Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP ISO 22000:2018
7.4.1 YÊU CẦU CHUNG
XÁC ĐỊNH NHỮNG GÌ CẦN TRAO ĐỔI THÔNG TIN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: a) những vấn đề cần trao đổi thông tin; (7.4.1.a).
Điều này có nghĩa là gì?
Cụm từ trao đổi nói lên tính 2 chiều của thông tin, nghĩa là thông báo và nhận lại phản hồi. Trao đổi thông tin nghĩa là thông báo cho họ biết thông tin cần trao đổi và nhận lại các thông tin phản hồi từ người được thông báo. Hầu hết trong các doanh nghiệp thông tin trao đổi chỉ dừng lại ở thông báo mà chưa có cơ chế rõ ràng trong việc nhận lại các thông phản hồi này.
Các nguyên tắc chính của truyền thông rủi ro tốt bao gồm:
-
Cởi mở: Sự cởi mở đề cập đến cơ hội tham gia với tất cả các bên liên quan đến an toàn thực phẩm, bao gồm cả những người bị ảnh hưởng bởi rủi ro và những người có khả năng chịu trách nhiệm về nó. Đánh giá rủi ro, quản lý và truyền thông nên được thực hiện một cách cởi mở, bao gồm các cơ hội đối thoại với các bên liên quan tại các điểm thích hợp. Ví dụ, các bên liên quan có thể được mời gửi bằng chứng, tham gia vào một cuộc họp nơi các lựa chọn quản lý rủi ro được thảo luận và / hoặc để nhận xét về các thông điệp dự thảo trước khi chúng được hoàn thiện.
-
Minh bạch: bao hàm một tập hợp các chính sách, thực tiễn và thủ tục cho phép các bên liên quan và công chúng quan tâm hiểu cách các quyết định về đánh giá rủi ro, quản lý và truyền thông đã được đưa ra. Điều này có nghĩa là thông tin về các quyết định được đưa ra và tài liệu về quá trình ra quyết định, nên được cung cấp cho các bên liên quan và công chúng. Ví dụ, báo cáo nghiên cứu và biên bản các cuộc họp có thể được công bố trên các trang web hoặc được cung cấp theo yêu cầu.
-
Kịp thời: là điều cần thiết để bảo vệ sức khỏe cộng đồng, góp phần xây dựng và duy trì niềm tin, và có thể ngăn chặn sự phát triển của tin đồn và thông tin sai lệch. Giao tiếp sớm cũng rất quan trọng để ngăn chặn sự gián đoạn thương mại nông sản và hậu quả kinh tế tiêu cực, có thể xuất phát từ những tin đồn và thông tin sai lệch. Nhiều cuộc tranh cãi trở nên tập trung vào câu hỏi “Tại sao bạn không nói với chúng tôi sớm hơn?”. Ngay cả khi có ít thông tin để cung cấp, bạn nên thông báo về cách các cơ quan chức năng đang điều tra sự kiện và khi nào sẽ có thêm thông tin.
-
Đáp ứng: là mức độ mà những người chịu trách nhiệm về an toàn thực phẩm giải quyết nhu cầu truyền thông rủi ro và mong đợi của khán giả mục tiêu trong các hoạt động truyền thông của họ. Ví dụ, mọi người có thể không tin tưởng các thông điệp rủi ro nếu họ không giải quyết mối quan tâm và nhận thức của họ mà chỉ chứa thông tin kỹ thuật về đánh giá rủi ro. Do đó, đối với truyền thông rủi ro đáp ứng, điều quan trọng là phải hiểu đối tượng mục tiêu Nhu cầu thông tin và kỳ vọng truyền thông và giải quyết những điều này trong các hoạt động truyền thông.
Một số điều khoản liên quan đến trao đổi thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn như:
-
Trao Đổi thông tin về chính sách ATTP (ĐK 5.2);
-
Trao Đổi thông tin về vai trò trách nhiệm (ĐK 5.3);
-
Trao Đổi thông tin về Mục tiêu an toàn (ĐK 6.2.1);
-
Trao Đổi thông tin Bên ngoài (ĐK 7.4.2);
-
Trao Đổi thông tin nội bộ (ĐK 7.4.3);
-
Trao Đổi thông tin về tình huống khẩn cấp (ĐK 8.4.2) –> Nội bộ & bên ngoài;
-
Trao Đổi thông tin về Kết quả thẩm tra (ĐK 8.8.1)
Ngoài ra, những vấn đề cần trao đổi thông tin được thể hiện trong yêu cầu 7.4.2 và 7.4.3 của điều khoản này.
Cụm từ xác định nghĩa là bạn phải liệt kê tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến FSMS, sau đó đánh giá xem những thông tin này cần cho ai, sau đó mới thiết lập danh sách các thông tin cần trao đổi.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn phải có danh sách các thông tin cần trao đổi, nơi nhận, địa chỉ người nhận (số điện thoại, email, địa chỉ – nếu ở bên ngoài), tần suất trao đổi thông tin, người có trách nhiệm trao đổi, cách thức trao đổi thông tin như thế nào.
Theo TCVN ISO 22004: 2015 quy định chung về trao đổi thông tin như sau:
-
Trao đổi thông tin đảm bảo việc chuyển thông tin đúng giữa các bên liên quan. Chính sách để trao đổi thông tin có hiệu lực cần được xây dựng, lập tài liệu, thực hiện và duy trì. Đào tạo nhân việc được chỉ định về kỹ năng trao đổi thông tin là một khía cạnh quan trọng của quá trình trao đổi thông tin.
-
TCVN ISO 22000 yêu cầu cả hệ thống trao đổi thông tin bên ngoài và nội bộ được xây dựng, thực hiện và duy trì như một phần của FSMS.
-
Trao đổi thông tin cần bao gồm cơ chế phản hồi thông tin, chu trình xem xét và có dự phòng để giải quyết những thay đổi một cách chủ động về môi trường tổ chức.
-
Quá trình trao đổi thông tin của tổ chức cần hoạt động nhiều chiều và cần được phù hợp với nhu cầu khác nhau của người tiếp nhận. Quá trình trao đổi thông tin cần nhấn mạnh các vấn đề:
+ đảm bảo trao đổi thông tin hai chiều có hiệu lực;
+ nâng cao tính trung thực và mức độ tin cậy;
+ sự tham gia của các bên liên quan vào quy trình, khi thích hợp;
+ điều chỉnh hoặc thay đổi chương trình trao đổi thông tin khi cần dựa trên các xem xét hệ thống.
XÁC ĐỊNH KHI NÀO TRAO ĐỔI THÔNG TIN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: b) khi nào trao đổi thông tin (7.4.1.b).
Điều này có nghĩa là gì?
Yêu cầu này có hai yêu cầu nhỏ, một là thời gian trao đổi thông tin và hai là tần suất trao đổi thông tin.
Tổ chức phải xác định thời gian thực hiện việc trao đổi thông tin, điều này là quan trọng bởi vì một số thông tin có thời gian hạn định (luật có ngày hiệu lực) và có một số thông tin sau khi trao đổi một thời gian thì ký ức về nội dung trao đổi của người được trao đổi sẽ mất đi.
Làm thế nào để chứng minh?
Việc quy định thời gian và tần suất trao đổi thông tin là tuỳ thuộc tổ chức, tuy nhiên khi xác định thời gian này bạn cần phải xác định rằng tầm quan trọng của thông tin cần trao đổi.
Bạn chỉ một tài liệu xác định thời gian và tần suất trao đổi cho các thông tin đã xác định ở mục 7.4.a là được.
XÁC ĐỊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN CHO AI
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: c) Trao đổi thông tin cho ai (7.4.1.c).
Điều này có nghĩa là gì?
Đây là một yêu cầu về xác định người nhận thông tin, không phải bất cứ thông tin nào phải được truyền đạt cho tất cả. Do đó, sau khi xác định thông tin cần trao đổi thì tổ chức cần phải xác định thêm thông tin này cần trao đổi cho ai hay nói cách khác ai là người nhận thông tin này.
Một số đối tượng cần trao đổi thông tin như liệt kê mục 7.4.2 và 7.4.3, ngoài ra một số người cần nhận thông tin như:
-
Toàn thể người lao động;
-
Cấp quản lý;
-
Khách hàng;
-
Nhà cung cấp;
-
Chính quyền địa phương;
-
Chính quyền nơi tiêu thụ sản phẩm;
-
Các nhà thầu;
-
Các hiệp hội, …
Làm thế nào để chứng minh?
Cũng giống như điều khoản 7.4.b, tổ chứng cần có một tài liệu bao gồm các nội dung cần trao đổi và trao đổi cho ai là phù hợp.
XÁC ĐỊNH CÁCH THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: d) cách thức trao đổi thông tin (7.4.1.d).
Điều này có nghĩa là gì?
Đây là yêu cầu liên quan đến hình thức trao đổi thông tin, tổ chức phải xác định mỗi loại thông tin có một cách thức trao đổi phù hợp. Cách thức này có thể bao gồm:
-
Hiển thị bản thông báo;
-
Phát file giấy;
-
Gửi email, đăng internet;
-
Họp, hội nghị;
-
Sử dụng loa, gọi điện;
-
Hiển thị màn hình cảm ứng;
-
Huấn luyện, đào tạo;
-
Phát tờ rơi, sử dụng video…
Một điều lưu ý rằng, sau khi xác định cách thức trao đổi thông tin thì tổ chức phải đảm bảo rằng cách thức đó hiệu lực và hiệu quả. Đồng thời luôn sử dụng được bất cứ lúc nào, nhất là trường hợp thông tin liên quan đến tình huống khẩn cấp. Trong trường hợp nếu bạn được đánh giá bên thứ 2 hoặc bên thứ 3, nếu bạn chọn phương thức trao đổi thông tin là điện thoại, thì đánh giá viên có thể kiểm tra sự sẵn sàng của cách thức trao đổi thông tin bằng cách gọi vào số điện thoại mà bạn chọn trao đổi thông tin, nếu điện thoại không liên hệ được thì đồng nghĩa là cách thức trao đổi thông tin không hiệu lực và đánh giá viên có thể đưa ra 1 điểm không phù hợp cho việc trao đổi thông tin. Trong trường hợp khác, bạn chọ trao đổi thông tin bằng hệ thống loa, thì hãy đảm bảo rằng nó luôn hoạt động.
Làm thế nào để chứng minh?
Tổ chức cần có một tài liệu xác định các nội dung cần trao đổi, sau đó xác định hình thức trao đổi thông tin cho từng học viên. Ví dụ như: chính sách chất lượng trao đổi bằng hình thức dán thông tin và họp giải thích ý nghĩa.
XÁC ĐỊNH NGƯỜI THỰC HIỆN TRAO ĐỔI THÔNG TIN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: e) người thực hiện trao đổi thông tin (7.4.1.e).
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn yêu cầu xác định người chịu trách nhiệm trao đổi thông tin.
Làm thế nào để chứng minh?
Một bản quy định về trách nhiệm của người trao đổi thông tin là phù hợp đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.
Trong tất cả các yêu cầu của mục 7.4 này, tổ chức chỉ cần xây dựng một tài liệu như ví dụ bảng dưới cho tất cả các thông tin cần trao đổi có thể là đủ để đáp ứng yêu cầu này.
ĐẢM BẢO TẤT CẢ NGƯỜI ẢNH HƯỞNG ĐẾN FSMS PHẢI HIỂU ĐƯỢC VAI TRÒ TRAO ĐỔI THÔNG TIN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả những người có hoạt động ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm đều phải hiểu được yêu cầu trao đổi thông tin có hiệu lực (7.4.1).
Điều này có nghĩa là gì?
Các kênh trao đổi thông tin hiệu quả là rất quan trọng đối với một FSMS, vì chúng tạo ra tính minh bạch trong tổ chức và cho phép luồng dữ liệu, thông tin và kiến thức được trao đổi đầy đủ, kịp thời và chính xác. Hiệu quả của các kênh trao đổi thông tin được đo lường như sau:
-
Xác minh rằng tất cả các thông tin cần thiết được xác định;
-
Xác minh rằng dữ liệu và thông tin và kiến thức phù hợp hoặc chính xác được trao đổi;
-
Xác minh rằng dữ liệu và thông tin và kiến thức được trao đổi đến nơi chỉ định vào đúng thời điểm.
Để đạt được hiệu quả, bạn nên trao đổi những điều sau đây liên quan đến các kênh trao đổi thông tin:
-
Khuyến khích: Các kênh phải được khuyến khích phát triển và hoạt động ở tất cả các cấp tổ chức.
-
Rõ ràng và dễ hiểu: Mỗi ví trí phải biết được vai trò và trách nhiệm của mình; bằng cách nào, khi nào, và những gì.
-
Tính hai chiều: Nếu thông tin phải truyền theo cả hai cách (chuyển tiếp và nhận lại từ người gửi đến người nhận và ngược lại), kênh phải cho phép thông tin đó.
-
Thích ứng với các yêu cầu ngôn ngữ: Nếu nhân viên của tổ chức nói nhiều hơn một ngôn ngữ, kênh giao tiếp phải hỗ trợ ngôn ngữ đó.
Trong thực tế, bạn có thể bao gồm tất cả điều này trong chương trình đào tạo và trình độ.
Trong yêu cầu này, tiêu chuẩn nói rằng, để quá trình trao đổi thông tin cáo hiệu lực thì điều quan trọng là người lao động phải hiểu được tầm quan trọng của việc trao đổi thông tin, nếu họ không hiểu thì họ không tuân thủ một cách tự nguyện. Đây là một điều cực kỳ quan động, nếu quá trình trao đổi thông tin không hiệu lực thì thông tin cần trao đổi bị tắc nghẽn, điều này ngăn cản tính hiệu lực của FSMS.
Ví dụ: Một nhân viên phát hiện một mối nguy mất an toàn về thực phẩm, nếu họ không hiểu rằng phải báo cáo ngay việc này lên người có trách nhiệm thì mối nguy đó sẽ có thể tiếp cận đến người tiêu dùng, điều này có thể dẫn đến mất an toàn thực phẩm. Một số trường hợp công ty muốn che đậy một sự cố mất an toàn mà chúng có thể gây ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tính công ty, họ không thông báo cho khách hàng về sự cố mất an toàn này mà xử lý, nếu sản phẩm đã ra thị trường và tiếp xúc người dùng cuối thì việc không thông báo sự cố này là một sự không phù hợp Nặng nếu được phát hiện.
Tính hiệu lực của trao đổi thông tin có thể tóm gọn như sau:
-
Trao đổi đúng người chịu trách nhiệm;
-
Trao đổi kịp thời: ngay khi phát hiện/phát sinh;
-
Trao đổi đúng nội dung và mức độ;
-
Trao đổi đúng thực trạng và trung thực.
Làm thế nào để chứng minh?
Để làm được việc này, bạn phải đào tạo cho tất cả nhân viên về tầm quan trọng trong việc trao đổi thông tin, nếu việc trao đổi thông tin chậm hoặc không trao đổi thông tin thì sẽ gây ra hệ quả gì.
Khi đánh giá hệ thống quản lý, đánh giá viên có thể phỏng vấn bất kỳ ai liên quan đến FSMS, nếu họ không hiểu rõ những thông tin nào mà họ cần trao đổi, trao đổi cho ai, và nếu không trao đổi kịp thời thì sẽ dẫn đến hậu quả gì thì đánh giá viên có thể đưa ra một điểm không phù hợp về vất đề này.
Bạn lưu lại bằng chứng đào tạo, và định kỳ phỏng vấn lại nhân viên xem chúng có phù hợp không?
|
Bảng Danh sách các thông tin cần trao đổi
|
|
Người nhận
|
Thông tin
|
Thời gian/tần suất
|
Hình thức trao đổi
|
Người đảm trách
|
|
Khách hàng
|
Cam kết về sản phẩm dịch vụ, họp đồng
|
Khi có khách hàng mới
|
Email: quantri2h@com.vn
/Điện thoại: 0909090909
|
Phòng Sale
|
|
Chính sách FSMS
|
Tháng 01 hàng năm
|
|
Tình huống khẩn cấp
|
Khi có sự cố mất an toàn
|
|
Quy trình giải quyết khiếu nại, trả hàng
|
Khi có khách hàng mới hoặc thay đổi quy trình
|
|
Khảo sát thoả mãn khách hàng
|
Tháng 12 hàng năm
|
|
Nhà cung cấp
(NCC)
|
Chính sách FSMS
|
Tháng 01 hàng năm
|
Email
|
Phòng mua hàng
|
|
Yêu cầu chất lượng nhà cung cấp
|
Khi có NCC mới
|
Email
|
|
Họp đồng
|
Khi có NCC mới hoặc hết họp đồng
|
Email/file giấy
|
|
Yêu cầu hành động khắc phục (SCAR)
|
Khi phát hiện không phù hợp từ NCC
|
Email
|
Phòng QA
|
|
Toàn thể công nhân viên
|
Chính sách FSMS
|
Tháng 01 hàng năm hoặc sau khi thay đổi hoặc có công nhân viên mới
|
Họp giải thích
|
Trưởng ban ISO
|
|
Mục tiêu FSMS
|
|
Rủi ro/cơ hội
|
|
Yêu cầu khách hàng
|
Chậm nhất 10 ngày sau khi áp dụng
|
Họp giải thích
|
Phòng QA
|
|
Trách nhiệm và quyền hạn
|
Khi có sự bổ nhiệm mới hoặc thay đổi nhân sự
|
Email/thông báo
|
Trưởng phòng
|
|
Yêu cầu luật định liên quan
|
Khi phát sinh/sửa đổi luật
|
Đào tạo
|
Phòng QA
|
|
Chính quyền địa phương/ Nơi tiêu thụ SP
|
Tình huống khẩn cấp
|
Khi có sự cố mất an toàn
|
Điện thoại / liên hệ trực tiếp
|
Phòng QA
|
|
Báo cáo bắt buộc
|
Theo quy định luật định/chế định
|
Email / liên hệ trực tiếp
|
Phòng QA
|
7.4.2 TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI BÊN NGOÀI
ĐẢM BẢO THÔNG TIN ĐƯỢC TRAO ĐỔI LÀ ĐẦY ĐỦ VÀ SẴN CÓ
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải đảm bảo rằng thông tin được trao đổi với bên ngoài là đầy đủ và có sẵn cho các bên liên quan của chuỗi thực phẩm (7.4.2).
Điều này có nghĩa là gì?
Giao tiếp bên ngoài hiệu quả ngụ ý rằng tổ chức cung cấp và thu thập được thông tin liên quan về an toàn thực phẩm chính xác, thông tin không có sự mơ hồ hoặc khả năng giải thích sai. Đây có thể là một thách thức đối với các công ty hoạt động ở một số thị trường do vấn đề ngôn ngữ. Các ví dụ về loại thông tin có thể được yêu cầu hoặc cung cấp bên ngoài được mô tả trong các phần sau.
Từ “sẵn có” có nghĩa là bất cứ lúc nào cần thì phải có được ngay, nghĩa là thông tin cần trao đổi của bạn phải thể hiện ở một nơi nào đó mà những bên liên quan của bạn khi cần họ có thể truy cập được.
Từ “đầy đủ” có nghĩa là tất cả nội dung cần trao đổi phải thể hiện đầy đủ khi các bên liên quan cần.
Thông thường tính sẵn có và đầy thủ thông tin thường thể hiện trên bao bì sản phẩm, ví dụ như: thành phần, năng lượng, trọng lượng, các chất bảo quản, các chất gây dị ứng, hướng dnẫ sử dụng … chúng có sẵn trên bao bì, khi khách hàng cần thì có thể xem ngay.
Riêng các thông tin liên quan đến chính sách ATTP, công bố sản phẩm, … thì cũng phải sẵn có khi các bên liên quan cần họ có thể truy cập được ngay, ví dụ như trên website, trên các hướng dẫn sử dụng sản phẩm (nếu có),…
Trao đổi thông tin với bên ngoài để đảm bảo rằng bất kỳ mối nguy liên quan nào cũng được kiểm soát tại điểm cụ thể trong chuỗi thực phẩm, ví dụ:
a) (các) mối nguy về an toàn thực phẩm có thể hoặc không được kiểm soát bởi tổ chức và do đó (các) nhu cầu cần kiểm soát tại các điểm khác, trong chuỗi thực phẩm tăng lên hoặc giảm đi;
b) với người cung cấp, thầu phụ và khách hàng là cơ sở để chấp nhận lẫn nhau về mức an toàn thực phẩm cần thiết (bởi khách hàng) và;
c) với các cơ quan chế định/cơ quan quản lý và tổ chức khác.
Trao đổi thông tin bên ngoài được sử dụng giữa tổ chức và tổ chức khác để thỏa thuận bằng hợp đồng hoặc cách thức khác, về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết và dựa trên khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật theo thỏa thuận.
Các kênh trao đổi thông tin với các cơ quan chế định/cơ quan quản lý và các tổ chức khác cần được thiết lập. Việc này tạo cơ sở để xác định các mức chấp nhận an toàn thực phẩm cho công chúng và để đảm bảo độ tin cậy của tổ chức.
Cần thận trọng để có toàn bộ thuận lợi từ báo cáo pháp luật/quy định hoặc các hệ thống cảnh báo sớm về mối nguy được lưu ý hoặc cảm nhận.
Nhãn mác rõ ràng là một công cụ để trao đổi thông tin với khách hàng/người tiêu dùng.
Làm thế nào để chứng minh:
Bạn cần thiết lập kênh trao đổi thông tin với bên ngoài, xác định các nội dung cần trao đổi và nội dung cần thu thập khách hàng, sau đó xây dựng cách thức để các bên liên quan có thể tiếp cận dễ dàng với thông tin và các kênh để bạn dễ dàng thu thập thông tin từ khách hàng.
Kênh thông tin này là bằng chứng cho bạn đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI NHÀ THẦU VÀ NHÀ CUNG CẤP BÊN NGOÀI
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: a) các nhà thầu và nhà cung cấp bên ngoài; (7.4.2.a).
Điều này có nghĩa là gì?
Khi các tổ chức xác định nhà cung cấp và nhà thầu phụ có ảnh hưởng lớn đến an toàn thực phẩm, thì chúng ta thường nhấn mạnh tầm quan trọng của việc trao đổi thông tin với các nhà cung cấp nguyên liệu, hàng hóa, bao bì và vật liệu vệ sinh/làm sạch. Tuy nhiên, có những tổ chức khác có dịch vụ cũng cần được đánh giá về tác động của chúng đối với an toàn thực phẩm (ví dụ: tổ chức kiểm soát dịch hại, dịch vụ bảo trì hoặc dịch vụ thu gom chất thải).
Ví dụ về thông tin có thể được trao đổi với các nhà cung cấp và nhà thầu được cung cấp dưới đây.
– Nhà cung cấp nguyên liệu và hàng hóa:
-
Chính sách ATTP (điều khoản 5.2.1.d và 5.2.2.c)
-
Thỏa thuận về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết, chẳng hạn như xác định các tiêu chí vi sinh / hóa lý hoặc các yêu cầu đặc biệt khác cần được xác minh tại thời điểm tiếp nhận.
-
Thông tin về các nhà cung cấp, chẳng hạn như bằng chứng tuân thủ các yêu cầu theo luật định và quy định, thực hiện hệ thống quản lý an toàn thực phẩm hoặc các chứng nhận khác.
-
Thông tin kỹ thuật về các sản phẩm được cung cấp, bao gồm thông tin được đề cập trong Mục 8.5.1.2 (đặc tính nguyên liệu) và việc xác định nhu cầu kiểm soát mọi mối nguy cụ thể.
-
Kết quả từ các kiểm soát được thực hiện trên các sản phẩm được cung cấp tại thời điểm tiếp nhận hoặc trong quá trình xử lý và từ các phân tích trong phòng thí nghiệm. Trao đổi thông tin về khiếu nại của khách hàng. Xác định nguyên nhân và biện pháp được thực hiện bởi các nhà cung cấp cho sự không phù hợp được báo cáo.
-
Thông tin liên quan đến những thay đổi trong thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc cập nhật thông tin kỹ thuật. Các nhà cung cấp nên thông báo cho khách hàng của họ bất cứ khi nào có nhu cầu giữ lại hoặc rút sản phẩm.
-
Kết quả các cuộc đánh giá được thực hiện trên các nhà cung cấp.
-
Các cơ sở để chấp nhận lẫn nhau về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết.
– Nhà cung cấp vật liệu đóng gói, vệ sinh và làm sạch:
-
Chính sách ATTP (điều khoản 5.2.1.d và 5.2.2.c)
-
Thông tin về các nhà cung cấp, chẳng hạn như bằng chứng tuân thủ các yêu cầu theo luật định và quy định, thực hiện hệ thống quản lý an toàn thực phẩm hoặc các chứng nhận khác.
-
Thông tin kỹ thuật liên quan đến vật liệu làm sạch và vệ sinh, bao gồm việc sử dụng dự kiến và bằng chứng về sự phù hợp của chúng với mục đích mà chúng được thiết kế.
-
Thông tin kỹ thuật của các vật liệu đóng gói bao gồm bằng chứng về sự phù hợp của chúng để sử dụng trong các sản phẩm thực phẩm và việc thực hiện các yêu cầu quy định cụ thể, bao gồm các giới hạn di chuyển đã thiết lập. Mức độ thông tin và yêu cầu được thiết lập cho các thành phần cũng nên được áp dụng cho bao bì tiếp xúc thực phẩm trực tiếp.
-
Các cơ sở để chấp nhận lẫn nhau về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết.
– Nhà thầu:
-
Chính sách ATTP (điều khoản 5.2.1.d và 5.2.2.c)
-
Hợp đồng hoặc tài liệu tương đương xác định dịch vụ sẽ được cung cấp, thời hạn và / hoặc tính định kỳ và trách nhiệm được giao cho nhà cung cấp dịch vụ. Các cơ sở để chấp nhận lẫn nhau về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết.
-
Thông tin và đào tạo về các yêu cầu an toàn thực phẩm phải được nhân viên từ công ty dịch vụ tôn trọng khi tham dự các cơ sở của tổ chức (ví dụ: kiểm soát dịch hại, bảo trì).
-
Thông tin từ các nhà thầu về các sự cố được phát hiện có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của các sản phẩm thực phẩm, ngay cả khi chúng không được xác định trong trách nhiệm của họ.
Thiết lập các tiêu chí để đánh giá các nhà cung cấp và đánh giá mức độ tuân thủ của họ có thể là một phương pháp theo dõi hiệu suất của họ và xác định những người cần cải thiện, hoặc thậm chí được thay thế, nếu không thể đáp ứng các yêu cầu. Chủ đề này được đề cập chi tiết hơn trong điều khoản 7.1.6.
Làm thế nào để chứng minh?
Các yêu cầu về mức độ an toàn thực phẩm và các mối nguy liên quan đến sản phẩm và dịch vụ được cung cấp phải thể hiện rõ ràng trong hợp đồng, trong các thoả thuận hoặc sổ tay quản lý nhà cung cấp của bạn. Trường hợp bạn sử dụng sổ tay nhà cung cấp thì bạn phải yêu cầu nhà cung cấp của bạn đọc và xác nhận trên đó làm cơ sở bạn đã trao đổi thông tin.
Ngoài ra, bạn nên có đầy đủ thông tin liên lạc đến người phụ trách an toàn thực phẩm bên nhà cung cấp để trao đổi khi cần thiết hoặc có sự cố khẩn cấp
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ THÔNG TIN ATTP
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: b) khách hàng và/hoặc người tiêu dùng liên quan đến: 1) thông tin sản phẩm về an toàn thực phẩm để xử lý, trưng bày, bảo quản, chuẩn bị, phân phối và sử dụng sản phẩm bên trong chuỗi thực phẩm hoặc bởi người tiêu dùng; (7.4.2.b.1).
Điều này có nghĩa là gì?
Khách hàng là người nhận sản phẩm (người mua, nhận sản phẩm), người dùng là người trực tiếp sử dụng sản phẩm, có lúc khách hàng và người dùng là một (bạn mua về bạn dùng), đôi khi khách hàng và người dùng là hai người khách nhau (bạn mua xong đem biếu người khác dùng).
Tiêu chuẩn giới thiệu một số ví dụ về thông tin liên quan có thể trao đổi với khách hàng hoặc người tiêu dùng để đảm bảo rằng tất cả các kiến thức phù hợp để đảm bảo an toàn thực phẩm đều có sẵn trong chuỗi thực phẩm.
Thông tin sản phẩm: Đối với khách hàng, thông tin thường được sắp xếp trong các bảng dữ liệu của các sản phẩm nên bao gồm, trong số các thông tin khác, các tuyên bố về mục đích sử dụng, yêu cầu lưu trữ cụ thể và thời hạn sử dụng. Cụ thể như:
– ở điều khoản 8.5.1.3 – Đặc tính của sản phẩm cuối cùng: cung cấp danh sách các đặc tính thành phẩm sẽ được ghi lại và cũng có thể được xem xét khi xác định thông tin cần truyền.
– Nhãn là phương tiện thông tin quan trọng nhất về an toàn thực phẩm, vì một phần thông tin đó phải được đưa vào nhãn theo nghĩa vụ pháp lý.
– Ở điều khoản 8.5.1.4 – Sử dụng đúng mục đích: thông tin về mục đích sử dụng sản phẩm.
– Thông tin liên quan đến bảo quản thực phẩm sao cho an toàn: ví dụ nhiệt độ bảo quản, môi trường bảo quản, cách bảo quản sau khi bóc, dõ bao bì, cách sắp xếp, …
– Thông tin lên quan đến quá trình vận chuyển như: điều kiện nhiệt độ, môi trường trong suốt quá trình vận chuyển, phương tiện vận chuyển, sách thức sắp xếp trên phương tiện vận chuyển, các dấu hiệu cảnh báo các môi nguy như dễ vỡ, tránh mưa, ….
– Sử dụng sản phẩm như: hướng dẫn sử dụng, các cảnh báo, thành phần dinh dưỡng, tác dụng phụ, …
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn có sẵn các thông tin trên cho khách hàng và người cung cấp khi cần.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ CÁC MỐI NGUY VỀ ATTP
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: b) khách hàng và/hoặc người tiêu dùng liên quan đến: 2) các nguy cơ về an toàn thực phẩm đã xác định cần được kiểm soát bởi các tổ chức khác trong chuỗi thực phẩm và/hoặc người tiêu dùng (7.4.2.b.2).
Điều này có nghĩa là gì?
Mục tiêu tổng thể của trao đổi thông tin rủi ro an toàn thực phẩm là bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng thông qua việc cung cấp thông tin cho phép họ đưa ra quyết định an toàn thực phẩm. Thông tin về rủi ro an toàn thực phẩm có thể giúp mọi người đưa ra quyết định về việc có nên tránh một loại thực phẩm cụ thể hay không, cách xử lý hoặc chuẩn bị để giảm thiểu rủi ro hoặc họ có thể làm gì để tự bảo vệ mình nếu gặp rủi ro. Ví dụ: sản phẩm có chất dị ứng, chất bảo quản, hoặc có thành phần không tốt cho một số người như trẻ em (sản phẩm Milo chỉ dùng trẻ từ 6 tuổi trở lên, …).
Trao đổi thông tin rủi ro an toàn thực phẩm rất quan trọng đối với việc bảo vệ sức khỏe cộng đồng, động vật, thực vật và môi trường, và con người, chất lượng cuộc sống, bao gồm các yếu tố kinh tế xã hội như sinh kế.
Mục tiêu của trao đổi thông tin rủi ro an toàn thực phẩm là cho phép mọi người bảo vệ sức khỏe của họ khỏi rủi ro an toàn thực phẩm bằng cách cung cấp thông tin cho phép họ đưa ra quyết định an toàn thực phẩm, tạo điều kiện cho đối thoại và hiểu biết giữa tất cả các bên liên quan và nâng cao hiệu quả chung của quá trình phân tích rủi ro.
Trao đổi thông tin rủi ro an toàn thực phẩm có thể liên quan đến trao đổi thông tin cả rủi ro và lợi ích. Cung cấp thông tin về cả rủi ro và lợi ích cho phép mọi người đưa ra quyết định sáng suốt về lựa chọn thực phẩm.
Điều quan trọng là phải hiểu và giải quyết các nhận thức cộng đồng về rủi ro an toàn thực phẩm để phát triển các thông điệp trao đổi thông tin rủi ro hiệu quả. Làm thế nào mọi người nhận thức được rủi ro phục vụ như là cơ sở của thái độ, ý định và hành vi của họ.
Các loại vấn đề an toàn thực phẩm khác nhau đòi hỏi các cách tiếp cận khác nhau để trao đổi thông tin rủi ro.
Các mối nguy này thường liên quan đến kiểm soát chất dị ứng, các thông tin về các chất dị ứng này phải được thể hiện cho khách hàng biết, ví dụ như trên bao bì thực phẩm, trên các tờ rơi kỹ thuật hoặc các thông tin về sản phẩm trên trang website.
Các môi nguy liên quan đến thực phẩm biến đổi gen, mức độ sạch thực phẩm (số ký hiệu dán trên từng sản phẩm – Mã số trên tem được gọi là PLU code, viết tắt của từ Price Look-up, ví dụ như táo nhập từ Mỹ)
Ngoài ra các môi nguy liên quan đến chất bảo quản, các thực phẩm có nguy cơ gây béo phì, các tác dụng phụ (nếu có), ngoài ra các cảnh báo khi phát hiện sản phẩm có hiện tượng lạ (như hư hỏng hay có nguy cơ nhiễm bẩn), …
Ngày nay tại Mỹ và các nước châu Âu, việc công bố các chất dị ứng là một yêu cầu bắt buộc, nhiều doanh nghiệp Việt Nam bị trả hàng và bị phạt về thông tin chất dị ứng trên nhãn này, ví dụ như trường hợp café hoà tan không công bố thành phần sữa đặc (một chất có khả năng gây dị ứng).
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn phải thể hiện các thông tin về mối nguy cần thiết để khách hàng nhận biết và sử dụng an toàn, chúng có thể thể hiện trên nhãn sản phẩm, trên cataloge, trên trang website hoặc thoả thuận mua hàng, …
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ HỢP ĐỒNG, ĐƠN HÀNG
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: b) khách hàng và/hoặc người tiêu dùng liên quan đến: 3) thoả thuận hợp đồng, yêu cầu và đơn hàng bao gồm cả sửa đổi (7.4.2.b.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Định nghĩa hợp đồng có thể là cách tốt nhất để chính thức hóa mức độ chấp nhận lẫn nhau về an toàn thực phẩm. Định nghĩa này đặc biệt quan trọng trong các chủ đề mà luật pháp không yêu cầu hoặc luật pháp dự định đặt ra các giới hạn nghiêm ngặt hơn.
Bạn phải thể hiện các thông tin cần thiết về mức độ chấp nhận và các yêu cầu phải tuân thủ về An toàn thực phẩm mà bạn và khách hàng của bạn phải tuân thủ.
Ngoài ra, nếu hợp đồng bạn là hợp đồng nguyên tắc, thì các đơn hàng của bạn phải thể hiện rõ các yêu cầu an toàn cho từng lô hàng đó.
Trong trường hợp có sửa đổi đơn hàng hoặc hợp đồng thì cách thức trao đổi thông tin và ghi nhận bằng chứng phải được thể hiện và đồng ý giữa 2 bên.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn có đầy đủ các thông tin cần ở trên.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ PHẢN HỒI KHÁCH HÀNG
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: b) khách hàng và/hoặc người tiêu dùng liên quan đến: 4) phản hồi của khách hàng và/hoặc người tiêu dùng bao gồm cả khiếu nại (7.4.2.b.4).
Điều này có nghĩa là gì?
Khách hàng và người tiêu dùng là một nguồn thông tin rất quan trọng mà tổ chức nên trao đổi thông tin và sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động liên quan đến hệ thống an toàn thực phẩm. Trả lời các câu hỏi và khiếu nại của khách hàng và người tiêu dùng cần được phân tích cẩn thận và được sử dụng làm đầu vào để cải thiện FSMS. Cần thực hiện một quy trình quản lý khiếu nại và trách nhiệm thu thập và trao đổi thông tin tin đến tổ chức, phân tích nguyên nhân và xác định các hành động khắc phục và khắc phục.
Tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải trao đổi thông tin về khiếu nại nghĩa lại bạn phải có kênh thu thập thông tin khiếu nại và kênh để phản hồi thông tin về các khiếu nại này. Trong yêu cầu này chỉ đề cập đến việc trao đổi thông tin khiếu nại, việc xử lý khiếu nại như thế nào sẽ điều khoản 9.3 và hành động khắc phục 10.1.
Làm thế nào để chứng minh?
Ban nên thiết lập một quá trình tiếp nhận thông tin phản hồi khách hàng như là cung cấp thông tin người nhận phản hồi (địa chỉ, email, số điện thoại, skype, zalo, website, …) trên các trang website của bạn hoặc trên bao bì, tờ rơi, … để khách hàng khi có vấn đề họ sẽ liên lạc.
Ngoài ra, đối với nội bộ bạn cũng xây dựng một quá trình tiếp nhận thông tin phản hồi khách hàng, quá trình trao đổi thông tin cho các phòng ban liên quan về các phản hồi này, quá trình xem xét và xử lý khiếu nại khách hàng và quá trình phản hồi thông tin sau xử lý. Đầu ra quá trình xử lý các phản hồi khách hàng là đầu vào quá trình xem xét của lãnh đạo.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CƠ QUAN LUẬT ĐỊNH VÀ CHẾ ĐỊNH
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: c) Cơ quan luật định và chế định (7.4.2.c).
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn xác định tầm quan trọng của việc thiết lập các kênh liên lạc với các cơ quan quản lý theo luật định, cũng như với bất kỳ tổ chức nào khác có liên quan đến tính hiệu lực cảu FSMS. Các cơ quan theo luật định là rất quan trọng, không chỉ là một nguồn thông tin về pháp luật, mà còn để hỗ trợ cho cơ chế phản ứng nhanh khi có sự cố. Các cơ quan này cũng thường đưa ra các báo cáo về hoạt động của họ và xuất bản thông báo khi hoạt động của một tổ chức hoặc thương mại hóa sản phẩm bị đình chỉ do vấn đề an toàn thực phẩm.
Trong một số trường hợp, việc trao đổi thông tin với cơ quản luật định chế định là các báo cáo bắt buộc liên quan đến tình hình an toàn thực phẩm, các sự cố thực phẩm, các khảo sát ý kiến về dự thảo luật, …
Làm thế nào để chứng minh?
Đầu tiên bạn phải xác định các thông tin cần phải trao đổi với cơ quan luật phát, sau đó xác định cách thức trao đổi, nơi nhận thông tin, và người chịu trách nhiệm trao đổi thông tin.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC TỔ CHỨC KHÁC CÓ TÁC ĐỘNG HOẶC BỊ ẢNH HƯỞNG BỞI HIỆU LỰC FSMS
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: d) các tổ chức khác có tác động hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi hiệu lực của HTQL ATTP hoặc việc cập nhật HTQL ATTP (7.4.2.d).
Điều này có nghĩa là gì?
Ngoài các yêu cầu trao đổi ở trên như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan luật định thì những tổ chức khác mà chúng bị ảnh hưởng bởi hệ thống quản lý ATTP cần phải xác định, ví dụ như: cơ quan quản lý nơi thị trường tiêu thụ (nếu bán ngoài nước), các hiệp hội ngành, cơ quan chứng nhận, cơ quan công nhận, tham tán thương mại tại nước bán hàng, các nhà tư vấn …
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn phải thiết lập danh sách các tổ chức này để khi cần thiết bạn có đủ thông tin để trao đổi.
NGƯỜI ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN PHẢI CÓ TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Người được chỉ định phải có trách nhiệm và quyền hạn cụ thể đối với việc trao đổi thông tin với bên ngoài của thông tin bất kỳ liên quan đến an toàn thực phẩm. Khi có liên quan, thông tin thu được thông qua Trao đổi với bên ngoài phải được đưa vào đầu vào để xem xét quản lý (xem 9.3) và để cập nhật HTQL ATTP (7.4.2).
Điều này có nghĩa là gì?
Yêu cầu này có ba nội dung chính, một là bạn phải phân công một người hay một nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện trao đổi thông tin bên ngoài này, sau đó giao quyền cho họ để thực hiện được công việc.
Người có trách nhiệm phải tổng hợp các thông tin trao đổi báo cáo cho lãnh đạo trong các cuộc xem xét của lãnh đạo.
Đồng thời, khi tiến hành cập nhật lại HTQL ATTP phẩm phải xem xét lại các vấn đề được trao đổi thông tin, chẳng hạn sau khi xử lý khiếu nại khách hàng, nguyên nhân được tìm ra do quy trình bị lỗi, khi đó sau khi xử lý khiếu nại bạn phải cập nhật lại quy trình bị lỗi đó.
Làm thế nào để chứng minh?
Đầu tiên phải phải phân công trách nhiệm người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm cho việc trao đổi thông tin bên ngoài. Qua đó giao những công việc cho họ như yêu cầu của điều khoản này.
LƯU GIỮ BẰNG CHỨNG VỀ TRAO ĐỔI THÔNG TIN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Bằng chứng về Trao đổi thông tin với bên ngoài phải được lưu dưới dạng thông tin được lập thành văn bản (7.4.2).
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn yêu cầu bạn lưu lại thông tin dạng văn bản làm bằng chứng cho việc thực hiện trao đổi thông tin.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn lưu giữ các thông tin sau:
-
Danh sách các thông tin cần trao đổi, danh sách người nhận thông tin (địa chỉ liên lạc), cách thức trao đổi thông tin, cách thức xử lý thông tin và phản hồi thông tin;
-
Hồ sơ các lần trao đổi thông tin đã thực hiện,
-
Phân công trách nhiệm trao đổi thông tin.
7.4.3 TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ
THIẾT LẬP, THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ PHƯƠNG THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì phương thức trao đổi thông tin hiệu quả về các vấn đề ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm (7.4.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Trao đổi thông tin nội bộ là một công cụ cơ bản để đảm bảo hoàn thành các nguyên tắc an toàn thực phẩm trong tổ chức. Chỉ việc sử dụng một cách tiếp cận toàn diện để giao tiếp cho phép một số hành vi nhất định được sửa đổi vĩnh viễn.
Một trong những phương pháp hiệu quả nhất là giao tiếp bằng ví dụ, đặc biệt là khi nó đến từ ban lãnh đạo cao nhất. Đồng thời, tổ chức nên tạo ra phương tiện cho tất cả nhân viên truy cập thông tin liên quan sẽ cho phép họ đảm bảo an toàn cho các sản phẩm thực phẩm.
Quản lý cấp cao và Nhóm An toàn thực phẩm phải tạo ra một động lực giao tiếp nội bộ về các vấn đề liên quan đến an toàn thực phẩm. Bên cạnh việc sử dụng các buổi đào tạo hoặc các cuộc họp công cộng, việc sử dụng các hỗ trợ âm thanh/hình ảnh điện tử (ví dụ: truyền hình nội bộ, trang web, mạng nội bộ, bản tin) hoặc thậm chí các phương pháp thông thường như bảng thông tin, bảng hiệu hoặc khẩu hiệu đều được khuyến nghị.
Trong điều khoản này của tiêu chuẩn, đặc biệt nhấn mạnh vào nghĩa vụ thông báo cho Đội An toàn Thực phẩm về bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Thông tin này nên được sử dụng trong bản cập nhật FSMS và được đưa vào xem xét của lãnh đạo.
Hệ thống trao đổi thông tin nội bộ của tổ chức cần đảm bảo đủ thông tin liên quan và dữ liệu sẵn có cho tất cả cá nhân tham gia vào các hoạt động và thủ tục khác nhau. Trưởng nhóm an toàn thực phẩm có vai trò chính trong việc trao đổi thông tin nội bộ về các vấn đề an toàn thực phẩm trong phạm vi tổ chức.
Bất kỳ thành viên nào của tổ chức phát hiện thấy một hoạt động có thể có tác động tới an toàn thực phẩm thì cần biết cách báo cáo vấn đề và báo cáo cho ai.
Làm thế nào để chứng minh?
Đầu tiên bạn phải xác định các thông tin nào cần trao đổi (như các yêu cầu bên dưới và các yêu cầu khác mà tổ chức xem nó là cần thiết), sau đó thiết lập cách thức trao đổi như quy định chung điều khoản 7.4.1.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ SẢN PHẨM HOẶC SẢN PHẨM MỚI
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: a) sản phẩm hoặc sản phẩm mới (7.4.3.a).
Điều này có nghĩa là gì?
Bất kỳ sự thay đổi nào về sản phẩm hoặc sản phẩm mới phải được thông báo đến nhóm ATTP. Trong bối cảnh nhóm an toàn thực phẩm quản lý an toàn cho quá trình sản xuất thực phẩm được an toàn, thì bất cứ các yếu tố nào thay đổi liên quan đến sự thay đổi họ phải là người biết đầu tiên trước khi thực hiện thay đổi. Khi nhận được được thông tin thay đổi này nhóm ATTP phải có trách nhiệm rà soát lại tất cả biện pháp kiểm soát mối nguy cho sản phẩm dự định thay đổi này có còn phù hợp không, đánh giá lại các mối nguy mới nếu có phát sinh từ sự thay đổi này và đưa ra các biện pháp kiểm soát mối nguy hiệu quả nhất để đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất từ việc thay đổi được an toàn cho người sử dụng.
Làm thế nào để chứng minh?
Khi có thay đổi thì bạn phải trao đổi với nhóm ATTP, tốt nhất nhóm ATTP của bạn có một thành viên trong nhóm thiết kế và phát triển sản phẩm và một thành viên quản lý sản xuất chung của nhà xưởng. điều này giúp nhóm biết được thông tin sớm nhất khi có sự thay đổi hoặc sản phẩm mới.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU, THÀNH PHẦN VÀ DỊCH VỤ
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: b) nguyên vật liệu, thành phần và dịch vụ (7.4.3.b).
Điều này có nghĩa là gì?
Thay đổi nguyên vật liệu, thành phần và dịch vụ khác thì các mối nguy mới sẽ phát sinh, do đó nhóm an toàn thực phẩm phải biết để xem xét và phân tích lại mối nguy, đồng thời nếu các nguyên vật liệu có có chứa thành phần tạo ra mối nguy cho người tiêu dùng thì nhóm ATTP phải có trách nhiệm thông báo chỉnh sửa bao bì, truyền thông lại cho các bên liên quan.
Làm thế nào để chứng minh?
Khi có thay đổi về nguyên vật liệu, thành phần và dịch vụ thì bạn phải trao đổi với nhóm ATTP.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ HỆ THỐNG SẢN XUẤT VÀ THIẾT BỊ
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: c) hệ thống sản xuất và thiết bị sản xuất (7.4.3.c).
Điều này có nghĩa là gì?
Thay đổi hệ thống sản xuất và thiết bị sản xuất thì các mối nguy mới sẽ phát sinh, các điều kiện tiên quyết thay đổi, do đó nhóm an toàn thực phẩm phải biết để xem xét và phân tích lại mối nguy, các điều kiện tiên quyết. do đó khi có sự thay đổi này phải báo ngay cho nhóm ATTP trước khi thực hiện thay đổi.
Làm thế nào để chứng minh?
Khi có thay đổi về hệ thống sản xuất và thiết bị sản xuất thì bạn phải trao đổi với nhóm ATTP.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ CƠ SỞ SẢN XUẤT, VỊ TRÍ THIẾT BỊ VÀ MÔI TRƯỜNG XUNG QUANH.
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: d) cơ sở sản xuất, vị trí của thiết bị và môi trường xung quanh (7.4.3.d).
Điều này có nghĩa là gì?
Tương tự như điều khoản 7.4.3.c
Làm thế nào để chứng minh?
Tương tự như điều khoản 7.4.3.c
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ CHƯƠNG TRÌNH VỆ SINH VÀ KHỬ TRÙNG
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: e) các chương trình vệ sinh và khử trùng (7.4.3.e).
Điều này có nghĩa là gì?
Chương trình vệ sinh và khử trùng liên quan đến 2 mối nguy cơ bản là: mối nguy sinh học (khả năng loại bỏ vi sinh vật), và mối nguy hoá học (tồn dư hoá chất vệ sinh, tảy rửa). Một khi thay đổi chuông trình vệ sinh và khử trùng thì việc đầu tiên nhóm ATTP phải xác nhận rằng liệu chương trình vệ sinh mới có khả năng loại bỏ các vi sinh vật và loại bỏ các tồn dư hoá chất tảy rửa đến ngưỡng an toàn không. Chính vì điều này, mà trước khi thay đổi vấn đề này phải thông báo cho nhóm ATTP kiểm tra và xác nhận.
Làm thế nào để chứng minh?
Tương tự như điều khoản 7.4.3.c
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ HỆ THỐNG ĐÓNG GÓI, BẢO QUẢN VÀ PHÂN PHỐI
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: f) hệ thống đóng gói, bảo quản và phân phối (7.4.3.f).
Điều này có nghĩa là gì?
Hệ thống đóng gói, bảo quản và phân phối có liên quan đến các mối nguy ATTP, trước khi thực hiện thay đổi phải thực hiện thẩm tra các điều kiện mới, việc thẩm tra này thường được thực hiện bởi nhóm ATTP, sau khi thẩm tra xong, việc cập nhật lại hệ thống ATTP theo điều kiện mới phải được thực hiện để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu lực của hệ thống. Chính này thì thông tin thay đổi này phải được trao đổi cho nhóm ATTP.
Làm thế nào để chứng minh?
Tương tự như điều khoản 7.4.3.c
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ NĂNG LỰC, TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: g) năng lực và/hoặc trách nhiệm và quyền hạn (7.4.3.g).
Điều này có nghĩa là gì?
Mỗi người thực hiện công việc liên quan đến hệ thống ATTP đã được xác định và đánh giá ở điều khoản 7.2, do đó, khi thay đổi người khác thì năng lực của vị trí đó cũng thay đổi theo, chính vì vậy mà việc thay đổi này phải thông báo cho nhóm ATTP để họ thực hiện các hành động đánh giá lại năng lực của người này có đảm bảo không để quyết định các phương pháp bổ sung năng lực lại nếu người đó chưa đủ.
Trách nhiệm/và quyền hạn là hai mảng liên quan đến một vị trí công việc, đối với những việc mà họ có trách nhiệm quản lý một quá trình hay một CCP nào đó được thay đổi phải báo cho đội ATTP để cập nhật lại thông tin người này và đánh giá năng lực anh ta khi đảm nhiệm nhiệm vụ đó. Ví dụ như thay đổi người tiếp nhận thông tin sản phẩm không phù hợp, … Ngoài ra trao đổi thông tin thay đổi này còn giúp Nhóm ATTP biết được người có trách nhiệm để trao đổi các thông tin liên quan đến trách nhiệm đó.
Làm thế nào để chứng minh?
Tương tự như điều khoản 7.4.3.c
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ CÁC YÊU CẦU LUẬT ĐỊNH VÀ CHẾ ĐỊNH CÓ THỂ ÁP DỤNG
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: h) các yêu cầu chế định và luật định có thể áp dụng (7.4.3.h).
Điều này có nghĩa là gì?
Khi có sự thay đổi về luật định và chế định, thì nhóm ATTP có trách nhiệm xem xét lại các sự thay đổi đó các ảnh hưởng đến hiệu lực của FSMS và có cần cập nhật lại hệ thống để đảm bảo rằng hệ thống luôn tuân thủ các yêu cầu mới đó. Chính vì vậy khi có thông tin thay đổi về luật định hay chế định phải được thông báo ngay cho nhóm ATTP.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn có thể phân công một thành viên trong đội phụ trách mảng cập nhật luật là phù hợp nhất, khi có sự thay đổi này thì thành viên đó nắm và trảo đổi lại trong nhóm.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ KIẾN THỨC VÀ MỐI NGUY ATTP VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: i) kiến thức về mối nguy an toàn thực phẩm và các biện pháp kiểm soát (7.4.3.i).
Điều này có nghĩa là gì?
Khi có sự thay đổi về kiến thức về mối nguy an toàn thực phẩm và các biện pháp kiểm soát, thì nhóm ATTP có trách nhiệm xem xét lại các sự thay đổi đó các ảnh hưởng đến hiệu lực của FSMS và có cần cập nhật lại hệ thống để đảm bảo rằng hệ thống phù hợp và hiệu lực. Các tông tin thay đổi phải được xác nhận nhằm đảm bảo sự thay đổi là phù hợp và biện pháp kiểm soát mối nguy là hiệu quả. Chính vì vậy khi có thông tin thay đổi về luật định hay chế định phải được thông báo ngay cho nhóm ATTP.
Trong trường hợp có sự thay đổi về kiến thức mối nguy ATTP phẩm thì Nhóm ATTP là người đầu tiên cập nhật lại để bảo bảo rằng các thành viên trong nhóm có những kiến thức phù hợp.
Làm thế nào để chứng minh?
Khi phát sinh những thay đổi này, người chịu trách nhiệm phải thông báo ngay cho nhóm ATTP để họ thực hiện cập nhật, kiểm tra xác nhận và cập nhật lại hệ thống.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ KHÁCH HÀNG, NGÀNH HÀNG VÀ YÊU CẦU KHÁC MÀ TỔ CHỨC QUAN SÁT
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: j) khách hàng, ngành hàng và các yêu cầu khác mà tổ chức quan sát được (7.4.3.j).
Điều này có nghĩa là gì?
Khi khách hàng, ngành hàng thay đổi thì yêu cầu của khách hàng và ngành hàng cũng thay đổi theo, nhất là trong trường hợp khách hàng ngoài nước thì các yêu cầu luật pháp tại thị trường tiêu thụ cũng thay đổi theo, do đó để cập nhật kịp thời các yêu cầu này và thực hiện hiện các hành động cần thiết để đảm bảo các yêu cầu này được tuân thủ thì tổ chức phải thông báo cho nhóm ATTP để rà soát lại hệ thống FSMS của tổ chức và cập nhật lại các yêu cầu mới.
Làm thế nào để chứng minh?
Khi phát sinh những thay đổi này, người chịu trách nhiệm phải thông báo ngay cho nhóm ATTP để họ thực hiện cập nhật, kiểm tra xác nhận và cập nhật lại hệ thống.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ YÊU CẦU CÁC BÊN LIÊN QUAN
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: k) các yêu cầu liên quan và Trao đổi thông tin từ các bên liên quan ở bên ngoài (7.4.3.k).
Điều này có nghĩa là gì?
Tương tự như 7.4.3.j.
Làm thế nào chứng minh?
Tương tự như 7.4.3.j.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ KHIẾU NẠI KHÁCH HÀNG
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: l) các khiếu nại và cảnh báo cho thấy mối nguy về an toàn thực phẩm liên quan đến sản phẩm cuối cùng (7.4.3.l).
Điều này có nghĩa là gì?
Khiếu nại khách hàng là cơ sở cho việc rà soát lại hệ thống FSMS và cơ hội để cái tiến nâng cao hiệu lực của FSMS. Do đó, khi có sự khiếu nại khách hàng thì nhóm ATTP phải nắm bắt được, thực hiện điều tra nguyên nhân và cập nhật lại hệ thống.
Làm thế nào để chứng minh?
Tương tự như 7.4.3.j.
ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ ĐIỀU KIỆN ẢNH HƯỞNG ĐẾN ATTP
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: m) các điều kiện khác có ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm (7.4.3.m).
Điều này có nghĩa là gì?
Khi có sự thay đổi về các điều kiện khác mà chúng có khả năng ảnh hưởng đến FSMS thì các điều kiện này phải được thông báo đến nhóm ATTP, mục đích của điều khoản này là để nhóm ATTP thực phẩm có thể xem xét và đưa ra các biện soát kiểm soát các điều kiện này nhằm đảm báo chúng không gây mất ATTP và ảnh hưởng đến hiệu lực của FSMS.
Làm thế nào để chứng minh?
Tương tự như 7.4.3.j.
NHÓM ATTP PHẢI ĐẢM BẢO CÁC THÔNG TIN TRAO ĐỔI ĐƯỢC ĐƯA VÀO KHI CẬP NHẬT HTQLCL
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Nhóm an toàn thực phẩm phải đảm bảo rằng thông tin này được đưa vào khi cập nhật HTQL ATTP (xem 4.4 và 10.3) (7.4.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Khi các thay đổi liên quan đến các yêu cầu từ 7.4.3.a đến 7.4.3.m thì nhóm ATTP phải có trách nhiệm xét tính cần thiết phải cập nhật lại hệ thống thì phải xem xét khi thực hiện cập nhật hệ thống (cải tiến liên tục 10.3).
Ví dụ như: khi bạn thay đổi công nghệ thì bạn phải viết lại quy trình vận hành, các điểm kiểm soát, ..
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn phải để lại bằng chứng rằng các thay đổi đã được xem xét và những gì cần cập nhật lại trên hệ thống đã được cập nhật.
LÃNH ĐẠO PHẢI BẢO ĐẢM CÁC THÔNG TIN LIÊN QUAN ĐÃ ĐƯỢC ĐƯA VÀO ĐẦU VÀO CỦA XEM XÉT LÃNH ĐẠO
Tiêu chuẩn yêu cầu:
Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các thông tin liên quan được đưa vào trong đầu vào xem xét của lãnh đạo (xem 9.3) (7.4.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Đây là điều khoản trùng với điều khoản 9.3.2.f, nên bạn xem phần giải thích ở điều khoản 9.3.2
Làm thế nào để chứng minh?
Đầu vào xem xét của lãnh đạo của bạn phải có đầy đủ các thông tin về trao đổi thông tin này.
Quantri24h
