhiệm của từng công việc để tránh việc nhầm lẫn, đùn đẩy trách nhiệm và giúp việc quản lý được tốt hơn.

Quyền hạn và trách nhiệm có mối liên quan chặt chẽ với nhau và hai vấn đề này sẽ đi với nhau như hình với bóng. Điều này có nghĩa là việc phân công trách nhiệm phải đi cùng với quyền hạn thích hợp. Có 2 lý do phải phân chia quyền hạn và trách nhiệm:

  • Thứ nhất, nếu một người được phân công một số trách nhiệm mà không có đủ quyền hạn nhất định thì người ấy sẽ không thể thực hiện tốt công việc được giao và cũng không thể đạt được kết quả mong muốn.
  • Thứ hai, nếu trao quyền cho một cá nhân mà quyền này không phù hợp với trách nhiệm thì việc sử dụng quyền sẽ bị sai trong cách này hay cách khác (lạm dụng quyền lực).

Tác động tích cực của việc phân công trách nhiệm và trao quyền hợp lý:

  • Hạn chế lạm dụng quyền lực.
  • Giúp để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và hiệu lực.
  • Cá nhân phải tự chịu trách nhiệm.
  • Giúp hệ thống hóa công việc và đạt được mục tiêu của tổ chức.

Nếu việc phân công trách nhiệm và quyền hạn không tốt sẽ dẫn đến hệ lụy như sau:

  • Lạm dụng quyền lực.
  • Không thể quy trách nhiệm.
  • Không ai phải giải trình khi kết quả không đạt.
  • Mâu thuẫn giữa quản lý và nhân viên.

Làm thế nào để chứng minh?

Không nhất thiết lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm của từng vị trí liên quan chất lượng, việc này có thể do các trưởng phòng ban hoặc người đại diện chất lượng xác định, tổng hợp và trình lên lãnh đạo cao nhất để xem xét và ban hành.

Quá trình xác định trách nhiệm và quyền hạn có thể là trách nhiệm liên quan tới quản lý quá trình như mục 4.4.1.e, có thể là bảng quy định trách nhiệm và quyền hạn (mô tả công việc) của các chức danh…

Một bảng mô tả công việc, trách nhiệm và quyền hạn mà tổ chức thường xây dựng cũng thích hợp nhất cho yêu cầu này. 

XÁC ĐỊNH TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN ĐỂ ĐẢM BẢO FSMS PHÙ HỢP YÊU CẦU (5.3.1.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm và quyền hạn để: a) đảm bảo HTQL ATTP phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này;.

 Điều này có nghĩa là gì?

Đây là một yêu cầu rất rộng bao phủ tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này, phân công để FSMS của tổ chức phù hợp với ISO 22000:2018 nghĩa bao gồm nhiều yêu tố dưới đây:

  • Trách nhiệm người này có thể bao gồm một số công việc sau:
  • Trách nhiệm vận hành các quá trình, công đoạn;
  • Trách nhiệm sát sát các quá trình, công đoạn;
  • Người quản lý và thực hiện mục tiêu (6.2.2.c)
  • Phân bổ lại trách nhiệm khi có sự thay đổi (6.3)
  • Trách nhiệm trao đỗi thông tin (7.4.2)
  • Trách nhiệm kiểm soát mối nguy (8.5.4.1)
  • Trách nhiệm giám sát CCP và PRP (8.5.4.3)
  • Trách nhiệm thẩm tra (8.8.1)
  • Trách nhiệm đánh giá nội bộ (9.2.2)

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng phân công trách nhiệm và quyền hạn cho một hoặc một nhóm người mà họ chịu trách nhiệm về việc giám sát và đảm bảo FSMS hoạt động phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này là một bằng chứng phù hợp cho yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Tất cả các mục liệt kê ở trên được phân công rõ ràng.

XÁC ĐỊNH TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN ĐỂ BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN CỦA FSMS (5.3.1.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm và quyền hạn để: b) báo cáo kết quả thực hiện HTQL ATTP đến lãnh đạo cao nhất;

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này liên quan đến điều khoản 9.3 xem xét của lãnh đạo, tiêu chuẩn muốn nói rằng, tổ chức cần bố trí một hoặc vài vị trí có trách nhiệm tổng hợp và phân tích các dữ liệu để báo cáo cho lãnh đạo biết về tình hình hoạt động hiện tại của FSMS.

Kết quả thực hiện FSMS liên quan đến nhiều vấn đề như: kết quả mục tiêu an toàn thực phẩm, kết quả hoạt động của các quá trình, kết quả đánh giá nội bộ, các kết quả đánh giá bên ngoài, … các yếu tố này liên quan đến đầu vào của quá trình xem xét lãnh đạo được nêu điều khoản 9.3 của tiêu chuẩn này.

Làm thế nào để chứng minh?

Bằng cách thiết lập quá trình thu thập dữ liệu và đặt các điểm thu thập trong mỗi quá trình, dữ liệu có liên quan có thể được chuyển cho người phụ trách để phân tích, giải thích, tổng hợp và đánh giá. Sau đó nó có thể được chuyển đổi thành một ngôn ngữ thích hợp cho các hoạt động quản lý và trình bày trong xem xét của lãnh đạo. Tuy nhiên, yêu cầu này không áp đặt thời gian báo cáo, do đó hoạt động báo cáo cũng cần được thực hiện khi xét thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của quản lý hàng đầu. 

CHỈ ĐỊNH NHÓM TRƯỞNG FSMS (5.3.1.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm và quyền hạn để: c) chỉ định nhóm an toàn thực phẩm và trưởng nhóm an toàn thực phẩm;

Điều này có nghĩa là gì?

Chỉ định nhóm an toàn thực phẩm nghĩa là bạn phải thành lập nhóm an toàn thực phẩm để quản lý công tác vệ sinh an toàn thực phẩm của tổ chức. Tiêu chuẩn không nói rõ những thành viên trong nhóm có năng lực chuyên môn như thế nào? Tuy nhiên để quản lý an toàn thực phẩm được hiệu quả thì ít nhất thành viên trong nhóm phải có kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm.

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải chỉ ra một người làm trưởng nhóm An toàn vệ sinh thực phẩm, Trưởng nhóm an toàn thực phẩm có nhiệm vụ cố định, là chủ chốt của FSMS của tổ chức. Trưởng nhóm nên là thành viên của tổ chức và cần hiểu các vấn đề về an toàn thực phẩm của tổ chức. Trong trường hợp trưởng nhóm an toàn thực phẩm có trách nhiệm khác trong tổ chức thì chúng không được có mâu thuẫn với trách nhiệm về an toàn thực phẩm.

Lưu ý rằng trưởng nhóm an toàn thực phẩm nên có hiểu biết rộng về vệ sinh, quản lý an toàn thực phẩm và ứng dụng các nguyên lý HACCP.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn chỉ cần một văn bản thiết lập nhóm an toàn vệ sinh thực phẩm và chỉ định trưởng nhóm là đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn. 

NGƯỜI ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH PHẢI CÓ TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN RÕ RÀNG ĐỂ ĐỀ XƯỚNG VÀ LẬP TÀI LIỆU CÁC HÀNH ĐỘNG (5.3.1.d).

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm và quyền hạn để: d) Người được chỉ định phải có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng để đề xướng và lập tài liệu các hành động.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng, những người được chỉ định trong nhóm ATVSTP phải được giao trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng để họ có tránh nhiệm đề xướng các hành động cần phải thực hiện để đảm bảo quá trình sản xuất sản phẩm luôn tạo sản phẩm an toàn và tất cả các mối nguy được kiểm soát trong mức cho phép, đồng thời họ có trách nhiệm lậm các tài liệu cho các hành động của FSMS, ví dụ như xác định mối nguy, CCP, kế hoạch HCCAP, …

Làm thế nào để chứng minh?

Việc xác định và thông báo trách nhiệm, quyền hạn có thể được thực hiện thông qua việc ra các quyết định thành lập/bổ nhiệm, quy chế hoạt động, quy định chức năng – nhiệm vụ – trách nhiệm – quyền hạn, các bản mô tả công việc… Cơ chế báo cáo và trách nhiệm xử lý thông tin báo cáo của người được báo cáo cũng cần được làm rõ trong các loại quy định/mô tả trên.

Trong quyết định đó thể hiện rõ ràng về nhiệm vụ của nhóm/ban, từng thành viên trong nhóm/ban và các quyền hạn của họ trong việc vận hành FSMS. 

TRƯỞNG NHÓM FSMS PHẢI ĐẢM BẢO FSMS ĐƯỢC THIẾT LẬP, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẬP NHẬT (5.3.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải có trách nhiệm: a) đảm bảo HTQL ATTP được thiết lập, áp dụng, duy trì và cập nhật;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn chỉ rõ nhiệm vụ của Trưởng nhóm ATTP là phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cập nhật FSMS. Đây là một yêu cầu liên quan đến trách nhiệm, do đó để đảm bảo thực hiện yêu cầu này thì Trưởng nhóm ATTP phải đảm bảo các yêu cầu của tiêu chuẩn này được áp dụng một cách có hiệu lực. Trách nhiệm người này có thể bao gồm một số công việc sau:

  • Xây dựng mô hình cho việc thiết lập hệ thống FSMS theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 22000: 2018.
  • Tiến hành đánh nội bộ để đảm bảo rằng quá trình đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn.
  • Đào tạo về việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 22000: 2018 vào thực tế;
  • Đảm bảo tính toàn vẹn của FSMS trong tổ chức và làm thế nào FSMS này phù hợp với yêu cầu của ISO 22000 : 2018.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng phân công trách nhiệm và quyền hạn cho một hoặc một nhóm người mà họ chịu trách nhiệm về việc giám sát và đảm bảo FSMS hoạt động phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này là một bằng chứng phù hợp cho yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Các công việc được nêu ở phần trên của trưởng nhóm an toàn được thực hiện. 

TRƯỞNG NHÓM FSMS PHẢI QUẢN LÝ NHÓM VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM AN TOÀN THỰC PHẨM (5.3.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải có trách nhiệm: b) quản lý nhóm và tổ chức hoạt động của nhóm an toàn thực phẩm;

Điều này có nghĩa là gì?

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm – nhân vật trung tâm của FSMS của tổ chức – phải là người của tổ chức và am hiểu các vấn đề an toàn thực phẩm. Vậy trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải là người quản lý các hoạt động của nhóm, đưa ra các định hướng phát triển FSMS của tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Trưởng nhóm ATTP chứng minh vai trò lãnh đạo của mình thông qua việc định hướng cho việc hoạt động nhóm FSMS, xem xét kết quả thực hiện FSMS cũng như là phân công công việc các thành viên trong nhóm ATTP. 

TRƯỞNG NHÓM FSMS PHẢI ĐẢM BẢO VIỆC ĐÀO TẠO VÀ NĂNG LỰC ĐỐI VỚI NHÓM AN TOÀN THỰC PHẨM (5.3.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải có trách nhiệm: c) đảm bảo việc đào tạo và năng lực đối với nhóm an toàn thực phẩm;

Điều này có nghĩa là gì?

Để nhóm hoạt động có hiệu quả thì các thành viên trong nhóm phải có năng lực phù hợp, chính vì vậy yêu cầu nào tiêu chuẩn yêu cầu trưởng nhóm ATTP phải có trách nhiệm đào tạo và nâng cao năng lực các đội viên trong nhóm.

Làm thế nào để chứng minh?

Để làm được điều này, trường nhóm ATTP phải thực hiện các bước như sau:

  • Xác định yêu cầu về năng lực cần thiết của từng vị trí trong nhóm;
  • Xác định năng lực thực tế của từng đội viên trong nhóm;
  • Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên sự xem xét giữa năng lực cần thiết và năng lực thực tế;
  • Tiến hành xây dựng kế hoạch phát triển năng lực cho từng thành viên trong nhóm;
  • Tiến hành hoạt động đào tạo hoặc hoạt động năng cao năng lực đội viên;
  • Đánh giá kết quả hoạt động năng cao năng lực.

Tiêu chuẩn mở cho tổ chức tự chọn phương pháp đảm bảo năng lực cho đội viên trong nhóm, chúng ta có thể chọn cách mà chúng ta thích hợp nhất, ví dụ như đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, kèm cặp, hướng dẫn, … 

TRƯỞNG NHÓM FSMS PHẢI BÁO CÁO VỚI LÃNH ĐẠO CAO NHẤT VỀ HIỆU QUẢ VÀ TÍNH PHÙ HỢP CỦA FSMS (5.3.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải có trách nhiệm: d) báo cáo với lãnh đạo cao nhất về hiệu quả và tính phù hợp của HTQL ATTP;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này nhằm cụ thể điều khoản 5.3.1.b ở trên, tiêu chuẩn chỉ định rõ Trưởng nhóm ATTP là người phải chịu trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động FSMS cho lãnh đạo cao nhất.

Làm thế nào để chứng minh?

Xem điều khoản 5.3.1.b 

TẤT CẢ MỌI NGƯỜI ĐỀU PHẢI CÓ TRÁCH NHIỆM BÁO CÁO CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN FSMS CHO NGƯỜI ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH (5.3.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tất cả mọi người đều phải có trách nhiệm báo cáo các vấn đề liên quan đến HTQL ATTP cho người được chỉ định.

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này nhắc tổ chức rằng, tất cả những vấn đề liên quan đến FSMS phải báo cáo cho người được phân công nhiệm vụ chứ không phải cái gì cũng báo cáo lên lãnh đạo cao nhất. Trong thực tế, lãnh đạo đã phân công trách nhiệm cho trưởng nhóm ATTP quản lý về FSMS, tuy nhiên hầu hết các vấn đề đều được nhân viên báo cao cho lãnh đạo cao nhất mà không báo cáo cho nhóm ATTP dẫn đến mâu thuẫn nội bộ.

Ngoài ra, tiêu chuẩn còn đề cập đến việc trao đổi thông tin nội bộ tổ chức, nghĩa là khi phát hiện vấn đề liên quan đến FSMS là phải báo cáo ngay không được che giấu hoặc tự ý xử lý theo cách riêng của họ.

Làm thế nào để chứng minh?

Đây là một yêu cầu chung mang tính trao đổi thông tin nội bộ, chi tiết chúng ta xem phần trao đổi thông tin điều khoản 7.4.

Quantri24h

tin tức cùng chuyên mục:
Tiêu chuẩn ISO 22000:2018 - Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (1632 Lượt xem)
ISO 22000:2018 – Các thuật ngữ quan trọng (2742 Lượt xem)
ISO 22000:2018 - Tìm hiểu về mối nguy an toàn thực phẩm (16464 Lượt xem)
ISO 22000:2018 – Đáp ứng 4.1 – Bối cảnh của tổ chức (2498 Lượt xem)
Đáp ứng điều khoản 4.2 - ISO 22000:2018 Nhu cầu mong đợi của các bên quan tâm (1668 Lượt xem)
ISO 22000:2018: Đáp ứng 4.3 Phạm vi của hệ thống (1857 Lượt xem)
ISO 22000:2018 - Đáp ứng 5.1 Vai trò và cam kết của lãnh đạo (1367 Lượt xem)
Đáp ứng ISO 22000:2018 Điều khoản 5.2 - Chính sách (1284 Lượt xem)
ISO 22000:2018 Đáp ứng 6.1 Hành động giải quyết rủi ro, nắm bắt các cơ hội (2944 Lượt xem)
ISO 22000:2018 Đáp ứng 6.2 về mục tiêu FSMS (1706 Lượt xem)
ISO 22000:2018 Đáp ứng 6.3 – Hoạch định sự thay đổi (1269 Lượt xem)
ISO 22000:2018 Đáp ứng yêu cầu về nguồn lực (7.1) (1515 Lượt xem)
7.1.5: Các yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống FSMS và 7.1.6: kiểm soát sản phẩm, dịch vụ do bên ngoài cung cấp (1497 Lượt xem)
ISO 22000:2018 Đáp ứng yêu cầu điều 7.2 về Năng lực (1516 Lượt xem)
Đáp ứng yêu cầu Điều 7.3 – ISO 22000:2018 về Nhận thức (1099 Lượt xem)
ISO 22000:2018 Đáp ứng 7.4 Trao đổi thông tin (5390 Lượt xem)
ISO 22000:2018 đáp ứng điều khoản 7.5 về thông tin dạng văn bản (2014 Lượt xem)
ISO 22000:2018 Đáp ứng điều khoản 8.1 – Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện (1643 Lượt xem)
ISO 22000:2018 Đáp ứng 8.2 chương trình tiên quyết (PRP) (7328 Lượt xem)
Đáp ứng ISO 22000:2018 – 8.4 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó các tình huống khẩn cấp (3833 Lượt xem)
HƠN 3000 DOANH NGHIỆP ĐƯỢC CHUYÊN GIA CỦA ICERT TƯ VẤN, ÁP DỤNG HIỆU QUẢ VÀ ĐẠT CHỨNG NHẬN THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VÀ QUỐC TẾ
ICERT Miền Bắc Công ty CP Tư vấn Chứng nhận Quốc tế ICERT
Mã số thuế: 0108091764
Địa chỉ:  Số 07, ngách 21, ngõ 168 Nguyễn Xiển, Hạ Đình, Thanh Xuân, Tp. Hà Nội
Hotline: 0963 889 585

Tel: 024 6650 6199
Email: hn@icert.vn
DMCA.com Protection Status
ICERT Miền Trung Công ty CP tư vấn chứng nhận Quốc tế ICERT CENTRAL
Mã số thuế: 0401783654
Địa chỉ: K171/63 Trần Thái Tông, Phường An Khê, Quận Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng
Hotline: 0919 651 159
Email: dn@icert.vn

 
ICERT Miền Nam Công ty CP tư vấn chứng nhận Quốc tế ICERT GLOBAL
Mã số thuế: 0316085828
Địa chỉ: Tầng 4, 232/1/33 đường Bình Lợi, Phường 13, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0966 995 916

Tel: 028 6271 7639
Email: hcm@icert.vn
 
Hotline 24/7: 0963 889 585/ 0966 995 916