8.4.1 KHÁI QUÁT
ĐẢM BẢO CÁC NHÀ THẦU PHỤ BÊN NGOÀI CUNG CẤP CÁC QUÁ TRÌNH SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ PHÙ HỢP
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải đảm bảo rằng nhà thầu phụ bên ngoài cung cấp các quá trình, sản phẩm và dịch vụ phù hợp với yêu cầu (8.4.1).
Điều này có nghĩa là gì?
Yêu cầu này tương đương với điều khoản 7.4.1 Mua Hàng trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Theo ISO 9000:2015 định nghĩa một nhà cung cấp như là một tổ chức cung cấp một sản phẩm và theo tiêu chuẩn ISO 9001 một sản phẩm có thể là phần cứng, phần mềm hoặc các vật liệu chế biến. Do đó, một nhà cung cấp có thể là một nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ, nhà cung cấp, nhà thầu, nhà thầu phụ hoặc cung cấp dịch vụ.
Trong yêu cầu này, tổ chức phải kiểm soát các nhà cung cấp bên ngoài để đảm bảo rằng họ cung cấp các quá trình, sản phẩm và dịch vụ đúng như tiêu chuẩn yêu cầu. Các tiêu chuẩn có thể bao gồm: thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, số lượng, chất lượng, bao gói, bảo quản và các yêu cầu khác.
Thông thường có 3 quá trình từ nhà cung cấp bên ngoài:
-
Mua nguyên liệu, vật tư, thiết bị;
-
Mua sản phẩm hoặc dịch vụ: đây là quá trình bạn mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp của bạn rồi bán lại cho khách hàng của bạn.
-
Quá trình được cung cấp bởi các nhà thầu phụ. Đây là một cách nói khác gia công bên ngoài. Một công đoạn trong quá trình sản xuất mà bạn không thực hiện được hoặc bạn thực hiện không tối ưu so với nhà cung cấp.
Yêu cầu này nhằm làm rõ triết lý “tư duy dựa trên rủi ro” của điều khoản 6.1.
Làm thế nào để chứng minh?
Khi quyết định sử dụng hoặc giao dịch với nhà cung cấp bên ngoài, tổ chức phải xây dựng một quá trình kiểm soát các nhà cung cấp. Có bốn quá trình quan trọng trong việc quản lý một nhà cung cấp.
-
Quá trình xác định nhu cầu sử dụng hoặc giao dịch nhà cung cấp bên ngoài. Đây là quá trình xác định liệu có sử dụng nhà cung cấp bên ngoài hay không? và nếu có thì tiến hành xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho yêu cầu đơn hàng.
-
Quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bên ngoài. Đây là quá trình tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, sau đó đánh giá và chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Sau quá trình này một đơn hàng hoặc hợp đồng được giao kết.
-
Quá trình giám sát, chúng bắt đầu sau khi đặt hàng hoặc hợp đồng được ký và kết thúc vào ngày giao hàng của nhà cung cấp. Trong quá trình này, tổ chức phải thực hiện giám sát nhà cung cấp để đảm bảo họ sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ theo như đặt hàng.
-
Quá trình chấp nhận, chúng bắt đầu khi nhận hàng từ nhà cung cấp và kết thúc với mục vật tư đưa vào hàng tồn kho và / hoặc thanh toán các hóa đơn. Trong quá trình này, tổ chức tiến hành kiểm tra xác nhận lại quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ đã nhận từ nhà cung cấp, đảm bảo chúng phù hợp trước khi đưa vào quá trình sản xuất của tổ chức.
Tổ chức phải các kiểm soát quá trình này để đảm bảo rằng nhà cung cấp họ cung cấp đúng như những gì tổ chức yêu cầu. Từng quá trình này chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết ở các yêu cầu tiếp theo.
XÁC ĐỊNH KIỂM SOÁT NHÀ CUNG CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải xác định sự kiểm soát áp dụng cho nhà cung cấp về việc cung cấp các quy trình, sản phẩm và dịch vụ khi: sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp đang có ý định đưa vào để hợp nhất các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức đó (8.4.1.a).
Điều này có nghĩa là gì?
Không phải bất cứ nhà cung cấp bên ngoài nào tổ chức cũng phải kiểm soát, tiêu chuẩn đã chỉ rõ 3 nhà cung cấp mà chúng ta phải kiểm soát bao gồm:
-
Một là nhà cung cấp nguyên vật liệu, linh kiện cấu thành sản phẩm và dịch vụ (8.4.1.a);
-
Hai là các nhà cung cấp bên ngoài thay mặt cho tổ chức trực tiếp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng của tổ chức (8.4.1.b);
-
Và cuối cùng là các nhà cung cấp nhận gia công một quá trình hay một phần của quá trình cho tổ chức (thường là out source) (8.4.1.c).
Đây là 3 đối tượng nhà cung cấp bên ngoài cần quản lý. Trong yêu cầu này đề cập đến nhà cung cấp thứ nhất.
Nhà cung cấp dạng này là các nhà cung cấp các nguyên vật liệu cho quá trình tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ. Đây là dạng nhà cung cấp phổ biến và có ở tất cả các tổ chức.
Làm thế nào là Chứng minh?
Trước khi sử dụng một nhà cung cấp các nguyên vật liệu cho quá trình tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ tổ chức phải có một quá trình kiểm soát chúng, quá trình kiểm soát này bao gồm 4 quá trình con như phần 8.4.1 ở trên.
XÁC ĐỊNH KIỂM SOÁT NHÀ CUNG CẤP THAY MẶT TỔ CHỨC CUNG CẤP SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ CHO KHÁCH HÀNG CỦA TỔ CHỨC
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải xác định sự kiểm soát áp dụng cho nhà cung cấp về việc cung cấp các quy trình, sản phẩm và dịch vụ khi: sản phẩm và dịch vụ được nhà cung cấp bên ngoài cung cấp trực tiếp cho khách hàng với danh nghĩa của tổ chức (8.4.1.b).
Điều này có nghĩa là gì?
Đây là trường hợp mà tổ chức thỏa thuận với nhà cung cấp, sản phẩm thông qua nhà cung cấp trực tiếp cung cấp cho khách hàng. Nói cách khác là tổ chức mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp của tổ chức rồi bán lại cho khách hàng của tổ chức. Ví dụ như:
-
Drop-shipping: phương pháp thực hiện bán lẻ mà một cửa hàng không lưu giữ sản phẩm được bán trong kho của mình. Khi nhận đơn hàng bán một sản phẩm cụ thể, họ sẽ mua sản phẩm từ một bên thứ 3 và nhờ họ vận chuyển trực tiếp cho khách hàng. Trường hợp này thường thấy ở các trang bán hàng trực tuyến như tiki, lazada, amozon;
-
Thương hiệu riêng (nhãn hàng riêng – Private-label product) là thương hiệu sản phẩm của nhà phân phối. Ví dụ như Bột giật Coop-mark, Nước rửa chén Big C …, những nhà mang thương hiệu không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm mà nhờ các công ty sản xuất sản xuất ra sản phẩm và lấy thương hiệu của công ty họ.;
-
Trong trường hợp bạn nhận một đơn hàng quá lớn, bạn không đủ năng lực để sản xuất chúng, bạn chia một nữa đơn hàng cho công ty khác cùng ngành sản xuất thay bạn. Trong trường hợp này bạn cũng phải kiểm soát quá trình sản xuất của họ giống như kiểm soát quá trình sản xuất của chính tổ chức của bạn.
-
Các dịch vụ bên ngoài như: giao hàng…
Tổ chức phải xác định việc kiểm soát các nhà cung cấp này khi sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của họ.
Làm thế nào là Chứng minh?
Điều khoản này yêu cầu bạn phải kiểm soát chất lượng sản phẩm tại nhà cung cấp bên ngoài như những gì bạn đã kiểm soát tại tổ chức của bạn.
Phần chứng minh chúng ta sẽ tìm hiểu trong phần đánh giá lựa chọn nhà cung cấp ở phía sau.
XÁC ĐỊNH KIỂM SOÁT NHÀ CUNG CẤP CUNG CẤP GIA CÔNG BÊN NGOÀI
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải xác định sự kiểm soát áp dụng cho nhà cung cấp về việc cung cấp các quy trình, sản phẩm và dịch vụ khi: một quá trình, hay một phần của một quá trình, được cung cấp bởi nhà cung cấp dựa theo kết quả quyết định của tổ chức (8.4.1.b).
Điều này có nghĩa là gì?
Điều này thường được nhắc đến là các nhà gia công bên ngoài. Tổ chức của bạn vẫn tham gia vào sản xuất các sản phẩm hoặc dịch vụ, nhưng một số khía cạnh của nó được cung cấp từ bên ngoài. Bởi vì một quá trình nào đó trong quá trình tạo sản phẩm, nguồn lực tổ chức không cho phép thực hiện được hoặc có thể là do việc thực hiện quá trình đó không tối ưu hơn các nhà gia công bên ngoài nên tổ chức quyết định sử dụng gia công bên ngoài. Ví dụ như một cơ sở sản xuất xe đạp nhỏ không đủ nguồn lực để đầu tư hệ thống sơn tĩnh điện họ có thể thuê nhà cung cấp bên ngoài đủ năng lực sơn cho họ.
Tổ chức phải xác định việc kiểm soát các nhà cung cấp này khi sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của họ.
Làm thế nào là Chứng minh?
Phần chứng minh chúng ta sẽ tìm hiểu trong phần đánh giá lựa chọn nhà cung cấp ở phía sau.
ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN, GIÁM SÁT SỰ THỰC THI VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải xác định và áp dụng các tiêu chí đánh giá, lựa chọn, giám sát sự thực thi và đánh giá lại các nhà cung cấp, dựa trên khả năng cung cấp các quy trình hoặc sản phẩm và dịch vụ phù hợp với yêu cầu của họ. (8.4.1).
Điều này có nghĩa là gì?
Trong việc tìm kiếm một nhà cung cấp bạn cần phải tin tưởng rằng các nhà cung cấp có thể cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn yêu cầu. Điều này có nghĩa rằng các quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nên được dựa trên kiến thức về khả năng của nhà cung cấp đó để đáp ứng yêu cầu của bạn. Quyết định này cần phải dựa trên việc đánh giá tổng thể năng lực nhà cung cấp. Để làm được điều đó, tổ chức phải thiết lập một quá trình đánh giá bao gồm các tiêu chí cần thiết để có thể chấp nhận một nhà cung cấp mới.
Đồng thời, tổ chức phải xây dựng một quá trình giám sát việc thực hiện của nhà cung cấp nhằm đảm bảo rằng họ luôn tạo ra các sản phẩm dịch vụ theo đúng yêu cầu của tổ chức.
Việc định kỳ đánh giá lại là một điều cần thiết nhằm cung cấp bằng chứng tin cậy rằng nhà cung cấp luôn đủ năng lực và thực hiện đúng như yêu cầu.
Quy trình quản lý nhà cung cấp
Đánh giá sản phẩm: đây là công đoạn quan trọng, quá trình đánh giá này nhằm xác định sự tương thích của linh kiện mẫu mà nhà cung cấp cung cấp với sản phẩm mà tổ chức sản xuất. Đồng thời cũng xác định tuổi thọ và độ bền của linh kiện. Tổ chức yêu cầu nhà cung cấp sản xuất một lượng nhỏ các sản phẩm mẫu theo yêu cầu kỹ thuật của tổ chức, sau đó tổ chức đánh giá theo tiêu chuẩn kỹ thuật sản xuất.
Làm thế nào để chức minh?
Quá trình lựa chọn các nhà cung cấp khác nhau tùy thuộc vào tính chất của các sản phẩm và dịch vụ được mua sắm. Các sản phẩm hoặc dịch vụ phức tạp hơn, các quá trình phức tạp hơn. Bạn có thể mua những sản phẩm và dịch vụ với các đặc điểm kỹ thuật của bạn (do khách hàng đặt ra) hoặc của nhà cung cấp (độc quyền).
Để tiện cho việc hướng dẫn thực, trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu một quá trình điển hình làm ví dụ trong việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp như hình 21.1.
Trong quá trình đánh giá này có 10 bước, nhưng xét về mặt quản lý chất lượng thì bước xây dựng tiêu chí đánh giá và đánh giá kỹ thuật là quan trọng nhất.
Xây dựng quá trình kiểm soát và tiêu chí chấp nhận: ở bước này tổ chức phải xây dựng một quá trình kiểm soát nhà cung cấp và một tiêu chí chấp nhận các nhà cung cấp đạt yêu cầu. Các tiêu chí thường là:
-
Chất lượng và quản lý chất lượng;
-
Giá thành;
-
Giao hàng;
-
Thanh toán;
-
Môi trường và trách nhiệm xã hội;
-
Khả năng cung cấp (năng lực);
-
Và các vấn đề khác mà tổ chức cho là cần thiết.
Tìm nhà cung cấp tiềm năng: ở bước này tổ chức tìm kiếm những nhà cung cấp mà họ đanh cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tổ chức cần mua, việc tìm kiếm này có thể thông qua các hình thức sau:
-
Tìm kiếm trên internet;
-
Tìm trên các tờ quản cáo, chào hàng;
-
Tìm trên các sách niên giám điện thoại (yellow & while), …
Sau quá trình này, chúng ta sẽ có một bảng danh sách các nhà cung cấp sản phẩm.
Gửi thư yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực: đây là một bước quan trọng nhằm thu thập thông tin cho việc đánh giá sơ bộ nhà cung cấp. Để thực hiện quá trình này tổ chức thể thể gửi email, điện thoại, thư từ cho bên nhà cung cấp.
Đánh giá và sàng lọc sơ bộ: Sau khi có thông tin các nhà cung cấp, tổ chức cần đánh giá sơ bộ nhằm xác định những nhà cung cấp nào phù hợp và có năng lực thực sự cung cấp sản phẩm cho tổ chức và loại bỏ các nhà cung cấp không phù hợp. Việc đánh giá này đơn giản chị dựa trên thông tin mà mà cung cấp cung cấp cho tổ, quá trình này nhằm rút ngắn danh sách nhà cung cấp để tiện cho việc thực hiện đánh giá sau này. Sau quá trình này một danh sách ngắn gọn các nhà cung cấp phù hợp được lập ra, thông thường danh sách này có từ 5 đến 10 nhà cung cấp.
Đàm phán hợp đồng: Mục đính quá trình này là thiết lập các tiêu chí hợp tác dựa trên các nguyên tắc mà 2 bên đồng thuận, nó bao gồm các tiêu chí ở bước Xây dựng quá trình kiểm soát và tiêu chí chấp nhận. Sau quá trình đàm phán, những nhà cung cấp nào không phù hợp với tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp sẽ bị loại ra và danh sách được rút ngắn một lần nữa. Sau khi thống nhất các điều khoản hợp đồng, việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp là cần thiết để cung cấp bằng chứng đảm rằng nhà cung cấp luôn cung cấp các sản như yêu cầu đặt hàng.
Đánh giá kỹ thuật: việc đánh giá này được thực hiện dựa trên các sản phẩm mẫu mà nhà cung cấp cung cấp và tổ chức cũng có thể đánh giá quá trình tạo sản phẩm của nhà cung cấp tại nhà máy của nhà cung cấp. Đây là quá trình đánh giá quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm mà tổ chức sản xuất ra. Một số tổ chức khác tiết kiệm chi phí, họ đánh giá việc quản lý chất lượng thông qua giấy chứng nhận ISO 9001, TS 16949, ISO 22000, GMP, … Tuy nhiên, có một số tổ chức khác thì không đánh giá quá trình này. Đối với các công ty sản xuất sản phẩm điện tử như điện thoại quá trình đánh giá này trải qua 2 giai đoạn:
-
Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng: quá trình đánh giá này nhằm khẳng định rằng nhà cung cấp có một hệ thống quản lý chất lượng luôn tạo ra sản phẩm có chất lượng ổn định như yêu cầu của tổ chức. Quá trình đánh giá diễn ra như sau: đầu tiên tổ chức gửi nhà cung cấp một checklist bao gồm các câu hỏi về hệ thống quản lý chất lượng và các yêu cầu khác đối với hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp. Sau khi tổ chức nhận được các câu trả lời từ nhà cung cấp, tổ chức tiến hành đánh giá tại hiện trường theo checklist đã gửi và đồng thời đánh giá các công đoạn sản xuất tại xưởng của nhà cung cấp. Quá trình đánh giá nếu két quả đạt yêu cầu thì tiến hành ký kết hợp đồng. Một số tổ chức nếu có thêm yêu cầu khác như OHSAS 18001, ISO 14001 hoặc SA 8000 thì quá trình đánh giá có thể được thực theo như các bước như đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.
Ký kết hợp đồng: Sau khi quá trình đánh giá kỹ thuật cho kết quả đạt yêu cầu, thì bước tiếp theo là ký kết hợp đồng. Việc ký kết hợp đồng trên nguyên tắc thỏa thuận giữa hai bên, chúng bao gồm các điều kiện ràng buộc về một số nội dung như:
Và ràng buộc về pháp lý khi xảy ra tranh chấp giữa 2 bên.
Đặt hàng: đây là bước kế tiếp sau khi ký hợp đồng. Trong trường hợp đồng cho một lần mua hàng cụ thể thì đơn hàng đã lồng trong hợp đồng, Trường hợp, hợp là nguyên tắc cơ bản thì qúa trình đặt hàng mới thực hiện. Trong đơn hàng cần thể hiện rõ một số thông tin như:
Giám sát thực hiện: quá trình này chủ yêu theo dõi nhà cung cấp có thực hiện theo những gì đã cam kết và chất lượng sản phẩm có đảm bảo như yêu cầu ban đầu hay không. Quá trình này bao gồm việc kiểm soát chất lượng đầu vào tại tổ chức, theo dõi các hành động khắc phục nếu xuất hiện vấn đề.
Tái đánh giá: thông thường, định kỳ hàng năm tái đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp để đảm bảo rằng nhà cung cấp luôn duy trì hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập. quá trình này được thực hiện giống như ở phần đánh giá kỹ thuật.
LƯU LẠI THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản của hoạt động này và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá (8.4.1).
Điều này có nghĩa là gì?
Đây là một yêu cầu về hồ sơ. Hồ sơ về đánh giá là những tài liệu chứa các kết quả của việc đánh giá. Đây không chỉ là danh sách nhà cung cấp được phê duyệt mà còn các bằng chứng khách quan được sử dụng để đưa ra quyết định sử dụng nhà cung cấp này.
Hồ sơ về đánh giá nhà cung cấp là cần thiết cho việc đặt đơn hàng giúp lựa chọn nhà cung cấp trên cơ sở sự thật chứ không phải là quan điểm.
Làm thế nào là Chứng minh?
Hồ sơ đánh giá có thể được phân loại thành ba nhóm:
-
Đánh giá ban đầu để lựa chọn nhà cung cấp: Các hồ sơ đánh giá ban đầu sẽ bao gồm các tiêu chí đánh giá, phương pháp sử dụng, kết quả thu được và kết luận. Chúng cũng có thể bao gồm thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như lịch sử nhà cung cấp, tài liệu quảng cáo, catalog và phê duyệt. Chúng cũng bao gồm danh sách các nhà cung cấp được phe duyệt.
-
Giám sát hoạt động nhà cung cấp: Hoạt động nhà cung cấp sẽ được rõ ràng từ các báo cáo đánh giá, báo cáo lần giám sát và biên bản thanh tra thực hiện bởi bạn hoặc bên thứ ba nếu đã được sử dụng. Bạn cần phải kiểm tra các tài liệu này để có bằng chứng rằng hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp kiểm soát được chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp. Trong trường hợp này bạn nên đo ít nhất hồ sơ của ba đặc tính là chất lượng, giao hàng và dịch vụ. Chất lượng sẽ được đo bằng tỷ lệ sản phẩm bị lỗi trên sản phẩm phù hợp. Giao hàng tận nơi sẽ được đo bằng số ngày sớm hoặc muộn và dịch vụ sẽ được đo bằng sự đáp ứng lại các yêu cầu hành động của bạn. Đầu ra của việc xem xét này phải được cập nhật vào biểu mẫu danh sách các nhà cung cấp đã đánh giá.và
-
Đánh giá lại để xác nhận tình trạng nhà cung cấp đã được phê duyệt: Hồ sơ đánh giá lại sẽ bao gồm tất cả các thông tin tương tự như đánh giá ban đầu nhưng ngoài ra có chứa các hành động tiếp theo và khuyến nghị theo dõi, sự đáp ứng của nhà cung cấp và bằng chứng cho thấy bất kỳ vấn đề đã được giải quyết.
8.4.2 LOẠI HÌNH VÀ MỨC ĐỘ KIỂM SOÁT
ĐẢM BẢO CÁC QUÁ TRÌNH, SẢN PHẨM, DỊCH VỤ ĐƯỢC CUNG CẤP TỪ BÊN NGOÀI KHÔNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ CỦA TỔ CHỨC
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải: đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài không ảnh hưởng bất lợi đến khả năng của tổ chức trong việc chuyển giao sản phẩm và dịch vụ phù hợp một cách ổn định cho khách hàng của tổ chức.
Điều này có nghĩa là gì?
Hay nói cách khác là các quá trình, sản phẩm, dịch vụ mà nhà cung cấp bên ngoài cung cấp không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của tổ chức.
Về cơ bản, nhà cung cấp bên ngoài có thể chia làm 3 nhóm như sau:
-
Mua hàng từ nhà cung cấp;
-
Một thỏa thuận với một công ty liên kết để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ;
-
Gia công từ một nhà cung cấp bên ngoài.
Bởi vì có sự khác nhau về mức độ ảnh hưởng của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ cung cấp từ bên ngoài đến sự phù hợp của sản phẩm được sản xuất bởi tổ chức nên tổ chức phải xác định mức độ cho từng quá trình, sản phẩm và dịch vụ mà nhà cung cấp bên ngoài cung cấp. Ví dụ: một nhà cung cấp linh kiện gắn trực tiếp vào sản phẩm sẽ kiểm soát chặt chẽ hơn là nhà cung cấp bao bì bên ngoài như carton.
Làm thế nào để chứng minh?
Cách thức kiểm soát được yêu cầu cụ thể ở các mục a, b, c, d bên dưới trong điều khoản này.
ĐẢM BẢO CÁC QUÁ TRÌNH ĐƯỢC CUNG CẤP TỪ BÊN NGOÀI VẪN NẰM TRONG KIỂM SOÁT
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải: đảm bảo rằng các quá trình được cung cấp từ bên ngoài vẫn nằm trong phạm vi kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng (8.4.2.a).
Điều này có nghĩa là gì?
Yêu cầu này các quá trình liên quan đến quá trình mua hàng của tổ chức phải được kiểm soát và đảm bảo nó luôn nằm trong vùng kiểm soát của QMS của tổ chức. Tức là tổ chức phải tích hợp các quá trình này vào các quá trình của tổ chức và quản lý chúng như một quá trình của chính tổ chức. Đồng thời, phải đảm bảo rằng các quá trình này luôn nằm trong mức kiểm soát đã được xác lập cho quá trình này.
Làm thế nào để chứng minh?
Tổ chức cần phải xây dựng một quy trình hoặc một quá trình có hiệu lực để kiểm soát các nhà cung cấp của tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của họ luôn được kiểm soát bởi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
Hay nói một cách khác, bạn phải đảm bảo rằng những hoạch định về kiểm soát chất lượng ở công ty của bạn cũng được áp dụng tại nhà cung cấp của bạn. Nghĩa là, tổ chức bạn áp dụng những quy trình, tiêu chuẩn nào cho việc sản xuất và cung cấp dịch vụ thì nhà cung cấp cũng phải áp đụng đúng các quá trình và tiêu chí đó.
Để làm điều này, bạn tốt nhất nên xây dựng một quy trình kiểm soát và đánh giá nhà cung cấp định kỳ, quy trình này phải nằm trong hệ thống quản lý chất lượng của bạn.
ĐẢM BẢO CÁC QUÁ TRÌNH ĐƯỢC CUNG CẤP TỪ BÊN NGOÀI VẪN NẰM TRONG KIỂM SOÁT
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải: định rõ các kiểm soát dự định áp dụng đối với nhà cung cấp bên ngoài và các kết quả đầu ra (8.4.2.b).
Điều này có nghĩa là gì?
Ở đây có hai yêu cầu cho việc kiểm soát riêng biệt.
-
Một là kiểm soát các nhà cung cấp bên ngoài của tổ chức. Để kiểm soát nhà cung cấp này chúng ta phải xây dựng một quá trình kiểm soát nhà cung cấp vào gồm: chương trình đánh giá và phê duyệt nhà cung cấp, mục tiêu cho hoạt động nhà cung cấp, quá trình theo dõi hoạt động nhà cung cấp.
-
Phần thứ hai kiểm soát các kết quả đầu ra tức là các sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà cung cấp bên ngoài cung cấp. Việc kiểm soát này bao gồm xây dựng phương pháp kiểm soát quá trình mua hàng như quá trình đặt hàng hàng, nhận hàng, kiểm tra và đánh giá sản phẩm mua vào, xây dựng tiêu chí chấp nhận và trả hàng.
Làm thế nào để chứng minh?
Trong yêu cầu này chỉ yêu cầu chúng ta làm rõ các phương pháp kiểm soát nhà cung cấp và các kết quả đầu ra. Do đó chúng ta phải xây dựng một cách thức kiểm soát cụ thể cho nhà cung cấp và đầu ra của quá trình liên quan đến các nhà cung cấp này.
Đầu tiên, tổ chức cần xây dựng một quá trình lựa chọn, đánh giá, phê duyệt nhà cung cấp mới và kiểm soát nhà cung cấp đã được phê duyệt. Trong việc kiểm soát nhà cung cấp được phê duyệt tổ chức cần xác định các tiêu chí cần thiết để kiểm soát các nhà cung cấp này nhằm đảm bảo sản phẩm của chúng cung cấp cho tổ chức luôn có chất lượng ổn định như đã thỏa thuận. Kế hoạch đánh giá định kỳ hay đột xuất hệ thống quản lý chất nhà cung cấp là một ví dụ cho yêu cầu này.
Đối với kiểm soát sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp, tổ chức phải xây dựng các tiêu chí kiểm tra đầu vào như: tiêu chuẩn kỹ thuật, chỉ tiêu kiểm tra, số lượng lấy mẫu, giới hạn cho phép, … cho các sản phẩm mua vào hoặc dịch vụ sử dụng. Thông thường, ở các công ty ở Việt Nam thường xây dựng quy trình kiểm tra sản phẩm đầu vào của nhóm IQC (Incoming Quality Control) để đối ứng quá trình này.
Ở các công ty có hệ thống quản lý chất lượng tốt như Châu âu, việc kiểm tra đầu vào thường được đẩy cho nhà cung cấp để tránh kiểm tra lại 2 lần và tiết kiệm chi phí. Để làm được điều này thì đầu tiên tổ chức phải có hệ thống kiểm soát rủi ro mua hàng tốt và nhà cung cấp tin cậy.
XEM XÉT CÁC TÁC ĐỘNG TIỀM TÀNG TỪ NHÀ CUNG CẤP
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải xem xét: các tác động tiềm năng của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ từ nhà cung cấp bên ngoài dưa trên khả năng của tổ chức đáp ứng phù hợp với khách hàng và các yêu cầu luật định và chế định áp dụng; (8.4.2.c.1).
Điều này có nghĩa là gì?
Điều này nói lên rằng bạn phải xác định tác động tiềm ẩn của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ mà nhà cung cấp bên ngoài cung cấp có ảnh hưởng như thế nào đến QMS của bạn. Nếu các tác động tiềm ẩn này có tác động lớn thì bạn phải xây dựng phương pháp kiểm soát chặt chẽ hơn, còn tác động không lớn thì bạn có thể kiểm soát đơn giản.
Yêu cầu này nhằm vào cách thức tiếp cận dựa trên rủi ro, tức là chúng ta phải đánh giá các rủi ro từ các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bởi nhà cung cấp bên ngoài và ảnh hưởng của nó đến việc tổ chức đáp ứng yêu cầu khách hàng của tổ chức, các yêu cầu về luật định mà tổ chức tuân thủ hay có thể là kết quả dự định của tổ chức (ví dụ như mục tiêu chất lượng).
Làm thế nào để chứng minh?
Trong điều khoản 6, chúng ta đã xác định các cơ hội và rủi ro của quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng. Trong điều khoản này chúng ta cụ thể hơn là phải xem xét các rủi ro từ các quá trình liên quan đến nhà cung cấp bên ngoài.
Trước tiên bạn phải đánh giá được những rủi ro nào mà sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp bên ngoài ảnh hưởng đến QMS của bạn, sau đó bạn đánh giá mức độ tác động của chúng và đưa ra biện pháp kiểm soát hiệu quả. Điều này cũng nói lên rằng không phải tất cả nhà cing cấp điều phải kiểm soát như sau mà phải kiểm soát tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng của chúng.
Ví dụ: Chúng ta không cần kiểm soát nhà cung cấp sản xuất băng keo dùng để đóng gói sản phẩm như là nhà cung cấp nguyên liệu chính của sản phẩm.
XEM XÉT HIỆU LỰC CỦA CÁC KIỂM SOÁT ĐƯỢC NHÀ CUNG CẤP BÊN NGOÀI ÁP DỤNG
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải xem xét: hiệu lực của các kiểm soát được nhà cung cấp bên ngoài áp dụng (8.4.2.c.2).
Điều này có nghĩa là gì?
Khi bạn lựa chọn loại hình kiểm soát nhà cung cấp bên ngoài thì bạn phải cân nhắc hệ thống kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp bên ngoài cho sản phẩm của bạn có hiệu lực hay không? Nếu hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp bên ngoài đủ độ tin cậy cho việc tạo ra sản phẩm ổn định thì bạn có thể chọn hình thức kiểm soát đơn giản, nếu bạn xét thấy hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp bên ngoài không đủ độ tin cậy cho việc tạo ra sản phẩm ổn định thì bạn có thể chọn hình thức kiểm soát chặt chẽ, …
Làm thế nào để chứng minh?
Để xem xét chúng ta phải có dữ liệu đầu vào cho việc xem xét, vậy dữ liệu nào cần để xem xét quá trình kiểm soát có hiệu lực? Tổ chức có thể xem xét thông qua các dữ liệu sau:
-
Kết quả đánh giá nhà cung cấp định kỳ: xem kết quả đánh giá lần này có tốt hơn lần trước không? hệ thống kiểm soát của nhà cung cấp có đảm bảo độ tin cậy hay không?
-
Dữ liệu giao hàng: số lần giao hàng trễ có nằm trong giới hạn cho phép hay không?
-
Dữ liệu kiểm tra đầu vào: số lần phát sinh hàng không phù hợp phát hiện, thời gian phản hồi các SCAR (Supplier Corrective Action Report), các lỗi phát sinh lập lại, …
Từ các dữ liệu trên, tổ chức tiến hành phân tích và đánh giá xem liệu nên chọn loại hình kiểm soát nào phù hợp..
XÁC ĐỊNH VIỆC KIỂM TRA XÁC NHẬN
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải các định việc kiểm tra xác nhận, hoặc các hoạt động khác, cần thiết để đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ bên ngoài cung cấp đáp ứng các yêu cầu (8.4.2.d).
Điều này có nghĩa là gì?
Xác nhận là một trong những yếu tố cơ bản của vòng kiểm soát chất lượng và trong trường hợp này việc xác nhận phục vụ cho việc đảm bảo rằng đầu ra từ quá trình mua hàng đáp ứng các yêu cầu mua hàng. Việc xác nhận có thể được thực hiện bằng nhiều phương tiện trước khi hoặc sau khi nhận sản phẩm hoặc bằng cách xây dựng lòng tin trong các nguồn cung cấp (sản phẩm có thể đi vào chuỗi sản xuất của tổ chức mà không có bất kỳ việc kiểm tra vật lý nào). Các yêu cầu không rõ ràng khi nào xác nhận sản phẩm mua vào của tiêu chuẩn, cho phép tổ chức có quyền quyết định lựa chọn thời điểm xác nhận mua vào phù hợp với hoạt động của tổ chức.
Làm thế nào để chứng minh?
Có một số cách để xác nhận rằng sản phẩm mua vào đáp ứng yêu cầu. Đánh giá bởi các bên thứ ba duy nhất sẽ không cung cấp đầy đủ sự tin tưởng để loại bỏ tất cả các kiểm tra nhận hàng cho việc giao hàng từ một nhà cung cấp cụ thể. Bạn cần phải kiểm tra sản phẩm cũng như hệ thống cho đến khi bạn đã đạt được sự tin tưởng để giảm bớt kiểm tra và cuối cùng loại bỏ sự kiểm tra (tránh việc kiểm tra 2 lần làm phát sinh chi phí).
Hoạt động xác nhận
Nếu bạn đã xác nhận rằng sản phẩm phù hợp với các yêu cầu quy định trước khi nó đến, bạn có thể tiếp nhận sản phẩm vào công ty của bạn và đưa thẳng lên dây chuyền sản xuất. Khi nhà cung cấp đã được xác nhận là đủ lòng tin không cần kiểm tra lại khi nhận hàng, bạn có thể sắp xếp hoạt động của bạn theo “just-in-time” tức là “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết” để tránh tồn kho và rút ngắn thời gian chu kỳ tạo sản phẩm (Cycle time), nhưng để làm được điều này bạn phải chứng tỏ khả năng cho thấy rằng bạn có một chương trình giám sát liên tục, chúng thông báo cho bạn về hoạt động của nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Ở các doanh nghiệp nước ngoài, việc kiểm tra sản phẩm thường đẩy về nhà cung để giảm chi phí và làm tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm. Để làm được việc này họ xây dựng một hệ thống kiểm soát nhà cung cấp bằng các các cuộc đánh giá định kỳ, hỗ trợ kỹ thuật và các công cụ quản lý chất lượng một cách hiệu quả và có một ràng buộc pháp lý phù hợp để đẩy rủi ro về nhà cung cấp của tổ chức.
Nếu bạn chưa xác nhận rằng sản phẩm đáp ứng yêu cầu trước khi nó được cung cấp đến tổ chức của bạn, bạn cần phải thiết lập một “Hàng rào” mà theo đó chỉ có các sản phẩm phù hợp mới có thể vượt qua. Hàng rào này có thể là kiểm tra nhận hàng.
Kiểm tra nhận hàng
Kế hoạch xác nhận phải quy định tiêu chí chấp nhận để thực hiện kiểm tra nhận hàng. Khi xác nhận các tiêu chí này, tổ chức nên căn nhắc một số khía cạnh như sau:
-
Xác định làm cách nào các nhân viên kiểm tra nhận hàng tiếp nhận được yêu cầu mua hiện tại (loại hàng mua, ngày nhận hàng, phương pháp lấy mẫu, phương pháp kiểm tra, mức độ kiểm tra, tiêu chí chấp nhận, cập nhật thay đổi).
-
Phân loại tất cả các hạng mục mà bạn mua vào để bạn có thể áp dụng các mức độ kiểm tra nhận hàng phù hợp dựa trên các tiêu chí nhất định.
-
Đối với mỗi mức độ kiểm tra, cần xác định việc kiểm tra đó sẽ được thực hiện và các chuẩn mực chấp nhận phải được áp dụng.
-
Xác định các hành động được thực hiện khi các sản phẩm, bao bì hoặc tài liệu được tìm thấy là chấp nhận được.
-
Xác định các hành động được thực hiện khi các sản phẩm, bao bì hoặc tài liệu được tìm thấy là không thể chấp nhận.
-
Đối với người thực hiện kiểm tra phải có tiêu chí đánh giá và phê duyệt năng lực.
-
Khi xây dựng một quá trình kiểm tra sản phẩm mua vào, tổ chức cần đánh giá các yếu tố ảnh hưởng quá trình này. Thông thường có 4 yếu tố ảnh hưởng đến quá
trình kiểm tra như sau:
-
Thiết bị kiểm tra: đánh giá lấp đặt, đánh giá vận hành và đánh giá sau sữa chữa;
-
Phương pháp: Phương pháp lấy mẫu (thông thường theo AQL hay 1 số tiêu chuẩn quốc gia hay tiêu chuẩn ngành), phương pháp phân tích (đánh giá độ tin cậy của phương pháp kiểm tra);
-
Con người: đánh giá ảnh hưởng con người đến quá trình kiểm tra, thông thường người ta dùng phương pháp Gage R&R study (repeatability and reproducibility study).
-
Môi trường phân tích: hóa chất, điều kiện môi trường kiểm tra (nhiệt độ, ánh sáng, …), …
-
Xác định các hồ sơ cần được duy trì.
|
Bảng 21.1 – Lấy mẫu theo AQL Z – 9015 standard check level II (JIS) |
|
Số lượng sản xuất
(Lô hàng)
|
Số lượng lấy mẫu |
Kiểm tra xuất hàng (OQC)
(Số lượng hàng NG)
|
Kiểm tra nhập hàng (IQC)
(Số lượng hàng NG)
|
|
0.04 |
0.04 |
|
AC |
RE |
AC |
RE |
|
1 – 8 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
9 – 15 |
3 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
16 – 25 |
5 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
26 – 50 |
8 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
51 – 90 |
13 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
91 – 150 |
20 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
151 – 280 |
32 |
0 |
0 |
0 |
1 |
|
281 – 500 |
50 |
0 |
0 |
0 |
1 |
|
501 – 1.200 |
80 |
0 |
0 |
0 |
1 |
|
1.201 – 3.200 |
125 |
0 |
0 |
1 |
2 |
|
3.201 – 10.000 |
200 |
0 |
0 |
2 |
3 |
|
10.001 – 35.000 |
315 |
0 |
1 |
3 |
4 |
|
35.001 – 150.000 |
500 |
0 |
1 |
5 |
6 |
|
150.001 – 500.000 |
800 |
0 |
1 |
7 |
8 |
|
500.001 – over |
1.250 |
1 |
2 |
10 |
11 |
|
AC (Accept): chấp nhận, RE (Reject): Không chấp nhận |
Ví dụ: cách sử dụng bảng AQL như sau: cỡ lô bạn là 10.500 sản phẩm, thì lấy mẫu kiểm tra là 315 sản phẩm. Nếu trong 315 sản phẩm đó kiểm tra xuất hàng (OQC) phát hiện 1 con NG là không đạt và nếu kiểm tra IQC thì 2 sản phẩm NG vẫn chấp nhận được, từ 3 sản phẩm NG trở lên không chấp nhận
Phân tích dữ liệu thống kê của Nhà cung cấp.
Nếu quá trình phân tích dữ liệu thống kê về việc kiểm tra sản phẩm của nhà cung cấp chỉ ra rằng chất lượng đã được kiểm soát và không có vấn đề gì phát hiện trong suốt thời gian cung cấp sản phẩm của nhà cung cấp. Chúng ta hoàn toàn có cơ sở thông qua sản phẩm của nhà cung cấp này mà không cần kiểm tra nhận hàng. Điều này giúp chúng ta giảm chí phí kiểm tra, chi phí tồn kho và thực hiện được Just In Time. Tuy nhiên, bạn cần phải duy trì hồ sơ phân tích đánh giá dữ liệu và cơ sở phê duyệt này để đối ứng với đánh giá bên thứ 2 và bên thứ 3.
|
Bảng 21.2 – DANH SÁCH MỨC ĐỘ KIỂM TRA NHẬP HÀNG |
|
No |
MÃ SẢN PHẨM |
TÊN SẢN PHẨM |
NHÀ CUNG CẤP |
IQC |
|
KIỂM TRA |
MỨC ĐỘ LẤY MẪU |
|
1 |
A01 *** *** |
Linh kiện a |
Công ty Liên Hưng |
kiểm tra |
AQL |
|
2 |
A02 *** *** |
Linh kiện b |
Công ty Á Châu |
kiểm tra |
AQL |
|
3 |
A03 *** *** |
Linh kiện c |
Công ty Hải Yến |
kiểm tra |
AQL |
|
4 |
A04 *** *** |
Linh kiện d |
Công ty Hoàn Hảo |
kiểm tra |
AQL |
|
5 |
A05 *** *** |
Linh kiện e |
Công ty 24H |
kiểm tra |
100 % |
|
6 |
A06 *** *** |
Linh kiện f |
Công ty Kim Anh |
kiểm tra |
100 % |
|
7 |
B01 *** *** |
Linh kiện g |
Công ty Tài Ký |
kiểm tra |
AQL |
|
8 |
B02 *** *** |
Linh kiện d |
Công ty Thọ Xuân |
kiểm tra |
AQL |
|
9 |
B03 *** *** |
Linh kiện h |
Công ty Tiến Phát |
kiểm tra |
AQL |
|
10 |
B04 *** *** |
Linh kiện l |
Cửa hàng Hùng Lâm |
kiểm tra |
100 % |
|
11 |
B05 *** *** |
Linh kiện k |
Công ty Minh Thành |
không kiểm tra |
– |
|
12 |
C01 *** *** |
Nhựa bao gói |
Công ty Đồng tiến |
không kiểm tra |
– |
|
13 |
C02 *** *** |
Màng co |
Công ty Oai Hùng |
không kiểm tra |
– |
|
14 |
C03 *** *** |
Thùng carton |
Công ty Tuấn Phát |
không kiểm tra |
– |
|
17 |
C06 *** *** |
Băng keo |
Công ty Thiên Long |
không kiểm tra |
– |
Đánh giá bên thứ 3 hoặc Đánh giá linh kiện
Trong trường hợp bạn không có các khả năng hoặc các nguồn lực để xác nhận các sản phẩm ở của nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng tổ chức có năng lực từ bên ngoài như phòng thí nghiệm đánh giá linh kiện. Đây là những gì được gọi là đánh giá của bên thứ ba. Bạn có thể sử dụng bên thứ ba để thực hiện các đánh giá chuyên gia, chúng hỗ trợ kiểm tra đầu vào của riêng bạn. Điều này sẽ tạo sự tin tưởng rằng các thành phần mà bạn nhận được xây dựng trong điều kiện kiểm soát đầy đủ.
8.4.3. THÔNG TIN CHO ĐƠN VỊ CUNG CẤP BÊN NGOÀI
ĐẢM BẢO ĐẦY ĐỦ THÔNG TIN
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải đảm bảo sự đầy đủ của các yêu cầu trước khi truyền đạt đến nhà cung cấp bên ngoài (8.4.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Sự đầy đủ các thông tin mua được đánh giá bởi mức độ mà nó phản ánh chính xác các yêu cầu của tổ chức cho các sản phẩm có liên quan. Tổ chức phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin liên quan đến sản phẩm được mua trước khi gửi nó đến nhà cung cấp, thông tin này có thể bao gồm:
-
Thỏa thuận mua hàng (Yêu cầu kỹ thuật sản phẩm, phương thức thanh toán, yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng, các yêu cầu luật định phải tuân thủ, các cam kết và ràng buộc khác mà tổ chức cho là cần thiết);
-
Đơn hàng (số lượng, đơn giá, ngày nhận hàng, địa chỉ nơi nhận);
-
Kế hoạch dự kiến mua hàng (tháng hay năm);
-
Các yêu cầu khác mà tổ chức cho là cần thiết.
Làm thế nào là Chứng minh?
Trước khi đơn đặt hàng được đặt các thông tin mua nên được kiểm tra để xác nhận rằng đơn hàng là thích hợp cho mục đích của nó. Mức độ mà bạn thực hiện các hoạt động này nên dựa trên cơ sở rủi ro và nếu bạn chọn không xem xét và phê duyệt tất cả các thông tin mua hàng thì trong quy trình mua hàng của bạn nên đưa ra các lý do cho quyết định của bạn.
Trong một số trường hợp các đơn đặt hàng được tạo ra bằng cách sử dụng máy tính và truyền tới các nhà cung cấp trực tiếp bằng email mà không cần bất kỳ bằng chứng cho thấy đơn hàng đã được xem xét hoặc phê duyệt bởi người có trách nhiệm, thì bạn cần lưu lại email thông tin mua hàng này và những quy định cho phép thông qua đơn hàng mà không cần phê duyệt chẳng hạng như quy định lượng tồn kho tối thiểu.
Bạn nên nhập các dữ liệu mua hàng vào một cơ sở dữ liệu, mã đơn hàng được sử dụng trên một đơn đặt hàng, chúng có thể cung cấp truy xuất nguồn gốc cho tài liệu mua hàng đã được phê duyệt và khi có sự cố liên quan đến việc mua hàng.
Trong trường hợp các đơn hàng được đặt qua điện thoại thì có rất ít bằng chứng tài liệu cho một giao dịch đã diễn ra. Có thể có việc nhập vào một cơ sở dữ liệu máy tính cho thấy một đơn hàng đã được đặt với một nhà cung cấp cụ thể. Vậy, làm thế nào bạn có thể đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu mua hàng trong hoàn cảnh như vậy? Bạn cần thực hiện một số bước sau để làm bằng chứng phù hợp mua hàng:
-
Cung cấp cho người mua thông tin truy cập để đọc những dữ liệu mua hàng được phê duyệt và danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt trong cơ sở dữ liệu.
-
Cung cấp một thủ tục xác định các hoạt động, nhiệm vụ và quyền hạn của tất cả các nhân viên tham gia vào quá trình này.
-
Tập huấn cho người mua trong việc sử dụng các cơ sở dữ liệu.
-
Ghi lại dữ liệu mua hàng vào danh sách hàng mua.
Trong trường hợp mua văn phòng phẩm có liên quan đến chất lượng sản phẩm như bút lông, bút bi ghi trên thùng hàng, băng keo dán thùng bao gói. Chắc chắc rằng ít có tổ chức đánh giá và phê duyệt nhà cung cấp này trước khi mua. Trong trường này bạn cần phải lập ra một danh sách các nhà cung cấp đặc cách sử dụng mà không qua đánh giá và phê duyệt.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỀ CÁC QUÁ TRÌNH, SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về: các quá trình, sản phẩm và dịch vụ sẽ được cung cấp (8.4.3.a).
Điều này có nghĩa là gì?
Trong điều khoản 8.4.2 chúng ta đã xác định tiêu chí và các khía cạnh của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài, trong phần này yêu cầu tổ chức phải trao đổi thông tin đó với nhà cung cấp cung cấp các quá trình, sản phẩm và dịch vụ đó.
Làm thế nào để chứng minh?
Bằng chứng dễ nhất là tổ chức gửi các thông tin này trong đơn hàng và yêu cầu khách hàng xác nhận đơn hàng này. Hoặc có thể gửi email về thông tin quá trình, sản phẩm và dịch vụ được mua cho nhà cung cấp, yêu cầu họ xác nhận đã nhận và lưu trữ email này.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỀ SỰ PHÊ DUYỆT CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về: sự phê duyệt các sản phẩm và dịch vụ (8.4.3.b.1).
Điều này có nghĩa là gì?
Tổ chức cần thông tin cho nhà cung cấp về quá trinh phê duyệt sản phẩm mà tổ chức đã xác lập để đánh giá và phê duyệt sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Làm thế nào để chứng minh?
Ở phần 8.4.2 tổ chức đã xây dựng tiêu chí phê duyệt sản phẩm hoặc dịch vụ mới, trong phần này chúng ta gửi các yêu cầu này cho nhà cung cấp để họ biết.
Trong điều khoản này không chỉ rõ một phương thức truyền thông cụ thể, vì vậy tổ chức có thể chọn cách thức trao đổi thông tin mà tổ chức cho rằng phù hợp nhất và để lại bằng chứng cho việc trao đổi đó. Một số cách trao đổi như đã nhắc đến ở phần 7.4.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỀ CÁC QUÁ TRÌNH, SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về: sự phê duyệt phương pháp, quá trình và thiết bị (8.4.3.b.2).
Điều này có nghĩa là gì?
Tổ chức phải thông báo cho nhà cung cấp về quá trình phê duyệt các phương pháp, quá trình và thiết bị được phép sử dụng để tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho tổ chức. Đồng thời, cũng thông báo cho tổ chức những thiết bị, phương pháp và quá trình nào được phép sử dụng để sản xuất sản phẩm cho tổ chức.
Làm thế nào để chứng minh?
Tổ chức phải xây dựng một quá trình hiệu quả để thông báo cho các nhà cung cấp hiện tại và các nhà cung cấp mới về quá trình phê duyệt các phương pháp, quá trình và thiết bị dung để tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho tổ chức.
Sau đó, tồ chức tiến hành thông báo quá trình này cho nhà cung cấp của tổ chức. Tổ chức có thể thông báo bằng email, văn bản, fax hay bất cứ phương tiện nào mà tổ chức cho rằng phù hợp. Tuy nhiên, tổ chức phải chứng tỏ tính hiệu lực của hệ thống trao đổi đó.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỀ VIỆC THÔNG QUA CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về: sự phê duyệt thông qua sản phẩm(8.4.3.b.3).
Điều này có nghĩa là gì?
Một sản phẩm trước khi đi vào tổ chức nó phải được đánh giá và chấp nhận thông qua. Vì vậy, tổ chức phải thông báo cho nhà cung cấp rằng sản phẩm được phê duyệt và thông qua như thế nào? Sản phẩm nào được chấp nhận bởi tổ chức.
Làm thế nào để chứng minh?
Một điều đơn giản là tổ chức thông báo cho nhà cung cấp của tổ chức các sản phẩm trước khi được cung cấp cho tổ chức phải đạt các tiêu chí này, làm thế nào được chấp nhận một sản phẩm mới và các sản phẩm và dịch vụ nào của nhà cung cấp được phê duyệt.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỀ NĂNG LỰC CON NGƯỜI.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về năng lực bao gồm bất kỳ yêu cầu về trình độ chuyên môn về con người (8.4.3.c).
Điều này có nghĩa là gì?
Năng lực con người là một phần quan trọng để tạo nên chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Vì vậy việc phê duyệt trình độ con người trong việc tạo sản phẩm là cần thiết, tổ chức thông báo với nhà cung cấp rằng những quá trình mà con người tham gia phải được đánh giá năng lực con người trước khi tham gia vào sản xuất sản phẩm của tổ chức. Tuy nhiên, không phải tất cả các nhà cung cấp điều phải thông báo về yêu cầu năng lực con người, chỉ những nhà cung cấp quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng. đây là một yêu cầu khó, bởi vì hầu hết các tổ chức ở Việt Nam hầu như không can thiệp vào nhân sự của nhà cung cấp, họ chỉ cần biết sản phẩm giao tới tổ chức đúng thời gian, đúng số lượng và kiểm tra chất lượng đạt là được.
Yêu cầu này mang tích chất kiểm soát rủi ro từ nhà cung cấp, chúng được được áp dụng nhiều ở các công ty của nhật, và các nước châu Âu và châu Mỹ. Ví dụ, như ngành điện tử (Sony, Motorola, …), xe máy (như Honda, Yamaha, …), Xe ô tô (như Toyota, …). Các công ty này trước khi mua hang thì họ tiến hành đưa một tài liệu yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng bao gồm con người, thiết bị, phương pháp, quản lý thay đổi, phê duyệt sản phẩm, … sau đó, họ sẽ đưa chuyên gia qua đánh giá hệ hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu đã gửi, nếu kết quả đạt mới tiến hành giao dịch.
Làm thế nào để chứng minh?
Yêu cầu này chỉ nằm trong giới hạn là trao đổi thông tin, tức là chỉ cần thông báo cho nhà cung cấp về yêu cầu về năng lực con người cho quá trình tạo sản phẩm của tổ chức. Do đó, tổ chức chỉ cần thông báo yêu cầu năng lực con người là được.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỀ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮ NHÀ CUNG CẤP VÀ TỔ CHỨC.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về sự tương tác giữa nhà cung cấp bên ngoài với tổ chức (8.4.3.d).
Điều này có nghĩa là gì?
Tổ chức phải thiết lập một kên tương tác giữa tổ chức và nhà cung cấp để trao đổi các thông tin về sản phẩm và dịch vụ mà nhà cung cấp cung cấp. Kên này có thể là các cuộc gặp mặt định kỳ tại một địa điểm mà thống nhất hoặc do tổ chức chỉ định. Tổ chức phải thông báo cho nhà cung cấp của tổ chức biết kênh tương tác này.
Làm thế nào để chức minh?
Tổ chức nên quy định tằng xuất tương tác với khách hang, ví dụ 3 tháng họp nhà cung cấp một lần về tình hình chất lượng, dự báo mua hang hoặc các hay đổi trong chính sách nhà cung cấp.
Sau đó, tổ chức thông báo cho nhà cung cấp biết cách thức tương tác này.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỀ SỰ KIỂM SOÁT VÀ THEO DÕI ĐƯỢC ÁP DỤNG.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về sự kiểm soát và theo dõi việc thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài được áp dụng (8.4.3.e).
Điều này có nghĩa là gì?
Tổ chức phải thiết lập một cơ chế trao đổi thông tin liên quan đến các cơ chế kiểm soát và theo dõi được xác định áp dụng cho nhà cung cấp ở mục 8.4.2. Sau đó tiến hành thông báo cho nhà cung cấp biết về các thông tin này.
Làm thế nào để chứng minh?
Ở mục 8.4.2 chúng ta xác định các phương pháp kiểm soát và theo dõi áp dụng cho nhà cung cấp, ở điều khoản này chúng ta chỉ cần thông báo các kiểm soát và theo dõi đối với nhà cung cấp cho nhà cung cấp là được.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỀ CÁC CUỘC KIỂM TRA, THẨM TRA TẠI NHÀ CUNG CẤP.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài về kiểm tra hoặc các hoạt động thẩm tra của tổ chức hay khách hàng, có thể được thực hiện tại cơ sở của nhà cung cấp bên ngoài (8.4.3.f).
Điều này có nghĩa là gì?
Khi tiến hành kiểm tra hoặc thẩm tra về sản phẩm hoặc dịch vụ tại nhà cung cấp thì tổ chức phải thông báo cho nhà cung cấp của tổ chức biết.
Làm thế nào để chứng minh?
Tổ chức có thể thêm yêu cầu khi nào tổ chức tiến hành kiểm tra hay thẩm tra sản phẩm vào thông tin mua hàng gửi nhà cung cấp hoặc gửi các email thông báo nhà cung cấp về các hoạt động này.
Quantri24h
